Los proyectos de cuadro de mando terminan con el inicio del proceso de cuadro de mando integral, es decir: el proyecto dura un tiempo finito, generalmente entre 3 y 6 meses, y acaba poniendo en marcha un proceso de uso continuo del cuadro de mando integral, donde cada mes se genera, se analiza, se toman decisiones y se mejora la ejecución estratégica. Una de las grandes preguntas al terminar el proyecto e iniciar el proceso es: ¿Cómo vamos a comunicar la estrategia a la empresa o colectivo?
La comunicación es un aspecto esencial en muchos proyectos y en este es crítica. Estamos hablando de personas que ejecutan planes y la comunicación de éstos es esencial.
La primera barrera a romper es que la comunicación debe ser iniciada desde el principio del proyecto (y no solo cuando va a convertirse en proceso). El colectivo que vaya a recibir el cuadro de mando tiene que saber del proyecto y estar involucrado en él de algún modo u otro. Formas para conseguirlo:
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Presentación del proyecto
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Formaciones
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Comunicación centralizada del progreso del proyecto en una web (o blog) compartida
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Reuniones de participación en el proyecto
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Consultas para recabar su opinión en temas determinados
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Involucración en la definición de proyectos (iniciativas) para impulsar la estrategia
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Presentaciones periódicas de resultados intermedios
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Presentación final del resultado, asignación de responsables a objetivos estratégicos y entrega del documento "hoja de ruta del cuadro de mando integral"
¿Qué es el documento "hoja de ruta del cuadro de mando integral"?
Es un documento que se entrega a cada persona que recibe el cuadro de mando integral en una presentación formal donde se explica su contenido. El objetivo del documento es facilitar la compresión de la estrategia, dónde cada persona contribuye, de qué es responsable y cómo tiene que actuar ante este nuevo instrumento que es el cuadro de mando integral. El contenido de este documento suele ser:
1. ¿Qué objetivos persigue el cuadro de mando integral?
2. Conceptos clave: Objetivo estratégico, iniciativa, indicador y mapa estratégico
3. ¿Cuál es el mapa estratégico finalmente aprobado y qué conjunto de iniciativas lo impulsan? ¿Cuál es la propuesta de valor que se ha decidido dar a cada tipo de cliente?
4. En caso de ser un proyecto de un área y no de la empresa en global ¿Qué relación tiene este mapa estratégico con el resto de la empresa?
5. ¿Quiénes son los responsables de qué objetivos estratégicos? ¿Quiénes contribuyen y ayudan aún sin ser responsables?
6. ¿Cuál va a ser el proceso de uso mensual del cuadro de mando? ¿Cuándo lo recibiremos? ¿qué datos hay que alimentar antes de su generación? ¿Qué temas debo analizar y cómo?
7. Para cada objetivo estratégico debe haber una ficha muy simple que describa:
a. Dónde está el objetivo dentro del mapa estratégico
b. Qué significa ese objetivo estratégico
c. Para qué tenemos ese objetivo
d. Quién es responsable del mismo
8. Finalmente una lista de preguntas frecuentes (FAQs) entre las que se encuentran:
a. ¿En qué se notará que tenemos un Cuadro de Mando Integral?
b. ¿Qué voy a hacer con el resultado enviado cada mes?
c. ¿Cómo se toman decisiones?
d. ¿Van a cambiar mis objetivos?
e. ¿Va a cambiar mi variable/bonus?
f. ¿Es un sistema ideado para controlar mejor los empleados?
g. ¿Qué relación tiene con el presupuesto?
h. Etc …
Finalmente, como pueden ver, todos estos elementos de comunicación, donde el documento que hemos comentado es una pieza más, forman un todo que llamamos "Plan de comunicación del cuadro de mando integral" y es un plan que dura tanto como el proyecto de construcción del cuadro de mando para extenderse incluso más allá de su finalización.
Tener o no tener un buen plan de comunicación de la estrategia es un elemento que puede determinar el éxito o fracaso de todo el proyecto.
