En el pasado, las empresas se han gastado enormes cantidades de dinero en Business Intelligence, pero no siempre han logrado los resultados esperados. La evidencia de esto lo pone de manifiesto las quejas de los usuarios por la falta de calidad de los datos, herramientas y sistemas de BI de difícil manejo, así como informes sobrecargados de información, rutas para generar informes incompletas o datos imprecisos que afectan a la toma de decisiones. Estas deficiencias están causadas principalmente por debilidades funcionales y organizacionales en la implementación de proyectos de BI.
A la hora de acometer cualquier proyecto nuevo de BI es esencial aprender de los errores de otros anteriores con el fin de no cometer fallos. En Information Builders hemos recopilado las diez reglas de oro que debe seguir todo proyecto de BI.
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Definir los requisitos funcionales.
Las comparaciones los Indicadores de Rendimiento Clave (KPI) son el centro de todas las aplicaciones de BI. El equipo del proyecto, compuesto por empleados del departamento en cuestión y el de Tecnologías de la Información debe,determinar primero qué información deberían suministrar las aplicaciones de BI, cuándo necesita estar disponible y en qué formato. ¿Deberían analizarse y estar disponibles las cifras de ventas de los meses, semanas o días pasados? ¿Quién necesita las aplicaciones de BI para analizar las tendencias en el comportamiento del cliente? ¿Son necesarias las herramientas de data mining para realizar análisis estadísticos?
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Definir grupos de usuarios.
El equipo del proyecto debe definir quiénes serán los usuarios de la solución de BI. Generalmente existen tres grupos de usuarios: usuarios generales de informes; productores y analistas que evalúan el material de los datos; y finalmente los planificadores y directores que deciden los objetivos.
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Involucrar a los usuarios desde el principio.
El departamento de TI debería crear un prototipo simple de la solución en la etapa inicial. De esta forma, se puede llevar a cabo una revisión para asegurar que los requisitos fundamentales se incluyen desde el comienzo. Durante la implementación de un proyecto de BI, los empleados del departamento deben siempre ser siempre incluidos en paralelo a esto, ya que estos individuos estarán trabajando con las aplicaciones de BI en el futuro. Al probar el prototipo, son ellos los que pueden determinar si el proyecto sigue el camino adecuado.
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Obtener el apoyo de la dirección.
El equipo del proyecto debe asegurarse el respaldo de la dirección. Esta es la única manera de incorporar los objetivos a largo y corto plazo. La implementación se monitoriza por medio de una comparación permanente de KPI de los ratios operativos más importantes.
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Identificar los Indicadores de Rendimiento Clave (KPI) requeridos.
Las cifras operativas son necesarias para la gestión de los procesos de la compañía. El equipo del proyecto debe definirlos consultando con el departamento especialista. Por ejemplo, en el manipulado y producción de materiales, KPIs como “costes del material por componente” o “facturación por empleado” son variables probadas. Esto facilita determinar si los objetivos se han logrado o no.
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Asegurar la calidad e integración de los datos.
La integración de los datos es un factor decisivo en el éxito de un proyecto de BI. El equipo debe identificar los sistemas operacionales en los que la información requerida está disponible y cómo se debe acceder a esos datos, si de forma nativa o mediante un data Warehouse. El acceso nativo es la mejor opción cuando se requiere información actualizada. Si la calidad de los datos brutos no es suficiente, debe ser mejorada con las herramientas de software adecuadas para acceder a todas las fuentes de datos.
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Averiguar qué herramientas de BI ya están disponibles en la compañía.
Muchas empresas que quieren implantar soluciones de BI empiezan desde cero. De hecho, es bastante probable que existan aplicaciones aisladas dentro de equipos y departamentos, y como resultado de ello se usan una variedad de herramientas de BI, siendo las más comunes las hojas de cálculo. Cuando se empieza un proyecto nuevo, hay que decidir si las herramientas existentes de usuario final deben continuar siendo utilizadas o si deberían ser totalmente reemplazadas. En la mayoría de los casos, es preferible estandarizar en un único sistema de BI para asegurar la consistencia del suministro de información a través de la empresa.
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Elegir el software de BI adecuado.
Con una Prueba de Concepto, el equipo del proyecto toma la decisión final sobre el software más adecuado basándose en un informe específico. Este procedimiento permite al equipo del proyecto asegurar un mayor grado de certidumbre sobre si el software se adapta a las necesidades particulares de su negocio.
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Limitar el tiempo de ejecución del proyecto.
En este punto podemos aplicar la vieja regla: “todo lo que lleve más tiempo de seis meses ya no es un proyecto, sino un problema”. Cuando se trata de implementar nuevos proyectos de BI, los departamentos deben centrarse y proceder a través de pasos claramente definidos. Se deberían diseñar sub-proyectos para que los primeros módulos ejecutables y operacionales estuvieran disponibles en dos o tres meses. -
Un proyecto de BI está en evolución constante.
Las necesidades de las empresas varían constantemente y esto mismo es aplicable a una aplicación de BI. Todas las soluciones de BI deben desarrollarse y optimizarse continua y permanentemente. Esta es la única manera de que puedan satisfacer los requerimientos de la compañía.
Acerca de Information Builders
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WebFOCUS es la plataforma de inteligencia empresarial de Information Builders. Proporciona a las empresas internacionales la seguridad, la escalabilidad y la flexibilidad que necesitan a todos los niveles. Su simplicidad ayuda a crear aplicaciones ejecutivas, analíticas y operativas capaces de llegar a decenas de millones de usuarios. El software de la subsidiaria iWay cuenta con motores de integración multiusos de tecnología punta capaces de satisfacer todos los requisitos de SOA, aplicaciones, datos y gestión de la información. Los principales proveedores de plataformas de software incorporan sus adaptadores de integración. Juntos, estos productos ofrecen a los clientes de Information Builders la posibilidad de dar vida al eslogan de la compañía: “Su empresa, sin barreras”.
