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Aunque la mayoría de las empresas, por no decir todas, son conscientes de la necesidad que tienen de optimizar las tareas relacionadas con sus procesos de venta, facturación y cobro, siguen siendo todavía más bien pocas, las que confieren la misma importancia y, por tanto, prestan igual atención, a su gestión de proveedores y compras.
DATISA compañía española especializada en el desarrollo y comercialización de software ERP, que este año cumple 35 de presencia en el mercado, apunta algunas de las claves que permitirán a las empresas gestionar con eficiencia su ciclo comercial y, con ello, optimizar algo más que sus ventas.
Entre los puntos a tener en cuenta para mejorar los índices de ventas pero también todos los procesos relacionados con los mismos, destacan:
- Optimización de los procesos de facturación (incluyendo cobros y pagos)
- Mejora de la gestión de proveedores y compras
- Gestión de representantes, propios o externos
- Gestión de almacén
Otro aspecto clave a tener muy en cuenta es la interrelación entre las diferentes áreas que intervienen en la actividad, entre otras:
- Compras, para evaluar las necesidades de reposición de mercancía, la selección de los proveedores o la negociación de los precios.
- Almacén, para regular las entradas y salidas de mercancía
- Administración para registrar las facturas, llevar a cabo la contabilidad y el control de cobros y pagos.
Por otro lado, cada área de la empresa debe contribuir a la gestión de todo este proceso a través de dos niveles:
- Atendiendo a la especialización necesaria para garantizar la eficacia en la toma de decisiones y, por consiguiente, en la ejecución de las acciones. Las soluciones informáticas ayudan a interrelacionar y poner en valor la información que se genera en cada área concreta de la empresa. Así, por ejemplo, desde el almacén se podrán gestionar con habilidad los albaranes, los depósitos o las devoluciones, mientras que en el departamento correspondiente, se procederá al registro de las facturas recibidas, la conformación de los documentos de compra con los albaranes de entrada o las previsiones de pago.
- Aprovechando al máximo la información registrada y coordinando las distintas fases de la compra, de manera que puedan encadenarse y controlar, por ejemplo, el estado de los pedidos hechos a los proveedores, los albaranes de entrada o las facturas recibidas con sus previsiones de pago correspondientes. A todo ello, se suma otra gran ventaja adicional que tiene que ver con la posibilidad de establecer protocolos de trazabilidad de todas estas acciones, de modo que se pueda conocer en todo momento, cuál es el estado de cada una de las fases del proceso de compra de una manera relacionada.
Isabel Pomar, directora comercial de DATISA, asegura que “para impulsar el crecimiento de las empresas, éstas deben apostar por incrementar las ventas, sí, pero también por obtener el mejor aprovechamiento de las mismas. De poco sirve vender mucho, si por otro lado, se compra en exceso, se sobredimensiona el stock en el almacén o se gestiona de manera ineficaz la relación con los clientes, los márgenes de beneficio, etc. Éstos son sólo algunos errores que pueden ocasionar la pérdida de eficiencia en la actividad comercial de cualquier organización. Para prevenirlos y/o corregirlos, es recomendable apoyar estos procesos en herramientas tecnológicas que ayuden a la toma de decisiones”.
Aunque parece que llevar este control sobre los procesos de gestión comercial se debiera circunscribir al entorno de las empresas productoras, industriales o comercializadoras, lo cierto es que el sector servicios también obtiene una clara ventaja en la optimización de todo este proceso, máxime cuando hablamos de empresas con varios centros de trabajo, en las que la gestión administrativa centralizada, permite mejorar la toma de decisiones.
