Una de cada diez implementaciones de ERP fracasa. Y en muchos casos la causa es una mala elección del sistema ERP que se desea implantar. Para evitarlo, te recomendamos leer los siguientes consejos sobre cómo escoger el ERP más adecuado para tu empresa.
Nike, Hewlett-Packard o la Universidad de Stanford son tres ejemplos de fracasos estrepitosos en la implementación de un software ERP que recoge un reportaje de CIO. En la mayoría de casos, los problemas causados por el ERP “solo” costaron varios millones a las organizaciones afectadas; pero a alguna de ellas incluso le pudo llevar a la quiebra.
Y no se trata de una situación insólita o que solo afecte a los grandes proyectos: el 10% de las implementaciones de ERP fracasa, según una investigación de Panorama Consulting; y otras fuentes elevan hasta el 60% los casos en los que el ERP no cumple las expectativas.
Incluso aunque al final se consiga poner en marcha el ERP, una mala elección de la solución de gestión de recursos empresariales puede provocar otros perjuicios graves para la empresa. Los más habituales según el estudio de Panorama son retrasos en la implementación (61%), sobrecostes (53%) e incapacidad de hacer realidad las ventajas de un ERP (30%). En otro artículo, la revista CIO estima que cada año se pierden en todo el mundo hasta 10.000 millones de euros debido a estas situaciones.
Consejos para elegir un ERP
Para evitar este tipo de riesgos, a continuación encontrarás las preguntas básicas que debes hacerte al escoger el ERP que implementarás en tu empresa… ¡y acertar con la elección!
- ¿Realmente necesitas un ERP?
Antes de embarcarte en esta aventura, reflexiona sobre las necesidades de tu empresa para determinar si un software de gestión empresarial las puede resolver. La falta de control sobre el negocio, la dificultad para obtener una visión global de la actividad, la existencia de "silos" de información dentro de la estructura o la imposibilidad de acceder a información actualizada son algunas de las señales de que necesitas un ERP.
- ¿Cuál es tu sector de actividad?
Esta pregunta resulta fundamental para decidir si es mejor que escojas un ERP vertical o un ERP horizontal. Actualmente existen sistemas de gestión empresarial especializados en muchos sectores como logística, gestorías, construcción, etc. Si encuentras uno para tu actividad, puede suponer una garantía de que se ajustará bien a tus necesidades. En este sentido, desde UNIT4 recomiendan no buscar un ERP que realice el 100% de las funciones de nuestra empresa, sino uno que incluya las que más la diferencian.
- ¿Cuál es el tamaño de tu empresa?
Los primeros ERP eran programas muy complejos y carísimos que solo estaban al alcance de los gobiernos y las grandes multinacionales. Afortunadamente, hoy en día existen muchos software de gestión para pymes, pero conviene tener en cuenta la dimensión de tu organización para escoger una solución que se adapte a tus necesidades. Del mismo modo, debes anticiparte al futuro e intentar prever cuáles serán los requerimientos de tu negocio en unos años y si el ERP que elijas seguirá satisfaciéndolos.
- ¿Cuántos empleados usarán la solución?
No es lo mismo un ERP para 20 usuarios, que se puede gestionar con un pequeño servidor o en la nube, que una solución para 500 usuarios, la cual necesita una infraestructura tecnológica mucho más compleja. Aunque cada licencia de usuario tiene un coste, piensa que los beneficios de un ERP solo se materializan si lo usa todo el mundo en la empresa. Además, debes tener en cuenta si los usuarios se encuentran en las mismas oficinas, dispersos en delegaciones o necesitan acceder desde dispositivos móviles.
- ¿Qué módulos te hacen falta?
Adicionalmente al número de empleados que lo usarán, es conveniente determinar qué áreas del negocio trabajarán con el ERP para escoger el programa de gestión empresarial más adecuado. La mayoría de los ERP incluye los módulos más básicos como finanzas, producción, inventario, RR.HH., ventas, etc. Pero dado que lo ideal es que toda la gestión del negocio se haga con el ERP, debes asegurarte de que incluya otros módulos que puedes necesitar como marketing, análisis del negocio, gestión de proyectos, etc.
- ¿De qué presupuesto dispones?
Según Meta Group, implantar un ERP cuesta a partir de 300.000 euros; aunque hoy en día es posible disfrutar de una solución de este tipo por menos. Sin embargo, tener claro el presupuesto disponible te ayudará a tomar decisiones importantes, como por ejemplo si debes elegir un ERP estándar o a medida. No es una cuestión menor, porque un ERP "paquetizado" resulta más económico pero menos flexible, mientras que un ERP de desarrollo propio ofrece personalización, aunque a un mayor coste.
- ¿Qué plazo tienes para implantar el ERP?
Teniendo en cuenta que solo el 34% de las implementaciones de ERP se terminan en el tiempo previsto según Panorama, conviene no tener demasiada prisa. En este sentido, un ERP estándar ahorra tiempo frente a un desarrollo a medida. Pero además de la rapidez de la implementación, también conviene valorar el tiempo y coste que tendrá ampliar el ERP en el futuro, cuando las necesidades del negocio cambien.
- ¿Con qué recursos cuentas para mantenerlo?
Si cuentas con un departamento de Tecnologías de la Información amplio, puedes permitirte el lujo de escoger un ERP a medida o más complejo, aunque requiera la intervención periódica de tus empleados para su actualización y mantenimiento. Si no es así, lo mejor es optar por un ERP estándar que esté bien probado y a poder ser alojado en la nube… ¡o acabarás pagando una fortuna en consultoría y mantenimiento externo!
Finalmente, como el software ERP es una solución con un coste considerable, es deseable que tu empresa lo utilice durante mucho tiempo para amortizarlo. Por lo tanto, debes tener muy presentes las principales tendencias de futuro de los ERP para asegurarte de que la solución que elijas seguirá siendo útil en los años venideros. De lo contrario, puedes encontrarte con la desagradable "sorpresa" de que, una vez finalice el largo proceso de implementación… ¡tu ERP ya esté obsoleto!
¿Qué aspecto consideras más importante para elegir un ERP?
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