Hasta hace poco cuando nos íbamos de vacaciones bastaba con poner un cartel avisando en la puerta de nuestra empresa o negocio de la duración de las mismas. Después comenzamos a poner mensajes en contestadores de teléfono y respuestas automáticas en el correo electrónico, para indicar a la persona que nos había contactado que estábamos de vacaciones. Ahora llevamos el correo electrónico en el teléfono móvil y esto cambia un poco las reglas. Por eso vamos a hablar de cómo gestionar el correo electrónico en vacaciones.
Porque aunque llevemos el teléfono, y podamos gestionar el correo electrónico desde nuestro lugar de vacaciones, debemos imponernos unas reglas básicas para poder desconectar. De otra manera podemos caer en el error de que nuestra cabeza no pare de trabajar, seguir pensando en clientes, balances, deudas, cobros, etc. mientras estamos descansando. Las vacaciones son como las pretemporadas de los futbolistas para los trabajadores, autónomos o empresarios. Sirven para cargar las pilas para toda la temporada, que se avecina dura. Por eso es importante desconectar en la medida de lo posible.
Mensaje de vacaciones en el correo electrónico
El mensaje de fuera de la oficina es imprescindible. Con esta respuesta automática lo que hacemos es avisar a la persona que nos hace una petición para que sea consciente de que no vamos a leer este correo. Lo más recomendable es que además de avisar, le facilitemos una dirección de correo alternativa de nuestra empresa, para que pueda tramitar su petición con otra persona del departamento o la empresa, en caso de ser urgente.
Si tenemos conexión desde el móvil y a lo largo del día o de la semana nos conectamos de forma esporádica siempre podremos contactar con la persona que hemos dejado al cargo para dar alguna instrucción que sea necesaria, para casos muy concretos. Siempre tenemos clientes o proveedores especiales, cuestiones urgentes, temas que no sabemos o no podemos delegar del todo.
En caso de no poder delegar nuestro correo, el aviso servirá para que el remitente sea consciente de que no vamos a contestar de forma inmediata. Si vamos a gestionar el correo desde el móvil, podemos avisar de que tardaremos un poco más de tiempo en dar curso a su petición. De esta manera cuando cogemos el móvil en algún momento del día podemos contestar sin tener que empezar pidiendo disculpas.
Gestión del correo desde el móvil
Si no nos queda más remedio, y tenemos el correo electrónico en el móvil, tenemos que ser inteligentes y aprovechar la facilidad de conexión de la tecnología sin necesidad que esto suponga una merma de nuestro descanso. Lo mejor es desactivar las notificaciones de correo en el móvil. No es urgente y no vamos a atenderlo en el momento.
Si no nos queda más remedio lo mejor es fijar un par de franjas horarias a lo largo del día, de no más de diez minutos, para revisar lo que ha entrado, leer en diagonal, y dar salida a los temas que sean urgentes. De esta forma conseguimos descansar, desconectar y quedarnos tranquilos sabiendo que no estamos perdiendo clientes por irnos de vacaciones, dejando algún tema importante sin tratar.
Lo ideal es conseguir un equilibrio, mediante el cual podamos gestionar el correo electrónico y descansar a la vez. En ocasiones la tecnología, el estar siempre conectados ha sido la única forma de poder cogernos vacaciones. Pero debemos ser consciente de por qué nos hemos cogido las vacaciones. Y descansar para que a lo largo del año nuestra productividad no se resienta, no acabemos quemados, algo que no es tan raro que ocurra.
La gestión del correo desde el móvil también tiene una gran ventaja el día que nos toca volver al trabajo. Nuestra bandeja de entrada no estará saturada. No tenemos que pasarnos la primera mañana en leer todo lo que tenemos acumulado, comenzar a responder o a dar salida a las peticiones, puesto que lo urgente ya lo hemos gestionado. La primera semana tras la vuelta de vacaciones no será de esta forma una semana perdida para nuestra productividad.
Sobre el autor
Trabajando en Pymes durante varios años en las áreas de sistemas, redes y Helpdesk, creo que he pasado por casi todos los departamentos del área técnica de la empresa.
Escribo habitualmente en Tecnología Pyme y Genbeta . En Twitter me podéis encontrar como @LosLunes_AlSol
Fuente: Blog Sage
