Valor Brands es una compañía perteneciente al Grupo PIMABE, especializada en la fabricación y comercialización de productos higiénicos desechables, como pañales para bebés, artículos de protección femenina, etc. Como uno de los principales proveedores de este tipo de productos a nivel mundial, el grupo mexicano fabrica en varios países y posee uno del los portfolios de patentes más extensos en su mercado, a nivel mundial.
La filial Valor Brands Europe se creó en 1974, para atender a los mercados de Europa y Norte de África, como mayorista de la prestigiosa marca de pañales y toallitas húmedas para bebés 'Moltex'. La organización también comercializa pañales con las marcas “Baby-Up” y “AquaKids”, y productos de incontinencia para adultos con la marca “Affective”, que destacan por su calidad certificada y precio competitivo. Otra de sus actividades es la fabricación de marcas blancas y para franquicias.
La filial tiene su central en Toledo, aunque también cuenta con delegación en Portugal.
Uno de los rasgos distintivos de la organización es la innovación. A modo de ejemplo, Valor Brands fue el primer proveedor de pañales para bebés ecológicos y desechables, que ya ocupan un lugar destacado en las principales cadenas de distribución de nuestro país.
Esta misma apuesta por la mejora continua se hace desde la división médica de la organización, especializada en la elaboración de artículos para las pacientes en cama, que suministra a diversos hospitales.
El proyecto, paso a paso
Durante años, Valor Brands Europe llevó a cabo su gestión con el sistema de información global del Grupo PIMABE, que había sido parametrizado desde su matriz en México. "Se trataba de una solución muy rígida, que además no recogía las particularidades del mercado europeo, muy diferente del latinoamericano", explica Eduardo Barreiro, Director Financiero de la organización.
Fruto de estas limitaciones, en 2008, Valor Brands Europe se planteó buscar una solución ERP de un proveedor local, que fuera capaz de responder a sus necesidades concretas y que, dentro de sus características estándar, le proporcionara una mayor flexibilidad en la gestión.
La organización estudió varias soluciones ERP en el mercado español, para decidirse finalmente por la suite Sage ERP X3. Entre sus principales razones destacó el hecho de que esta solución ya cubría una necesidad concreta de Valor Brands Europe, que el resto de aplicativos necesitarían desarrollar desde cero. Se trataba del manejo de plantillas comerciales con clientes, necesarias para el control de los descuentos aplicados y de las promociones realizadas con cada uno de ellos, dentro de un complejo proceso de facturación en el que los descuentos se encadenan con políticas de centrales de compra.
"El que Sage ERP X3 ya tuviera desarrollada esta funcionalidad supuso un plus para la solución. También fueron decisivos su precio competitivo y la confianza que nos generaron los técnicos y consultores de Sage con los que tuvimos contacto", comenta el portavoz de la organización.
Sage ERP X3 se puso en marcha en la empresa, el 1 de enero de 2010, con el inicio de su año fiscal. Valor Brands Europe había adquirido la mayor parte de sus módulos y el despliegue de la solución se había llevado a cabo de forma paralela, por un lado, en el área contable y financiera y, por otro, en compras, pedidos y almacén.
El estándar de la solución cubría la mayoría de las necesidades de la organización, aunque el equipo de Sage tuvo que abordar dos desarrollos puntuales.
El primero de ellos se diseñó para el cálculo y emisión automática de abonos a clientes, en función de sus consumos. El segundo pretendía facilitar todo el control del gasto en los clientes, para gestionar su rentabilidad.
"Valor Brands Europe opera como un mayorista, sirviendo a las grandes superficies y a centrales de compra, en mercados específicos como el farmacéutico. Invertimos en cada cliente en función de sus consumos y necesitábamos que nuestro sistema de gestión fuera capaz de imputar automáticamente estas inversiones como gastos, incluido el coste del envío de las mercancías", explica Eduardo Barreiro.
En Sage ERP X3 también se integró el intercambio de facturas y pedidos electrónicos con clientes, vía EDI. "Se trataba de una funcionalidad que necesitábamos, sobre todo, para el negocio con grandes superficies y que evita tener que introducir los pedidos recibidos por email o fax, de forma manual", afirma el Director Financiero de Valor Brands Europe.
La gestión del cambio en el proyecto fue fácil.
"Todos nuestros empleados estaban satisfechos con el despliegue de Sage ERP X3 y volverían a hacerlo, porque la solución ha facilitado su trabajo diario", asegura el portavoz de la filial. Hoy, la suite se utiliza de manera continua por el 50% de los empleados de la organización.
Principales beneficios para la organización
Las funcionalidades de Sage ERP X3 en el área contable y financiera y, en especial, sus capacidades para los marcajes, el control de cobros y pagos, y para la facturación, han supuesto un cambio sustancial en la organización, "debido a que nuestro programa anterior no estaba conceptualizado para el mercado español. Ahora la gestión es mucho más sencilla y los usuarios están más contentos", comenta Eduardo Barreiro.
La suite de Sage también ha tenido un impacto positivo en la gestión de clientes y tarifas. "La solución es mucho más abierta y flexible. Ahora es más fácil definir tarifas con vigencias puntuales y para clientes concretos, lo que nos permite adaptarnos mejor a sus necesidades", afirma el Director Financiero de la empresa.
Sage ERP X3 también ha facilitado la gestión de compras y proveedores, incorporando una funcionalidad específica para el control de stocks en tránsito. "La solución permite que en las valoraciones del stock se tengan en cuenta no sólo las existencias que ya están en almacén, sino también la mercancía que viaja en transporte marítimo, desde México con destino a España y que puede llegar a representar hasta un 40% de nuestro stock total", explica Eduardo Barreiro.
Por otro lado, el despliegue de la solución ha agilizado el manejo de presupuestos y pedidos, "sobre todo, para las exportaciones, en las que se aplican proformas, para la posterior generación de los pedidos", comenta el portavoz de la filial.
Valor Brands Europe cuenta con un almacén propio en Toledo y con otros dos externos, en Portugal y Valencia, además de un cuarto espacio de capacidad inferior en Canarias. Los principales beneficios de Sage ERP X3 en el área logística radican en la agilidad de los traspasos internos.
El módulo de la suite para la gestión de almacén también se integra con el control de la tesorería, para facilitar la valoración de inventarios, el control de costes y de los precios medios. Además, la solución automatiza el control de caducidades para las toallitas húmedas, que suponen un 10% del stock total.
Uno de los proyectos tecnológicos de futuro en Valor Brands Europe, también está ligado a la gestión de almacén, "donde pretendemos poner en marcha el control por radiofrecuencia y la gestión de trazabilidades de Sage ERP X3, para el óptimo control de los productos y de sus movimientos, desde que salen de México, hasta que se le entregan al cliente final", añade Eduardo Barreiro.
En los pedidos de clientes y en los albaranes de entrega, la suite también incorpora un campo con la información del transportista y el coste del envío, para controlar los gastos de transporte de los clientes desde el propio albarán.
"Sage ERP X3 nos ha permitido ahorrar tiempos, mejorar nuestros procesos y simplificar el trabajo diario y la toma de decisiones. Además, ahora somos más independientes de nuestra matriz, en todo lo que concierne al negocio en Europa", comenta el Director Financiero de la organización.
Para el portavoz de Valor Brands Europe, la suite de Sage es una solución que ayuda a mejorar la competitividad. "El ERP ha cubierto nuestras expectativas y estamos satisfechos, porque el tiempo ha demostrado que en su momento hicimos una buena elección", afirma Eduardo Barreiro a modo de conclusión.
