Dirección Financiera y BI. Parte II. Finanzas y las Herramientas de Business Intelligence

En la primera parte del estudio que pronto publicaremos íntegro desde LiteBI, habíamos establecido la conveniencia de una alianza entre Finanzas e IT, como colaboradores necesarios e impulsores de los objetivos de negocio. En los próximos párrafos analizaremos cómo las herramientas de Business Intelligence entran en escena.

Uno de los cuellos de botella en toda organización, habitualmente estacional, es el sistema de reporting. La gran cantidad de recursos dedicada a confeccionar, distribuir y filtrar los informes, es mucho más útil y eficiente cuando dispone de un sistema único y que le permita autoabastecerse, en el que sea mucho más sencillo acceder a la información requerida. Esta problemática es fuente de ineficiencias, con una acumulación de recursos en tareas de poco valor, que al final redunda negativamente en los costes. Como los recursos son finitos, esto implica que no se están dedicando a otras tareas de más valor.
 
De todas las conversaciones mantenidas con financieros, queda claro que el elevado número y complejidad de hojas de cálculo que circulan por las organizaciones, teóricamente compartidas pero que en la práctica están replicadas (y parece que se reproducen por si mismas, creando una nueva especie que, como un virus, se extiende sin control), generan indecisiones, dudas, ineficiencias; pérdidas de tiempo y dinero comprobando información redundante. Algunos hablan de "monstruo". Otros las sufren en silencio, creyendo que acceder a un sistema de Business Intelligence es algo inalcanzable.
 
Sin embargo, la realidad es que sí se puede acceder a sistemas de inteligencia de negocio de manera asequible. La mayor parte de las direcciones financieras tiene claro qué necesitan medir para mantener la fortaleza en sus empresas y, cada vez en más estrecha colaboración con las Direcciones Generales, cumplir los objetivos de negocio que ellos mismos ayudan a marcar. Tienen claro además, qué deben exigir a la tecnología para alinear todos estos objetivos.
 
En este sentido, una gran mayoría de los entrevistados coincide en que aumentar la calidad de la información y la eficacia en la gestión de la misma redunda en grandes ahorros. Y esto es más o menos independiente del tamaño de la compañía. Ahora hasta pueden subirse a la nube, ahorrando al incorporar Cloud Computing como un canal más de acceso a soluciones interesantes.
 
Según Teresa Pérez Campos, CFO de ASPA Consultores, "las herramientas de Business Intelligence en una PYME son fundamentales; en importancia relativa incluso mucho más que en grandes empresas". Del mismo modo, nos dice que "un cuadro de mando integral es una herramienta de control necesaria a nivel estratégico, siempre y cuando esté respaldada y fomentada por la alta dirección, además de realizar un riguroso seguimiento".
 
Cada vez más, la dirección financiera y la alta dirección exigen disponer de un mejor registro y análisis de información financiera y no financiera para tomar sus decisiones. La combinación de estos elementos les permite, desde una perspectiva única e integrada, optimizar su rendimiento al disponer de un modelo común e integrado de toda la organización. En particular, este modelo impacta en las herramientas de reporting, dando relevancia al cuadro de mando integral como punta de lanza de información ejecutiva al servicio del negocio.
El Cuadro de Mando integral (CMI) constituye el paraguas bajo el que convive la dirección hacia la que quiere ir una compañía, con los criterios de seguimiento y control que le permiten recorrer ese camino.  Para los financieros consultados, el CMI es una herramienta fundamental, que debe estar acompañada del correspondiente seguimiento y apoyo de la alta dirección.
 
En la alineación de la función financiera con los objetivos organizativos, el esfuerzo se dirige hacia metas asumibles, medibles, y que repercutan en mejoras tangibles del negocio. Es la Dirección financiera la que, fijados los objetivos, inculca al resto de la organización una perspectiva analítica y de medición, apoyada en las herramientas de business intelligence, que ayuda a toda la empresa a cumplir mejor los objetivos estratégicos y la creación de valor.
 
La tecnología es, ha sido siempre, y seguirá siendo en los próximos años, uno de los mayores aliados de las áreas financieras. La inversión en tecnología es cada vez menor, y permite al área financiera obtener mejores resultados: aumenta eficacia y disminuye costes. La combinación perfecta mejorando la cuenta de resultados. Siguiendo esta línea, las direcciones financieras cada vez se centran más en racionalizar la inversión, en la definición de requerimientos de negocio claros, objetivos y medibles. Y cada vez más, confían en soluciones de Business Intelligence que tengan mayor componente funcional, usabilidad y rentabilidad, que sean optimizadoras de recursos, centrándose menos en herramientas más tradicionales.
 
Pilar Monroy González
Madrid Area Manager
Litebi
www.litebi.com