El 23,3% de les empreses espanyoles té un ERP, segons l'estudi eEspaña 2013, xifra que creix fins al 62,8% en el cas de les grans companyies. Però qué és un ERP exactament? I quins beneficis ofereix per justificar la seva implementació, no sempre fàcil? Anem a conèixer millor aquest programari.
Qué vol dir ERP? Aquestes conegudes sigles que sentim tan freqüentment corresponen en anglés a Enterprise Resource Planning i s'acostumen a traduïr en català com a "Sistema de Planificació de Recursos Empresarials" o "Planificador de Recursos Empresarials". Tal com indica el seu nom, es tracta de paquets de programari de gestió empresarial que permeten planificar i control.lar els recursos i processos de negoci d'una empresa.
Els ERP van surgir als Estats Units durant la Segona Guerra Mundial. Aprofitant els primers equips informàtics, les autoritats nordamericanes van desenvolupar rudimentaris programes de gestió per planificar i controlar l'esforç productiu de guerra. Després, aquest tipus de programari va aplicar-se al sector empresarial i va anar desenvolupant-se fins a convertir-se en el que actualment coneixem com un ERP.
Les claus d'un ERP
A diferència del programari de planificació centrat fundamentalment en la producció, els ERP's moderns són solucions que poden abastar totes les àrees d'una organització empresarial: finances, comptabilitat, facturació, vendes, màrqueting, logística, producció, inventari, nòmines, etc. Amb aquesta finalitat, les solucions ERP estan compostes per diferents mòduls o eines que corresponen a cadascuna d'aquestes àrees. Així, la empresa pot decidir quins mòduls implementarà en cada moment en funció de les activitats de negoci que s'hagin gestionar. Aleshores, la implementació d'un ERP sempre és en part a mesura, ja que a més d'escollir els mòduls que s'implanten, es requereix un procés extra d'adaptació al funcionament específic i les particularitats de cada empresa.
A més a més, al contrari de paquets d'aplicacions informàtiques que funcionen de manera independent, com podria ser la popular suite d'ofimàtica Microsoft Office, en un ERP totes les dades estàn integrades i connectades. D'aquesta manera, la companyia té assegurat que la informació flueixi d'un mòdul a un altre i pot obtenir una valuosa visió global centralitzada sobre la situació del seu negoci, cosa que no és posible aconseguir amb cap altre tipus de programari empresarial.
També cal que l'ERP sigui actualitzable, ja que amb el temps poden canviar tant les necessitats de l'empresa (amb, per exemple, el llançament de nous productes i serveis, creació de noves delegacions, nous departaments, etc.) com de l'entorn sobre el que treballa (per exemple, canvis en els procediments per pasar una auditoria i obtenir una certificació ISO, o modificacions en el marc legal, com la normativa SEPA). En aquest sentit, hi ha proveïdors que ofereixen plans d'actualització per posar al día l'ERP sense necesitat de perdre tota la inversió realitzada fins el moment.
Els avantatges d'utilitzar un ERP
De manera resumida, els avantatges que ofereix la implantació d'un programari empresarial ERP són:
- Incrementa la productivitat
El software ERP permet que tota la companyia treballi amb les mateixes aplicacions i automatitza un gran nombre de processos de negoci, cosa que ajuda als empleats a treballar més i millor.
- Millora el control
Amb un ERP, es pot obtenir a l'instant a informació fiable sobre moltes de les operacions que es produeixen en l'empresa. Per exemple: Quí ha fet una venda? Quant stock disponible hi ha d'un producte? Hi han factures pendents de pagament?
- Augmenta la seguretat
Tota la informació del ERP està estandaritzada i té traçabilitat. Així s'eviten els riscos que suposen la informació dispersa, les pérdues de dades, els accessos no dessitjats, etc.
- Optimitza el servei
Només accedint al ERP, es pot conèixer la situació exacta d'un client, quan es servirà la seva comanda, si té factures pendents de pagament, si té reclamacions o queixes formulades, etc.
- Genera estalvi
El sistema ERP redueix els costos operatius gràcies a la automatització dels processos de negoci, a l'augment de la productivitat dels empleats i a la reducció dels riscos i dels errors.
- Suport a la presa de decisions
Molts empresaris afirmen tenir tota la seva empresa "al seu cap", però quan la companyia creix, això ja no és possible: es requereix el suport d'un ERP per la presa de decisions informades.
- Crea cultura d'empresa
Implantar un ERP requereix que tots els departaments documentin, sistematitzin i coordinin els seus processos de treball. Això suposa una "profesionalització" de l'activitat
- Impulsa el creixement
Quan una empresa adquireix una certa dimensió o complexitat, la plataforma ERP és la eina que permet gestionar el negoci de manera profesional, enlloc d'anar "apagant focs".
Tots aquests avantatges es tradueixen en resultats tangibles i quantificables per a la empresa. Segons un estudi realitzat per la consultora PriceWaterhouseCoopers, la implementació d'un ERP millora la qualitat de la informació en un 65% de les companyies; redueix la necesitat de personal en el 35% dels casos; i disminueix les despeses en Tecnologies de la Informació en aproximadament el 20% de les implementacions. Tot i així, aquest beneficis no són inmediats, perquè la implantació d'un ERP és un procés que requereix temps, esforç i inversió... encara que després gairebé sempre compensa!
Imatge: Freedigitalphotos.net
La teva empresa ja treballa amb un ERP? Has pogut apreciar alguna d'aquestes millores?
