¿Deben las empresas borrar los discos duros de los ex-empleados para cumplir con la Ley de Protección de Datos?

La destrucción por parte del PP de los discos duros de los ordenadores de su ex-tesorero Luis Bárcenas amparándose en la Ley Orgánica de Protección de Datos ha sembrado muchas dudas. ¿Es necesario eliminar toda la información del PC de un empleado cuando este deja la empresa? La ley no dice eso.

El juez Pablo Ruz, instructor del caso Bárcenas, se llevó una buena sorpresa ayer cuando se dispuso a analizar los dos ordenadores portátiles del ex-tesorero del Partido Popular que había solicitado a esta formación para cotejar la información de los denominados "papeles de Bárcenas": uno de los equipos (de la marca Toshiba) no tenía disco duro y el otro (un MacBook) mostraba señales de que el dispositivo de almacenamiento había sido reemplazado. El PP confirmó que había destruido los discos duros porque, según aseguran fuentes internas, la Ley de Protección de Datos “obliga” a formatear el ordenador cuando un usuario lo devuelve a la empresa para que lo pueda usar otro empleado.

Esta afirmación ha causado sorpresa e incluso alarma entre muchos empresarios y responsables de tecnologías de la información, que hasta ahora desconocían esta estricta “medida legal”. Pero lo cierto es que Ley de Protección de Datos no estipula la obligatoriedad de dicho procedimiento. Al contrario, a borrar o destruir totalmente dichos discos duros el Partido Popular puede haber infringido otras normativas que pueden comportar importantes consecuencias legales.

Lo que estipula la LOPD

Concretamente, el reglamento que desarrolla la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal especifica en su artículo 92.4 que "siempre que vaya a desecharse cualquier documento o soporte que contenga datos de carácter personal deberá procederse a su destrucción o borrado, mediante la adopción de medidas dirigidas a evitar el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior." Esta medida va encaminada a evitar, por ejemplo, que se tire a la basura un ordenador con datos de clientes o empleados y acaben cayendo en manos de extraños; pero no se refiere a cuando el equipo se asigna a otro empleado como asegura el Partido Popular. En cualquier caso, solo deberían borrarse los datos o ficheros personales del anterior usuario, que tampoco deberían estar en el equipo.

Dado que es de suponer que los ordenadores que usaba el que fuera gerente y tesorero de esta formación política durante casi dos décadas contenían algo más que datos personales, los expertos señalan que el borrado o destrucción de toda la información almacenada podría infringir otras leyes. Por ejemplo, está prohibido eliminar cualquier información que pueda ser necesaria para una investigación judicial en curso. También es obligatorio conservar cinco años la información contable para ponerla a disposición de la Agencia Tributaria en caso de que esta la solicite para efectuar alguna comprobación. Pero respecto a arrancar o cambiar discos duros antes de entregar ordenadores a un juez, de momento no hay nada escrito...

¿Qué hace tu empresa cuando asigna un ordenador a otro empleado? ¿Borra todo el disco duro?

Imagen: Freedigitalphotos.net