Aterrizando en la nube

Externalizando servicios de soporte

En las últimas décadas, hay una tendencia general en las empresas (especialmente las PYMEs) a externalizar muchos ‘servicios de soporte’ y centrar sus esfuerzos y recursos en el núcleo de su negocio. Las principales áreas que son objeto de esta externalización son la contabilidad, los recursos humanos, los sistemas de información y telecomunicaciones, la prevención de riesgos laborales, los servicios legales o la publicidad y marketing.

El objetivo es pagar únicamente por los servicios o proyectos desarrollados, tratando de cambiar costes fijos por costes variables en la medida de lo posible. El modelo de gestión varía de contratos laborales con empleados a contratos por proyecto o servicio entre empresas.

Dos son los principales motivos de las empresas para llevar a cabo esta externalización. Por un lado, la reducción de personal fijo que supone, reduciendo costes en la mayor parte de los casos y los problemas derivados de la gestión de la plantilla (formación, vacaciones, bajas, faltas de motivación…). Y por otro lado, la utilización de empresas especializadas y experimentadas en las diferentes áreas, que proveen un conocimiento experto, el cual la empresa sólo necesita utilizar de manera puntual.

Un caso concreto dentro de esta tendencia generalizada es la externalización de los datos de la empresa y las aplicaciones de gestión. Se trata de utilizar todo un catálogo de servicios y aplicaciones de gestión ofrecidas a través de internet con la finalidad de responder a las necesidades de cada negocio, de forma flexible y escalable en caso de picos de trabajo, pagando únicamente por el consumo efectuado. Esta una nueva fórmula de gestión, que se puede definir como la tecnología que provee servicios de gestión a través de internet, está cada vez más extendida sobre todo en Estados Unidos y Europa, y es lo que se ha denominado ‘cloud-computing’.

Introduciendo la nube

Si la primera gran evolución en los sistemas de información fue la aparición en los años 80 del ordenador personal, y en los años 90, se produjo una segunda evolución importante con la aparición de Internet, que facilitó la interconexión de personas y negocios. Ahora, con el cloud-computing se está produciendo una tercera gran evolución, la forma de utilizar la tecnología sin necesidad de preocuparse por el funcionamiento y mantenimiento de los sistemas.

Puesto que cada usuario pagará únicamente en función del uso que haga de cada servicio, el cloud-computing hace accesible para empresas de cualquier tamaño los recursos tecnológicos utilizados por empresas más grandes y poderosas. Y lo que es aún mejor, lo hace de una forma rápida, cómoda y asequible incluso para usuarios sin un amplio conocimiento técnico. Sin duda, este nuevo paradigma supone un gran avance para los sistemas de gestión de las PYMEs, ayudando en la optimización de procesos, ahorro de costes y mejora de su eficiencia.

Pero hay cosas que no se pueden cambiar de un día para otro. Se trata de cambios culturales que tienen más que ver con la parte irracional que con los datos objetivos. Y en muchos casos, esto es un poco lo que le ocurre a las empresas con el cloud-computing. La desconfianza hacia ‘la nube’ en las empresas tiene más que ver con las sensaciones que con la realidad.

Muchas empresas no se fían de ‘la nube’ a la hora de adoptar este modelo de negocio y utilizar alguno de los servicios disponibles. Parece que es más fiable tener las aplicaciones o datos en un servidor propio, que tenemos en la habitación de al lado, que tenerlos en la nube, aunque la disponibilidad lograda por el modelo por el cloud-computing sea mayor, el coste global pueda ser más económico o incluso sea más fácil perder información en nuestro propio servidor.

Tres son los principales motivos esgrimidos por las empresas para justificar esta indecisión: no ver claras las ventajas técnicas y el ahorro de costes que se puede conseguir con este tipo de tecnología, la gestión de este tipo de servicios y la inseguridad que produce que los datos de la empresa se encuentren almacenados en un servidor externo.

No obstante, la mayoría de las empresas utilizan, probablemente sin ser conscientes, ya algunos servicios en la nube. Servicios como el correo electrónico, las transferencias electrónicas con el banco o, más recientemente, el uso de las redes sociales se han instalado definitivamente en las operaciones cuotidianas de las empresas.

La externalización de estos procesos y las empresas que ofrecen este tipo de servicios también ofrecen importantes ventajas:

El negocio de las empresas que ofrecen estos servicios, es precisamente ese, el de almacenar información y ofrecer valor añadido a sus clientes a través de aplicaciones de gestión. Su negocio no es robar información o compartirla con la competencia o cualquier otra entidad.

Hay que tener en cuenta que cualquier ‘escándalo’ de este tipo, supondría la pérdida total de la credibilidad para este proveedor y por lo tanto, el fin de su negocio. Estas compañías invierten importantes sumas de dinero cada año para mejorar y reforzar sus sistemas de seguridad.

Una compañía que ofrece servicios de externalización no puede correr el riesgo de que sus clientes no puedan acceder a su información en cualquier momento, así que periódicamente refuerzan la infraestructura que da soporte a estos accesos. Este factor supone una gran inversión en sistemas de redundancia como dobles líneas de acceso, dobles servidores, fuentes de alimentación adicionales... Este considerable coste, inaccesible para una empresa individual de tamaño medio, se diluye entre todos los clientes del servicio.

Las empresas que se decantan por externalizar estos servicios se olvidan por completo de los problemas derivados del uso de la tecnología como el mantenimiento y escalabilidad (propiedad de adaptar los recursos a los incrementos de las necesidades en cada momento) de los servidores de aplicaciones, las actualizaciones de software o la importante tarea de realizar copias de seguridad, pudiendo centrar sus esfuerzos y recursos humanos y económicos en las operaciones principales de su negocio.

Modelo Saas (software como servicio)

A diferencia de los modelos tradicionales del software de gestión, basados en su mayoría en la venta de licencias de uso, el ‘cloud-computing’ permite ofrecer un modelo de software como servicio (saas). Se abandona por lo tanto, las típicas fases que formaban un típico proyecto de implantación de software de gestión: proyecto de implantación, compra de licencias, posible compra o ampliación de servidores, mantenimiento de servidores, renovación anual de licencias,... En el nuevo modelo las únicas inversiones a realizar son posiblemente un proyecto de consultoría de implantación y las cuotas mensuales (en función de las condiciones establecidas contractualmente con el proveedor del servicio) por el uso del software, lo que sin duda reduce el ROI (retorno sobre la inversión) de este tipo de proyectos, y en muchas ocasiones, el tiempo de implantación de la solución de negocio.

Actualmente, el catálogo de servicios que se ofrecen bajo este modelo es muy amplio, y continúa aumentando a gran velocidad. Cada vez son más las empresas que ofrecen sus aplicaciones en la modalidad de pago por servicio. Estas aplicaciones pueden ir desde simples procesadores de texto y editores de imágenes, a potentes sistemas de gestión integral de todos los departamentos de una empresa (ERP) pasando por la gestión de los clientes (CRM) o alojamiento de páginas web y bases de datos.

Y la tendencia es que sigan apareciendo nuevos productos y servicios que amplíen el catálogo disponible en la nube. De hecho, en los próximos meses asistiremos a un hecho sin precedentes, la presentación de todo un sistema operativo en la nube, de la mano del principal actor en este nuevo paradigma como es Google con su Chrome OS.

En definitiva, que la nube está aquí, eso es una realidad. Y la mejor cosa que pueden hacer las PYMES es dejar de lado sus miedos y estudiar las diferentes opciones que este nuevo modelo les ofrece.

ambarCube Business Intelligence Saas

Uno de los servicios que hasta ahora estaba reservado casi de forma exclusiva para las grandes organizaciones era la inteligencia de negocio (business intelligence). Las herramientas de business intelligence ayudan a los dirigentes de las empresas a entender, analizar e incluso predecir su funcionamiento general. Estos modelos, que son capaces de tomar información de cualquier origen, convierten los datos existentes en la empresa en información útil y relevante accesible para los responsables de la toma de decisiones en el momento en que la necesitan.

By Fran Magdalena, Sales Manager AmbarCube, LiteBI Certified Partner

Litebi es una herramienta de business intelligence basada en el modelo de software como servicio que ofrece a empresas de cualquier tamaño la posibilidad de acceder a potentes herramientas de análisis y toma de decisiones.

La empresa sudafricana ambarCube (www.ambarcube.co.za), con una amplia experiencia en consultoría estratégica y tecnológica, es la encargada de introducir este novedoso concepto de gestión en Sudáfrica.