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Disponer de información sólida y precisa, siempre es clave para la toma de decisiones en el ecosistema pyme. Pero, en los casos en los que la Dirección y la propiedad del negocio, son entes diferentes, esta información resulta estratégica para que todos entiendan el cómo y el porqué de la situación empresarial.
En este sentido, los expertos de Datisa, explican las cinco claves para generar una información financiera óptima que reporte beneficios tanto a la Dirección como a la propiedad del negocio:
- TRANSPARENTE para generar confianza. Se consigue, fundamentalmente, con información contable que proviene de las áreas financieras. Este entorno es el que tiene el conocimiento económico -a través de los datos- de lo que sucede en la organización. Puede generar un balance de situación para visualizar la estructura financiera de la empresa. También para determinar su capacidad de financiación en ese momento preciso. Por otro lado, la cuenta de pérdidas y ganancias arroja información sobre los resultados que se obtienen. Y, por tanto, indica a la propiedad si la gestión está tomando buenas decisiones o si es necesario intervenir.
- PERIÓDICA. Es decir, que la información, además de ser transparente, debe ser periódica y previsible. Por ejemplo, con informes mensuales que arrojen una foto fija de situación. Y, otra imagen más dinámica de resultados. Esta periodicidad, debe facilitar también la comparativa para tomar referencias de años anteriores, del mejor/peor año, etc. La idea es que Dirección y propiedad dispongan de información para contrastar y tomar decisiones óptimas.
- INMEDIATA para generar y disponer de la información en el momento oportuno. Es posible que, en algún momento, la propiedad reclame datos de improviso para tener una foto más clara de un período concreto. La capacidad que tenga la dirección financiera para elaborar rápidamente esa información al detalle será vital. De lo contrario, podrían surgir suspicacias o la percepción de un bloqueo de transparencia que podría derivar en la pérdida de confianza hacia la Dirección.
- PROFUNDIDAD para generar información de negocio bien estructurada, y presentada desde diferentes prismas de análisis. Por ejemplo, una contabilidad analítica que complemente las cuentas de pérdidas y ganancias. O una planificación presupuestaria que proporcione información sobre la evolución prevista de cada gasto y su respuesta real. Esta profundidad proporciona una visión de negocio poliédrica que ayuda a entender mejor lo que, de verdad, está pasando en la organización. Si el análisis no es profundo, se presenta una información plana y sin matices que podría crear fricciones potenciales entre la visión de la propiedad y el entendimiento del negocio por parte de la Dirección.
- TECNOLOGÍA para hacer que la información sea transparente, inmediata, periódica y profunda. Las empresas necesitan datos bien etiquetados, que se puedan explotar, ya sea con las analíticas profundas y detalladas que proporcionan los ERP, o con la información gráfica e intuitiva que ofrecen las soluciones de BI. La tecnología es clave para dotar a la información de las características que necesitan Dirección y propiedad para desempeñar sus funciones. Pero, también, para hacerlo de manera inmediata y sencilla, con un solo clic. La tecnología permite organizar la información, explotarla adecuadamente y acceder a ella en el momento en el que se necesita.
Pablo Couso, director comercial de Datisa dice que “la información de negocio debe ser transparente, periódica, inmediata y profunda. Las pymes que dispongan de la tecnología adecuada podrán cumplir con estos cuatro requisitos. Las que no, seguirán encontrando dificultades para argumentar los resultados que obtienen en cada ejercicio. Y, peor aún, basando sus decisiones en datos planos y, a veces, imprecisos. O respondiendo tarde a requerimientos de clientes y/o proveedores”.
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