Actualmente podemos encontrar en el mercado programas ERP que cuentan con apenas media docena de módulos y otros que superan los 30. ¿Es mejor un ERP porque tenga más módulos? No necesariamente, vamos a ver cuáles son los más importantes que debe incluir.
Como explicábamos en un artículo anterior, una de las principales ventajas de los ERP es que no se trata de un solo programa, sino de un paquete de software que incluye varias herramientas conectadas entre sí con el fin de gestionar de forma integrada todos los recursos de una empresa. Cada una de estas herramientas se denomina “módulo” y realiza funciones distintas.
Pero entonces… ¿cuántos módulos tiene un ERP? Es una pregunta difícil de responder, porque la cantidad de módulos varía según el fabricante o el tipo de negocio al que se dirige el software. Por ejemplo: un sistema de planificación de recursos empresariales para pymes como Sage ERP Online cuenta con seis módulos básicos; mientras que un programa para empresas medianas como SAP Business One incluye 13 módulos; y en los ERP para grandes compañías como los que ofrecen Oracle y otros fabricantes la cifra puede dispararse… ¡hasta los 30 módulos o más!
Sin embargo, un programa planificador de recursos empresariales que disponga de más módulos no es necesariamente mejor: hay que tener en cuenta que cada módulo adicional aumenta el coste de implementar un ERP y que no todas las empresas necesitan los mismos módulos. En este sentido, conviene revisar bien las ofertas de los fabricantes de ERP para asegurarnos que no nos obligan a implementar módulos de ERP que no requerimos o no usaremos de momento.
A continuación vamos a hacer un breve repaso de los módulos "imprescindibles" que incluyen (o deberían incluir) la mayoría de los ERP y luego veremos los módulos que son "opcionales", para terminar ofreciendo un par de consejos prácticos.
Módulos imprescindibles de un sistema ERP
Los módulos que suelen estar presentes en la mayoría de los software ERP son:
Producción/inventario: es el área en la que se centraban los primeros ERP y consiste en herramientas para planificar la fabricación, adquirir las materias primas, gestionar el almacén, saber en todo momento dónde está cada pieza o producto terminado, etc. Sin embargo, se trata de un módulo que está perdiendo peso a medida que los ERP han dejado de ser algo exclusivo de las empresas de fabricación, para extenderse también a las empresas de servicios.
Finanzas: actualmente es la pieza clave alrededor de la cual giran casi todos los ERP, dado que la mayoría de las empresas suele implementar este tipo de programa para mejorar la gestión financiera. El módulo financiero maneja de forma integrada todo lo relacionado con la actividad económica de la empresa como por ejemplo la elaboración del presupuesto, contabilidad, control de gastos, cuentas bancarias, pago de facturas y recibos, impuestos, etc.
Recursos Humanos: este módulo abarca todos los aspectos relativos al personal de la empresa, desde nóminas y remuneraciones a la información de los empleados, evaluaciones de desempeño, control de asistencia, etc. Los ERP más avanzados pueden incluir otras funciones como planes de carrera, descripciones de puesto de trabajo, incentivos, etc.
CRM: el Customer Relationship Management (o gestión de las relaciones con los clientes) es un elemento que se solía gestionar de forma separada mediante un software CRM específico. Pero cada vez más se opta por integrarlo también en el ERP, debido a la estrecha vinculación que tiene con otros módulos como la producción, el inventario o las ventas.
Ventas: es otro aspecto del negocio que progresivamente se tiende a integrar en el ERP y que abarca toda la actividad comercial de la compañía, desde la generación de ofertas y presupuestos al envío de productos, seguimiento de los pedidos, etc. A veces, los módulos de Ventas y de CRM se unen, sobre todo en los ERP para pymes.
SCM: la Gestión de la Cadena de Suministro (SCM) es una actividad que se ha ido independizando del módulo de Producción/inventario debido a su importancia para las empresas. Incluye desde las compras y el aprovisionamiento a la distribución final del producto o servicio, pasando por los flujos intermedios con proveedores y clientes.
Módulos opcionales de un ERP
La cantidad de módulos adicionales que se pueden incorporar a un software de gestión de recursos empresariales es casi infinita. Algunos de los módulos “extra” más habituales son:
- Marketing: para la gestión de las acciones promocionales (a veces se integra con Ventas).
- Análisis de negocio: permite obtener una visión estratégica global sobre la empresa.
- Gestión de proyectos: planificación, presupuesto y ejecución de tareas no repetitivas.
- Gestión del ciclo de vida del producto (PLM): abarca todo el proceso relativo a un producto, desde su diseño y lanzamiento hasta el final de su vida útil en el mercado.
Otros módulos más novedosos que progresivamente se tiende a añadir a los ERP incluyen, por ejemplo, el de comercio electrónico para vender en Internet, o el de gestión documental para digitalizar documentos y avanzar hacia la oficina sin papel. Finalmente, hay que tener en cuenta los módulos especializados que pueden incorporar los ERP verticales: desde la gestión de la flota en empresas de transporte a la posventa y el soporte al cliente en los fabricantes.
En cualquier caso, nunca hay que perder de vista las necesidades reales de la empresa en el momento de implantar el ERP, para evitar añadir módulos que no son necesarios. También debemos tener en cuenta la flexibilidad que ofrece el ERP para incorporar nuevos módulos a medida que los necesitemos en el futuro, ya que la oferta no deja de aumentar.
¿Qué módulos consideras que son imprescindibles en un ERP moderno?
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