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El distribuidor mayorista de informática ha sustituido la complejidad y poca eficacia de las hojas de cálculo por un entorno en el que Sage CRM, integrado con su ERP Sage 100, y una herramienta de Cuadros de Mando le permiten realizar un detallado seguimiento de sus acciones comerciales.
Orbit Consulting Group, compañía desarrolladora de sistemas y soluciones TI para las Pymes, ha desplegado en Cartronic Group, empresa distribuidora de productos y soluciones de informática, un entorno integrado compuesto por Sage CRM, el ERP Sage 100 y una herramienta de Cuadros de Mando para gestionar de forma detallada los ciclos de preventa y venta (oportunidades, previsiones, seguimiento, comunicaciones) e impulsar su crecimiento empresarial.
La puesta en marcha de una nueva estrategia de negocio que incluye proyectos integrales con un alto valor añadido, junto con los planes de expansión internacional de la empresa con sede principal en San Sebastián de los Reyes (Madrid), determinó la revisión de sus procesos comerciales y sus soluciones de gestión para comprobar su eficacia ante la nueva situación.
La compañía detectó que con los módulos de contabilidad y gestión comercial de su ERP Sage 100, implantado hacía 14 años, no podía responder a su necesidad de realizar un detallado seguimiento de las oportunidades y ciclos comerciales. Lo complementaba con el uso de Hojas de Cálculo “pero la dinámica era muy farragosa y poco eficaz. Obteníamos una mínima foto de lo que estaba pasando”, indica José Manuel Fernández Cobo, director comercial de Cartronic Group.
Proyecto realizado en solo un mes
Identificada la necesidad de automatizar en un software CRM su proceso comercial y tras descartar opciones como Sugar CRM, Cartronic Group confió en Orbit Consulting, Group, Silver Partner de Sage y responsable del mantenimiento de su ERP Sage 100 desde hacía diez años, el despliegue de una solución integral que respondiera a sus necesidades pivoteando sobre Sage CRM.
Tras un periodo de análisis y consultoría para ajustar al máximo la parametrización de Sage CRM a los flujos comerciales de Cartronic Group, y más allá de las capacidades propias del sistema, Orbit enriqueció la solución desarrollando una herramienta para la creación de Cuadros de Mando e informes ad hoc orientados a la dirección. Se encargó, también, de integrar Sage CRM con el ERP Sage 100 para permitir la consulta de información almacenada en él relativa a ventas, así como la generación automática de pedidos y presupuestos.
“El proyecto se desarrolló en solo un mes. Realizamos un trabajo conjunto muy fructífero en el que se mezcló a la perfección nuestro conocimiento respecto a lo que necesitábamos con la gran experiencia de Orbit en este tipo de despliegues”, apunta el director comercial de Cartronic Group, que cuenta con el soporte continuo de Orbit para resolver cualquier incidencia que pueda surgir.
Beneficios tecnológicos y de negocio:
En la actualidad, 17 usuarios del área comercial y de administración utilizan la solución. “Antes estábamos en una nebulosa. Hemos pasado de no ver nada a verlo casi todo”, destaca José Manuel Fernández Cobo, “Tenemos los datos necesarios y una visión integrada del ciclo comercial para seguir al detalle las oportunidades con el fin de convertirlas en pedidos”.
- Acceso universal. La conexión a Sage CRM, simplemente a través de cualquier dispositivo con navegador, flexibiliza al máximo el trabajo del equipo comercial y permite asegurar su utilización en las delegaciones internacionales actuales y futuras.
- Máxima facilidad al incorporar y consultar información. Los comerciales pueden reflejar en el CRM cualquier acción, contactos por teléfono, email…, registro de ofertas, envío de documentación, etc. Cuando esa oportunidad ya es pedido, se vuelca en el ERP pulsando simplemente un botón y pasa a los departamentos de administración y logística para su tramitación. El equipo directivo cuenta con Cuadros de Mando e informes ad hoc intuitivos para tomar las mejores decisiones.
- Escalabilidad para responder a nuevos retos de negocio. Descubiertas las múltiples funcionalidades de Sage CRM, Cartronic Group quiere ampliar su uso integrando otros procesos como gestión de productos defectuosos, líneas de consultas a clientes, etc. Su objetivo es convertir a Sage CRM en el sistema core de su negocio, y a su ERP en un backoffice de facturación. Además, prevé expandir los Cuadros de Mando a todo el equipo comercial.
