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La oficina sin papeles de T-Systems y SGAIM supone la colaboración con una importante institución bancaria, reducción de espacio de archivo en las oficinas físicas y agilidad en los procedimientos y mayor disponibilidad y acceso a la información.
T-Systems y SGAIM han estado trabajando juntas desde el verano para lanzar el servicio de oficina sin papeles para el sector bancario. Recientemente se ha cerrado una operación conjunta con una gran entidad bancaria gracias a la idoneidad de la solución preparada por ambas empresas y sus conocimientos en la materia, que ayudará a las entidades del sector bancario y de seguros a solucionar, total o parcialmente, los problemas a los que se enfrentan.
El servicio incluye la digitalización de documentos físicos, clasificación y captura de datos, validación existencia de firma manuscrita, tratamiento de las incidencias y archivo tanto físico como electrónico de toda la documentación. El acceso a su información por parte de las entidades financieras puede ser multi-canal (web, desktop y/o dispositivos móviles) y a través de una conexión segura, con un modelo de perfil y rol de acceso que, además, contempla y permite la integración con las aplicaciones de negocio de los bancos.
Este servicio no solo contempla la llegada y gestión de documentos físicos y electrónicos que es necesario conservar (archivado longevo), sino también aquellos que hay que destruir como es el caso de fotocopias o documentos duplicados, sin perder de vista los archivos que se gestionan y reciben en formato electrónico que pasan directamente a la fase de clasificación y captura automática de la información contenida en los documentos. La tecnología utilizada, OCR/ICR, busca obtener un 100% de fiabilidad en la captura de datos y clasificación de documentos.
Para favorecer la implantación de esta nueva política de gestión de información en las entidades financieras, el servicio se complementa con una consultoría y gestión del cambio desde la primera idea hasta su realización y puesta en marcha, y con un call center al que los usuarios de las sucursales bancarias que tengan cualquier tipo de duda acerca del tratamiento de la documentación pueden acudir en cualquier momento.
Con este último paso, T-Systems y SGAIM ofrecen una solución completa, tecnológica, modular, escalable y de calidad, para transformar todas las oficinas bancarias en “Oficinas sin papeles”. Lo que implica:
- Disminuir el tiempo de respuesta a las solicitudes de los clientes del banco y aumentar su capacidad para el tratamiento de un mayor número de documentos en un plazo más corto de tiempo.
- Eliminación de errores en el tratamiento manual de la documentación.
- Gestionar la información que llega tanto en papel como o en formato electrónico.
- Acceso unificado y disponibilidad de información precisa y en el contexto del negocio.
- Importantes ahorros al reducir el espacio de archivo en las sucursales del banco.
Una serie de necesidades generales en el sector bancario y de seguros ha sido identificada por ambas empresas, entre las que destacan las siguientes:
- Reducir los tiempos en procedimientos donde viaja el papel físico buscando, incluso, eliminar el envío físico de documentos entre oficinas y sustituir por el envío en formato electrónico.
- Reducir el tiempo dedicado al archivo (ordenación, recuperación de documentación, duplicados, etc.).
- Evitar pérdidas o no localización de documentos.
- Reducir el volumen de documentación física archivada en las oficinas bancarias.
- Control exhaustivo e inmediato sobre información firmada por el cliente.
- Cumplir con los requerimientos de los organismos reguladores (Banco de España, FROB, CNMV, etc.) a la hora de aportar documentación requerida en forma y plazo.
- Reducir tiempos de respuesta a sus clientes en solicitudes de préstamos, altas en expedientes de seguros, etc.
- Disponibilidad inmediata de la información y eliminación de los riesgos de extravíos de documentos físicos mediante la digitalización y/o el envío telemático.
Los medios digitales como Computer World y La Información.com ya se han hecho eco de esta noticia.
