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La firma analista independiente, PENTEO en su labor de destacar proyectos que proporcionen una visión objetiva del valor que pueden aportar algunas soluciones y metodologías al mercado, ha elegido la implementación de SAP S/4HANA Cloud Public Edition en la plataforma de movilidad global OK Mobility, como proyecto modelo de implementación del ERP. Su propósito no es otro que el de mostrar los factores claves del éxito para una correcta implementación del ERP que proporcione una simplificación de la operativa diaria bajo los parámetros de la digitalización en un entorno global.
El proyecto tiene como base el crecimiento de OK Mobility, empresa que cuenta con presencia en cuatro continentes, por lo que la necesidad de un ERP acorde con el crecimiento exponencial de la compañía, era una prioridad. De ahí que tuviera que evolucionar hacia un ERP que permitiera activar nuevas gestiones a la vez que habilitara una nueva ruta hacia los objetivos fijados en el plan estratégico de la compañía.
Etapas y resultados
El software seleccionado para capacitar todas las necesidades y requerimientos ha sido la suite de SAP S/4HANA Cloud Public Edition, un ERP con tecnología en la nube que ya cuenta con un largo éxito en el mercado. La implementación fue llevada a cabo por Deloitte debido a su experiencia en este tipo de proyectos y por disponer de un amplio conocimiento dentro del ecosistema SAP.
El desarrollo se compuso de las etapas de Discovery, Diseño (tanto de la parte Logística como Financiera), Construcción y Estabilización. En todas ellas, proveedor y cliente colaboraron conjuntamente para una transición fluida hacia el nuevo ERP y estableciendo las pautas necesarias, desde el entendimiento común de objetivos, que es el despliegue dentro de todo el perímetro nacional de la compañía; hasta la integración completa, también a nivel internacional, en toda la organización en 2025. En estos momentos ya se ha efectuado la implementación en 5 sociedades del grupo en España y el resto de sociedades se encuentran en fase de migración.
Juan Luís Ragel, Finance Product Manager de OK Mobility, ha destacado que “con la implementación de SAP S/4HANA hemos logrado un doble objetivo: avanzar pasos significativos en nuestra estrategia de digitalización al mismo tiempo que hemos redefinido y unificado todos nuestros procesos financieros, adaptándolos a las Best Practices de SAP”.
El resultado ha sido la unificación de las fuentes de información ahorrando duplicidades y gestión para simplificar los procesos y dotarlos de fiabilidad. Además, se ha reducido de forma eficaz el tiempo empleado en la elaboración de informes que, junto con la habilitación de marcos de control para escrutinio de los datos analíticos, permiten una mejor toma de decisiones en la organización. También, la facturación y el reporting se han automatizado al 100% para eliminación de errores humanos y especificaciones concretas de cada transacción. En definitiva, el proyecto ha permitido a OK Mobility una mejor gestión de la flota de vehículos, la simplificación de los procesos de facturación y una mejora general en la productividad del negocio.
Factores clave del éxito
Para Penteo, las claves del éxito de este proceso se basan en la aceptación del cambio, la adaptación guiada el conocimiento de la solución y el desarrollo Ad-Hoc por parte de Deloitte. Al tratarse SAP de uno de los mayores proveedores global de software, haberse dejado orientar por la guía “Best Practices de SAP” ha demostrado ser un factor diferencial en el diseño.
Otro factor a destacar es el desarrollo Ad-Hoc. Debido a la estandarización de la suite de SAP, existía un gap entre las maneras de trabajar de OK Mobility y los procedimientos estándar de SAP. Por ese motivo, encontrar los gaps existentes entre el modelo existente y el modelo TO-BE, así como realizar los desarrollos Ad-Hoc necesarios para cubrir el ciclo completo del proyecto, ha sido otro elemento indispensable.
Retos afrontados
No obstante, Penteo resalta diferentes retos afrontados como el alto volumen de datos a migrar, el cambio de la organización desde procesos manuales a la automatización con el consecuente cambio en la dinámica de trabajo, la incorporación de nuevos desarrollos más acordes a la organización dentro del guion y la escalabilidad necesaria para dar operatividad a los nuevos países incorporados al negocio.
Todo ello, junto con el cumplimiento normativo, crítico para las empresas globales, han supuesto un ejemplo en la forma de cambiar el ERP, una herramienta hoy decisiva para gestionar de manera integral todos los aspectos que incluye el negocio en todo su ciclo de vida, proporcionando la capacidad de adaptación para competir en un mercado cada vez más globalizado.
