Implantar un software de planificación de recursos empresariales (ERP) es una decisión que muchas empresas toman cuando alcanzan un determinado tamaño o complejidad. Sin embargo, a menudo es mejor iniciar este proceso antes, sobre todo si detectas alguna de las señales que verás a continuación.
El 23,3% de las empresas españolas tiene un ERP, según el estudio eEspaña 2013 de la Fundación Orange. Sin embargo, la penetración de los ERP en España es muy desigual en función del tamaño de la empresa. Este tipo de software está presente en el 62,8% de las compañías de más de 250 empleados y en el 46,2% de las empresas de 50 a 250 empleados; mientras que su presencia cae al 18,9% en las pymes de 10 a 50 empleados y es casi nula en micropymes de menos de 10 empleados.
¿Significa esto que los ERP únicamente son adecuados para las grandes compañías? En absoluto: actualmente, disponer de un sistema de planificación de recursos empresariales es recomendable para todo tipo de negocios, ya que las ventajas que ofrece un ERP no dependen exclusivamente del tamaño o el sector en el que opera la empresa. Además, hoy en día existen programas ERP adecuados para pymes que incluso permiten la posibilidad de actualizarse a partir de soluciones existentes para aprovechar las inversiones realizadas.
Entonces, ¿cuándo implantar un ERP? A continuación puedes ver algunas "pistas" que indican que tu empresa necesita implementar un software de planificación de recursos empresariales. ¿Te identificas con alguna de estas situaciones?
- El crecimiento del negocio provoca un descontrol creciente: cuando una empresa aumenta su tamaño, resulta imposible seguir teniéndolo todo "en la cabeza". Implantar un ERP supone dotarse de una herramienta profesional para gestionar el negocio de forma fiable, eficiente y sin descuidar nada.
- Las aplicaciones de software actuales ya no responden a las necesidades del negocio: casi todas las empresas empiezan a trabajar con hojas de Excel, luego instalan algunas aplicaciones de contabilidad, un CRM, etc. Pero, tarde o temprano, estas soluciones parciales dejan de ser suficientes y se hace evidente la necesidad de contar con un software ERP que permita integrar todas las funciones.
- Cada departamento es un “silo” con sus propios procedimientos y políticas: la falta de un sistema de gestión empresarial provoca que cada departamento desarrolle soluciones propias incompatibles con el resto de las áreas. Un ERP "obliga" a estandarizar y coordinar todos estos procedimientos de trabajo.
- Obtener una visión global de cómo marcha el negocio es una "misión imposible": algo falla cuando para conocer la situación del negocio es necesario mantener reuniones interminables con el contable y los responsables de área, leer múltiples informes, buscar la información documento a documento en el servidor… Un ERP permite tener una “radiografía” precisa del negocio con unos clics.
- El departamento de finanzas no trabaja con información fiable y actualizada: un ERP permite consolidar la información financiera, lo cual agiliza la tarea de este departamento como explicamos en este otro artículo. Esta mayor efectividad acaba repercutiendo en las demás área del negocio y evita los problemas que se derivan de no detectar a tiempo las ineficiencias, los problemas de conformidad, etc.
- El departamento de TI está desbordado por la diversidad de programas que usa la empresa: mantener múltiples aplicaciones, hojas de cálculo, diferentes versiones de los programas, etc. convierte el trabajo del departamento de informática en una pesadilla. ¿No resulta más lógico que toda la empresa trabaje con un único programa ERP y que los informáticos se dediquen a tareas de más valor añadido?
- La planificación de los recursos de producción se ha convertido en un cuello de botella: los ERP nacieron después de la Segunda Guerra Mundial para planificar y gestionar el inventario, la producción y la logística. Hoy en día, cuando la competencia es mucho más feroz, resultan más necesarios que nunca para garantizar que tu empresa será capaz de responder a las exigencias del mercado en estas áreas.
- La atención al cliente se resiente de las dificultades para acceder a la información: los clientes esperan que una empresa sepa qué ha comprado, cómo pagó, cuándo lo recibió, etc. Si esta información no está integrada ni es fácilmente accesible como sucede en un ERP, la calidad de la atención decae.
- La empresa desea obtener una certificación ISO: la estandarización y profesionalización del negocio que permite la implantación de un ERP suponen una ayuda fundamental para superar las auditorías que se requieren al solicitar un certificado ISO. Por eso cada vez más empresas vinculan ambas iniciativas.
Estos son algunos indicios que apuntan a la necesidad de implantar un ERP, aunque no son los únicos. Cualquier negocio que desee lograr la máxima eficiencia, un crecimiento estable y la capacidad de competir con rivales grandes y pequeños, debería plantearse si ha llegado el momento de implementar un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP.
¿Qué otras señales crees que indican la necesidad de implantar un ERP?
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