La implementación de un ERP tiene fama de ser un proceso lento y costoso. Sin embargo, en la actualidad existen opciones para todos los presupuestos. Eso sí, debes tener en cuenta los distintos elementos que influyen en el coste total que supone implantar un ERP y que analizamos a continuación.
En 2002, un estudio de la consultora Meta Group (absorbida en 2005 por Gartner) analizó el coste de 63 implementaciones de ERP en empresas pequeñas, medianas y grandes. La conclusión fue que, teniendo en cuenta la instalación inicial y el mantenimiento durante un periodo de dos años, el coste global que supone implantar un sistema de planificación de recursos empresariales oscilaba entre 300.000 euros… ¡y 215 millones de euros!
[[ad]]Estas cifras sitúan a los software de planificación empresarial o ERPs fuera del alcance de las pequeñas y medianas empresas, al igual que cuando surgieron los primeros ERP sólo las multinacionales podían pagarlos. Pero en los últimos años han aparecido ERPs para pymes que reducen mucho los costes gracias a la estandarización y las nuevas tecnologías.
A pesar de eso, resulta difícil dar una cifra global o un precio de cuánto cuesta instalar un software ERP. Una vez has decidido que ha llegado el momento de implantar un ERP en tu empresa, debes tener en cuenta todos los aspectos que incluye la implementación de un software de Planificación de Recursos EMpresariales o ERP: el precio delsoftware, el precio de hardware, el coste de los servicios de consultoría, el coste del mantenimiento y los costes ocultos, que pueden suponer una desagradable “sorpresa”. A continuación te presentamos un desglose de estos aspectos con algunas indicaciones sobre su peso aproximado en el precio total de una implementación de ERP estándar.
¿Qué incluye el precio de un ERP?
[[ad]] Coste de Licencia de software (35% del presupuesto total): es el coste más transparente, ya que los proveedores de ERP suelen cobrar una tarifa por cada usuario o grupo de usuarios de tu empresa que vayan a acceder al ERP. Sin embargo, el precio de la licencia de un ERP varía mucho en función del producto que elijas: puede ir desde 500 euros por usuario en los productos más básicos destinados a las pymes a superar los 5.000 euros por usuario en los ERP avanzados dirigidos a las compañías medianas y grandes. También puedes apostar por instalar un ERP de código abierto, que no tiene coste de licencia.
Coste del Hardware (10% del total): para implantar un software ERP en tu empresa necesitas disponer de una infraestructura informática básica. Suele estar formada por: un servidor en el que instalar el software ERP; una base de datos con la información de la empresa bien estructurada para alimentar el ERP; una red LAN con capacidad para transmitir el volumen de datos que genera el uso del ERP; equipos cliente (ordenadores o estaciones de trabajo) adecuados para que los usuarios puedan acceder al ERP; y un sistema de copia de seguridad para estar protegido ante los desastres. En el caso de que elijas un ERP alojado en la nube (o ERP SaaS), muchos de estos costes quedan integrados en el precio de la licencia.
Coste de la Consultoría (50%): es la parte más costosa de la implementación de un ERP. Consiste en los servicios que prestan los consultores que implementan el ERP en tu empresa. La consultoría abarca varias fases: un estudio previo para analizar las necesidades de tu negocio y proponer la solución ERP más adecuada; la instalación del ERP propiamente dicha; la adaptación del software a las especificidades de tu compañía y sector (un proceso que se denomina parametrización del ERP); la migración o conversión de los datos de la empresa para usarlos en el ERP; y la formación a los empleados que utilizarán la solución. A pesar de que cada vez se ofrecen más productos “out of the box”, que teóricamente no necesitan ninguna parametrización, lo cierto es que la mayoría de las veces se acaba requiriendo algún tipo de adaptación.
Coste de Mantenimiento del ERP (5%): el coste que genera un ERP no termina cuando lo instalas en tu empresa y empiezas a utilizarlo. Existen unos gastos de mantenimiento que incluyen aspectos como instalar las nuevas actualizaciones, corregir fallos o errores puntuales del sistema, resolver incidencias técnicas (o reinstalar el ERP en caso de que tu empresa sufra una catástrofe que afecte a los sistemas informáticos) y gestionar la evolución del ERP, por ejemplo añadiendo nuevos módulos o usuarios en función de las necesidades cambiantes del negocio. Esta tarea de mantenimiento la realiza generalmente la misma empresa integradora que instaló el ERP y se cobra mediante una cuota anual o mensual que suele equivaler a un 15% del coste total de la licencia del software ERP. Otra posibilidad es contratar a un especialista o formar a alguien de tu empresa para que se ocupe internamente de mantener el ERP, aunque es una tarea que requiere un perfil muy especializado.
¡Cuidado con los costes ocultos del ERP!
¿Eso es todo? No, aún hay que sumar una partida más que los expertos denominan los "costes ocultos" de un ERP. Se trata de una serie de gastos que no suelen contemplarse en el presupuesto inicial, pero que surgen a medida que se implanta y empieza a usar el sistema de gestión empresarial. Por ejemplo:
- Desviaciones en el presupuesto de consultoría previsto inicialmente.
- Integración con las aplicaciones ya existentes actualmente, a menudo antiguas.
- Migración y conversión de datos heterogéneos no estructurados para usarlos en el ERP.
- Rediseño de los procesos internos para adaptarlos al funcionamiento del ERP.
- Mantenimiento técnico de todos los aspectos no incluidos en el contrato.
- Pérdida de productividad de los empleados mientras se adaptan al nuevo sistema.
[[ad]] Al ver el coste y el esfuerzo que supone, tal vez llegues a la conclusión de que implementar un ERP no sale a cuenta. Sin embargo, los beneficios acaban compensando estos gastos si tu empresa sabe elegir un ERP adecuado a sus necesidades. Por ejemplo, el mismo estudio de Meta Group que citábamos al principio concluyó que la mayoría de las 63 compañías analizadas recuperaron la inversión menos de un año después de la implantación del sistema de planificación de recursos empresariales, gracias al ahorro y el mayor control de costes. ¡Y esas solo son algunas de las ventajas de un ERP!
Imagen: Freedigitalphotos.net
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