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El crecimiento del comercio electrónico, así como la aparición de nuevos modelos comerciales -especialmente derivados de la pandemia- está acelerando la globalización de la economía. La integración entre ecommerce y ERP ayuda a incrementar las ventas y reducir los costes. Básicamente porque se minimiza la tasa de error al automatizar muchas tareas, al utilizar el dato único y al facilitar el intercambio bidireccional de información. Y, en general, porque la integración entre ambas plataformas permite optimizar los procesos asociados a la actividad propia de la tienda online.
Ahora bien, como explica Pablo Couso, director comercial de Datisa “la interacción entre ecommerce y ERP impulsa la reorganización de los procesos comerciales, pero, requiere que ambas soluciones estén diseñadas para poder hacerlo”. La unión de ambas plataformas supone un valor diferencial en el mercado por lo que la gestión integrada impacta en positivo sobre la competitividad del negocio”.
En términos generales la integración del software ERP y las plataformas de correo electrónico mejora la gestión contable, el flujo de caja y, por supuesto, todo el proceso comercial -inventarios, proveedores, ventas, almacén, etc.- Pero, la pregunta clave que deben hacerse las pymes que operen en un entorno de comercio digital es la siguiente: ¿por qué integrar ambos sistemas aumenta la eficiencia de los procesos? Pablo Couso propone algunas razones que pueden ayudar a despejar las dudas:
- Evita la pérdida de información y la generación de silos.
- Automatizar funciones de forma integrada minimiza la duplicación de tareas, reduce el margen de error y acorta los tiempos dedicados a funciones de escaso valor.
- Permite que la información fluya libremente. Para que la tienda virtual funcione bien es necesario que la información circule de manera bidireccional entre la plataforma de ecommerce y el ERP. Para agilizar todos los procesos y facilitar la toma de decisiones ambos sistemas deben poder intercambiar fácilmente datos sobre disponibilidad de stock, promociones, precios, plazos de entrega, etc.
- Facilita la gestión de pedidos en todas sus fases al sincronizar la información y hacer que el proceso sea más rápido y seguro. Toda la información sobre existencias y reposición estará online y visible.
- Simplifica el seguimiento y control de los cobros y pagos. Al realizar un pedido en la plataforma de ecommerce, la información sobre facturación y cobro pasa automáticamente al ERP. No hay que volver a introducir la información manualmente. Se pueden rastrear los cobros y pagos y configurar los flujos de trabajo, por ejemplo, para reclamar las facturas pendientes.
- Optimiza la gestión de stocks ya que el ERP actualiza la información de disponibilidad en tiempo real después de cada pedido que se hace en la tienda online. Esto elimina el riesgo de no poder servir los pedidos por falta de stock o de incrementar sustancialmente los costes por acumular demasiadas existencias.
- Mejora la gestión de la relación con el cliente. En este sentido, si la organización optimiza, por ejemplo, la gestión de proveedores puede ofrecer mejores precios, promociones y condiciones de entrega. La relación es directa: si se controlan los costes, se puede vender con mayores descuentos y márgenes más amplios. Pero, las ventajas para el cliente son aún mayores. Con soluciones conectadas, su información siempre está actualizada y disponible al operar con una única BBDD centralizada. Los contactos creados en la plataforma de comercio electrónico se suman directamente a la base de clientes del ERP. por lo tanto, es fácil modificar o consultar, por ejemplo, el historial de compras. Y, así, ofrecer un mejor servicio. En definitiva, un mejor conocimiento del cliente, mejor atención y un seguimiento más detallado, impactan en positivo sobre su experiencia de compra.
