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“La digitalización de la función financiera es ahora más necesaria que nunca”
Madrid, 6 de octubre de 2021.- Los desarrollos provocados por las nuevas tecnologías difieren de los desarrollos anteriores provocados por la mecanización o la electrificación. De hecho, han modificado toda la cadena de valor de las empresas, los modelos económicos o incluso los intercambios entre actores. Entonces, ¿Cómo se implementa en los departamentos financieros? ¿Por qué abrir el negocio y trabajar con el ecosistema? Ha llegado el momento de reprogramar las actividades. Para los directores financieros, los desafíos que deben enfrentarse no son solo técnicos, sino también sociales.
¿Cuáles son los principales avances tecnológicos actuales y cuáles son sus aplicaciones en el ámbito financiero?
Automatización, Inteligencia Artificial, Análisis Predictivo, Blockchain, Visualización de Datos, Machine Learning… palabras que ahora han entrado en la jerga diaria de los financieros interrumpiendo esta función y trayendo una nueva era para la empresa.
Para Magali Michel, directora de la compañía Yooz, “Todas las tecnologías que acabamos de nombrar permiten un enfoque muy pragmático de la transformación digital y permiten un primer abordaje a los directores financieros”. Estas tecnologías proporcionan tres beneficios:
En primer lugar, económico. Ahorran tiempo y reducen costes. En segundo lugar, una palanca de compromiso; los empleados se enriquecen con tareas de valor agregado. En tercer lugar, mayor seguridad de todos los procesos, datos y cumplimiento regulatorio. La combinación de estas tecnologías de última generación permite una implementación rápida y operativa en lugar de grandes planes estratégicos de cinco años que muchas veces terminan por fracasar. Además, las tecnologías crean oportunidades estratégicas.
¿Cuáles son los límites actuales para avanzar hacia su aplicación?
Actualmente no hay límites en términos de tecnología. Cuando combinamos el Cloud, la IA, el Machine learning, Deep learning, big data, combinado con el seguimiento del usuario y con un diseño para simplificarlo todo, ¡No hay quien nos frene! Hasta entonces, por ejemplo, la automatización solo estaba reservada a las grandes empresas o administraciones. En Yooz, con la combinación de estas tecnologías de última generación logramos transformar estas soluciones para que sean accesible a todas las empresas.
Sin embargo, hay una paradoja; las empresas tardan mucho en adoptar innovaciones. ¿Por qué? Porque hay aún mucho desconocimiento al respecto, todo esto es muy reciente y además el ciclo de decisión es largo, las empresas no experimentan lo suficiente. El problema es que; el futuro es ahora, ¡Ya no se puede esperar más! Y los competidores no le esperan.
¿Qué importancia tienen los datos para el auge de la tecnología?
Los datos son centrales a todo este asunto; abren todo un mundo de oportunidades. ¿Por qué? Porque es la oportunidad de automatizar. También es una forma de generar confianza dentro de las organizaciones o con el mundo exterior. Finalmente, es una oportunidad para mejorar la gestión o el control a través de informes o el cumplimiento legal. Para poder utilizar mejor los datos, hay dos aspectos importantes. Las herramientas para hacerlo intuitivo y luego la cultura para inculcar esta nueva visión en las organizaciones.
¿Por qué elegir herramientas de automatización?
Para abordar su transformación digital, las empresas se están enfocando en la automatización del proceso de las Cuentas a pagar, es decir, el proceso que va desde que se hace una compra hasta que se paga la factura del proveedor y se realiza el asiento contable. ¿Por qué? Este es un proceso manual, costoso, y que requiere mucho tiempo:
- la gestión de llamadas a proveedores representa el 41% del tiempo de un contable,
- gestionar los pagos atrasados consume el 31% del tiempo de un contable,
- Los costes unitarios de procesamiento de la factura varían entre 9,4 y 20,8 €,
- el proceso manual es a menudo una fuente de errores (errores de pago, facturas perdidas),
- las sucesivas etapas llevan a un largo tiempo de procesamiento con respecto a los requisitos de tiempo de pago. El tiempo medio de procesamiento de una factura varía de 45 días para las empresas que no utilizan una solución sin papel) y para aquellas que ya han aplicado la automatización solo les lleva 5 días.
La elección de digitalizar y automatizar su proceso de las Cuentas a pagar le permite gestionar y automatizar, con una única solución, la gestión de sus compras, sus gastos y garantiza le aporta los siguientes beneficios:
- ahorros de 30 a 70% en costes administrativos,
- tiempo de procesamiento más rápido (divide el ciclo de procesamiento de documentos entre 5 y 20),
- industrialización y seguridad de los procesos
- mejora del control de gestión,
- cumplimiento de la normativa,
La capacidad de combinar simplicidad, accesibilidad, rendimiento y cobertura funcional permite a las empresas beneficiarse de estas herramientas de automatización con dos efectos concomitantes importantes:
- El aspecto de la participación de los empleados (menos tiempo invertido en tareas puramente administrativas)
- Transición de la función financiera únicamente como un centro de costes hacia una concepción de centro de beneficios y apoyo a la empresa.
¿Dónde está la firma electrónica?
La digitalización implica necesariamente confianza y para ello la firma electrónica es la piedra angular. Esta crea las condiciones para la trazabilidad y el cumplimiento, es decir, facilita la desaparición del papel. A su vez, genera las condiciones para acelerar los procesos, ahorrando tiempo y obteniendo ganancias económicas. Crea las condiciones que estimulan el tener procesos digitales. Conocemos una serie de proyectos que surgieron a partir de la automatización de procesos y que se llevaron a cabo mediante el ingreso de la firma electrónica. El último elemento es que la firma electrónica responde profundamente a nuestro ADN occidental de necesidad de seguridad.
Yooz es una solución homologada por la Agencia Tributaria española para la digitalización certificada; es decir, con esta solución se puede prescindir de guardar la copia original de los documentos en papel porque la firma electrónica realizada por Yooz al ingresar el documento en el sistema le otorga valor de documento original y copia fiel.
Regulación: ¿freno o acelerador de la digitalización?
A menudo se dice que las leyes vienen luego del uso. El documento digital ya es utilizado hace bastante tiempo, pero hasta hace poco no había leyes que enmarcaran su uso. Este atraso se ha puesto al día, pero continuarán apareciendo nuevas tecnologías y nuevos usos y la regulación deberá seguirles el ritmo para asegurarse de proporcionar un marco legal seguro.
En términos de transformación digital, los cambios regulatorios parecen ser verdaderos aceleradores. Hoy en día, los profesionales están autorizados a utilizar el formato que deseen, papel o electrónico, sin que este último sea un factor determinante. De hecho, una factura ahora se define por su contenido y ya no por su contenedor. Cualquier soporte que incluya todos los elementos que componen una factura debe ser considerado factura.
No obstante, deben cumplirse varios criterios que garanticen la autenticidad del origen de la factura, la integridad de su contenido, así como la legibilidad de este último.
¿Se está convirtiendo la función financiera en el motor de la innovación y la transformación digital?
La función financiera se está convirtiendo en el motor de la transformación por dos razones: En primer lugar, es una función que está en el centro de los procesos y, por consiguiente, buscará optimizarlos.
La segunda razón es que está cambiando el rol del CFO. Este se ha convertido en la mano derecha de la dirección general, por lo tanto, puede influir mucho en la estrategia de la empresa, especialmente en cuanto a su digitalización. El CFO es la fuerza central y motriz; pasó de ser una función puramente financiera, a ser un administrador de un ecosistema interno y externo. Evoluciona de una función de apoyo a una función de creación de valor y, finalmente, de la experiencia técnica a la experiencia global y estratégica.
Para más información: www.getyooz.com/es y @YoozSpain
