2.1. - ¿QUÉ ES UN DATA WAREHOUSE?

Tras las dificultades de los sistemas tradicionales en satisfacer las necesidades de información, surge el concepto de Data Warehouse, como solución a las necesidades informacionales globales de la empresa. Este término, acuñado por Bill Inmon, se traduce literalmente como Almacén de Datos. No obstante si el Data Warehouse fuese exclusivamente un almacén de datos, los problemas seguirían siendo los mismos que en los Centros de Información.

Características del Data Warehouse

La ventaja principal de este tipo de sistemas se basa en su concepto fundamental, la estructura de la información. Este concepto significa el almacenamiento de información homogénea y fiable, en una estructura basada en la consulta y el tratamiento jerarquizado de la misma, y en un entorno diferenciado de los sistemas operacionales. Según definió Bill Inmon, el Data Warehouse se caracteriza por ser:

• Integrado: los datos almacenados en el Data Warehouse deben integrarse en una estructura consistente, por lo que las inconsistencias existentes entre los diversos sistemas operacionales deben ser eliminadas. La información suele estructurarse también en distintos niveles de detalle para adecuarse a las distintas necesidades de los usuarios.
• Temático: sólo los datos necesarios para el proceso de generación del conocimiento del negocio se integran desde el entorno operacional. Los datos se organizan por temas para facilitar su acceso y entendimiento por parte de los usuarios finales. Por ejemplo, todos los datos sobre clientes pueden ser consolidados en una única tabla del Data Warehouse. De esta forma, las peticiones de información sobre clientes serán más fáciles de responder dado que toda la información reside en el mismo lugar.
• Histórico: el tiempo es parte implícita de la información contenida en un Data Warehouse. En los sistemas operacionales, los datos siempre reflejan el estado de la actividad del negocio en el momento presente. Por el contrario, la información almacenada en el Datawarehouse sirve, entre otras cosas, para realizar análisis de tendencias. Por lo tanto, el Data Warehouse se carga con los distintos valores que toma una variable en el tiempo para permitir comparaciones.
• No volátil: el almacén de información de un Data Warehouse existe para ser leído, y no modificado. La información es por tanto permanente, significando la actualización del DWH la incorporación de los últimos valores que tomaron las distintas variables contenidas en él sin ningún tipo de acción sobre lo que ya existía.

Las Dimensiones del Data Warehouse

E.F. Codd, considerado como el padre de las bases de datos relacionales, ha venido insistiendo desde principio de los noventa, que disponer de un sistema de bases de datos relacionales, no significa disponer de un soporte directo para la toma de decisiones. Muchas de estas decisiones se basan en un análisis de naturaleza multidimensional, que se intentan resolver con la tecnología no orientada para esta naturaleza. Este análisis multidimensional parte de una visión de la información como dimensiones de negocio.

Dimensiones de negocio vistas como cubos 

Estas dimensiones de negocio se comprenden mejor fijando un ejemplo, para lo que vamos a mostrar, para un sistema de gestión de expedientes, las jerarquías que se podrían manejar para el número de los mismo para las dimensiones: zona geográfica, tipo de expediente y tiempo de resolución. La visión general de la información de ventas para estas dimensiones definidas, la representaremos gráficamente como un cubo:

Un gerente de una zona estaría interesado en visualizar la información para su zona en el tiempo para todos los productos que distribuye, lo podría tener una representación gráfica como el cubo de la figura inferior.

Un director de producto, sin embargo, querría examinar la distribución geográfica de sus productos, para toda la información histórica almacenada en el Data Warehouse.

Esto se podría representar como la figura inferior, que refleja la selección de datos por la jerarquía de producto.

O se podría también examinar los datos en un determinado momento o una visión particularizada.

Jerarquías de las dimensiones

A su vez, estas dimensiones tienen una jerarquía, interpretándose en el cubo como que cada cubo elemental es un dato elemental, del que se puede extraer información agregada.

En el ejemplo anterior podría ser:

Y así, por ejemplo, se podría querer analizar la evolución de las ventas en Galicia de libros de Física por meses desde Febrero del 1996 hasta Marzo del 1997.

Ello es fácil de obtener (incluso a "golpe de ratón") si la información de ventas se ha almacenado en un Data Warehouse, definiendo estas jerarquías y estas dimensiones de negocio.

En este sentido citamos las palabras de D. Wayne Calloway Director Ejecutivo de Operaciones de Pepsico en una asamblea general de accionistas:

"Hace diez años les pude decir cuántos Doritos vendimos al Oeste del Mississipi. Hoy no sólo les puedo decir eso mismo, sino cuántos vendimos en California, en el Condado de Orange, en la ciudad de Irvine, en el Supermercado local Von’s, en una promoción especial, al final del pasillo 4, los jueves".

La importancia de los metadatos

Otra característica del Data Warehouse es que contiene datos relativos a los datos, concepto que se ha venido asociando al término de metadatos. Los metadatos permiten mantener información de la procedencia de la información, la periodicidad de refresco, su fiabilidad, forma de cálculo, etc., relativa a los datos de nuestro almacén.

Estos metadatos serán los que permitan simplificar y automatizar la obtención de la información desde los sistemas operacionales a los sistemas analíticos.

Los objetivos que deben cumplir los metadatos, según el colectivo al que va dirigido, serían:

• Dar soporte al usuario final, ayudándole a acceder al Datawarehouse con su propio lenguaje de negocio, indicando qué información existe y qué significado tiene. Ayudar a construir consultas, informes y análisis, mediante herramientas de navegación.
• Dar soporte a los responsables técnicos del Data Warehouse en aspectos de auditoría, gestión de la información histórica, administración del Data Warehouse, elaboración de programas de extracción de la información, especificación de las interfaces para la realimentación a los sistemas operacionales de los resultados obtenidos, etc.

Procesos clave en la gestión del Data Warehouse

Para comprender el concepto de Data Warehouse, es importante considerar los procesos que lo conforman. A continuación se describen dichos procesos clave en la gestión de un Data Warehouse:

• Extracción: obtención de información de las distintas fuentes tanto internas como externas.
• Elaboración: filtrado, limpieza, depuración, homogeneización y agrupación de la información.
• Carga: organización y actualización de los datos y los metadatos en la base de datos.
• Explotación: extracción y análisis de la información en los distintos niveles de agrupación.

Desde el punto de vista del usuario, el único proceso visible es la explotación del almacén de datos, aunque el éxito del Data Warehouse radica en los tres procesos iniciales que alimentan la información del mismo y suponen el mayor porcentaje de esfuerzo (en torno a un 80%) a la hora de desarrollar el almacén.

Data Warehouse vs. Sistemas de información tradicionales

Las diferencias de un Data Warehouse con un sistema de gestión de la información tradicional, que podríamos llamar operacional, las podríamos resumir en el siguiente esquema:

SISTEMA TRADICIONAL

DATA WAREHOUSE

• Predomina la actualización

• Predomina la consulta

• La actividad más importante es de tipo operativo (día a día)

• La actividad más importante es el análisis y la decisión estratégica

• Predomina el proceso puntual

• Predomina el proceso masivo

• Mayor importancia a la estabilidad

• Mayor importancia al dinamismo

• Datos en general desagregados

• Datos en distintos niveles de detalle y agregación

• Importancia del dato actual

• Importancia del dato histórico

• Importante del tiempo de respuesta de la transacción instantánea

• Importancia de la respuesta masiva

• Estructura relacional

• Visión multidimensional

• Usuarios de perfiles medios o bajos

• Usuarios de perfiles altos

• Explotación de la información relacionada con la operativa de cada aplicación

• Explotación de toda la información interna y externa relacionada con el negocio

Beneficios de la implantación de un Data Warehouse

Una de las claves del éxito en la construcción de un Data Warehouse es el desarrollo de forma gradual, seleccionando a un departamento usuario como piloto y expandiendo progresivamente el almacén de datos a los demás usuarios. Por ello es importante elegir este usuario inicial o piloto, siendo importante que sea un departamento con pocos usuarios, en el que la necesidad de este tipo de sistemas es muy alta y se puedan obtener y medir resultados a corto plazo.

Terminamos este apartado resumiendo los beneficios que un Data Warehouse puede aportar:

• Proporciona una herramienta para la toma de decisiones en cualquier área funcional, basándose en información integrada y global del negocio.
• Facilita la aplicación de técnicas estadísticas de análisis y modelización para encontrar relaciones ocultas entre los datos del almacén; obteniendo un valor añadido para el negocio de dicha información.
• Proporciona la capacidad de aprender de los datos del pasado y de predecir situaciones futuras en diversos escenarios.
• Simplifica dentro de la empresa la implantación de sistemas de gestión integral de la relación con el cliente.
• Supone una optimización tecnológica y económica en entornos de Centro de Información, estadística o de generación de informes con retornos de la inversión espectaculares.