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La capacidad de las soluciones de gestión empresarial para mecanizar las tareas administrativas, no debe servir de referencia a aquellas organizaciones que estén pensando en optimizar su gestión con estos aplicativos.
Según Datisa, la mecanización de las tareas administrativas no debe estar en la mente de las pymes que buscan un ERP para agilizar su gestión. Este aspecto es inherente al propio concepto, por lo que deberán primar otras cuestiones como la capacidad de integrar las funciones operativas con el sistema financiero, contable, de tesorería, etc., la inclusión de opciones de planificación financiera que permitan trabajar con presupuestos contables y de tesorería, la posibilidad de facilitar ratios y su disposición para optimizar el control analítico del negocio
Como explica Isabel Pomar, directora comercial de DATISA, “mecanizar las tareas administrativas está en el fondo de todos los ERP por lo que no deberá ser un criterio de peso a la hora de decidirse por una solución u otra. Las pymes deberán mirar un poco más allá de su día a día para determinar qué aplicativo funcionará mejor en su negocio. Además del precio, que deberá analizarse desde una perspectiva global y teniendo en cuenta el retorno de la inversión, los responsables de las pymes, deberán tener más en cuenta, los aspectos funcionales de la solución y sus aplicaciones reales al conjunto de su negocio para establecer algunas pautas que les permitan decidir positivamente”.
Cinco funciones clave de un ERP
Las soluciones de gestión empresarial son estratégicas para automatizar, pero también, para controlar funciones básicas en cualquier organización. Todavía sorprende el hecho de que el criterio tradicional por el que muchas pymes siguen “comprando” un ERP, responde más a un objetivo de mecanización de las tareas administrativas que al hecho de entender esa solución como la plataforma necesaria para dar coherencia a su negocio.
Es decir, como una herramienta que les permita conocer la información que se genera y maneja dentro de la empresa para poder tomar decisiones basadas en objetivos reales y actualizados y comparar los objetivos previstos con las metas alcanzadas. Si las empresas no disponen de toda esa información, realmente no podrán ser coherentes en el desarrollo de sus negocios.
Desde el punto de vista funcional, existen cinco elementos clave que deberán tenerse en cuenta a la hora de decantarse por una solución u otra:
- Que las funciones que tienen que ver con las gestiones operativas (almacén, compras, ventas, producción,…) estén íntimamente integradas con el sistema financiero, con el contable, con el de tesorería y con el de inmovilizado.
- Que disponga de funciones automáticas de planificación financiera para trabajar con presupuestos contables y de tesorería, no solamente en la concepción automática de los mismos, sino en su establecimiento lógico, basado en históricos, en tendencias, etc. para poder obtener desviaciones en tiempo real.
- Que sea capaz de controlar las posiciones previstas en tesorería en las diferentes entidades con las que trabaje la organización, a todos los niveles. Es decir, que analice no sólo aquello relacionado con las compras o las ventas sino también lo que tenga que ver con los pasivos y los activos financieros que proporcionan rentabilidad.
- Que facilite ratios. Los ratios son indicadores de las salud financiera de la empresa por lo que, si ésta no dispone de un control basado en ratios, difícilmente sus responsables podrán calibrar bien la posición de sus operaciones.
- Que proporcione un detallado control analítico para aprovechar al máximo el potencial de la información que se genera en la empresa.
En definitiva, las soluciones de gestión empresarial, deberán ser una herramienta sobre las que las empresas deberán apoyar sus procesos para garantizar su estabilidad, su rentabilidad y sobre todo, su salud financiera.
