DATA WAREHOUSE

3.2.- FACTORES RELEVANTES EN EL PROCESO DE ADQUISICIÓN

En la definición del objeto del contrato y los requisitos inherentes al mismo, así como en la valoración y comparación de ofertas de los licitadores pueden intervenir muchos factores y de muy diversa índole.

Es de suma importancia que todos los factores relevantes que intervienen en el proceso de contratación queden debidamente recogidos en el pliego de prescripciones técnicas que regule el contrato. Así mismo, es conveniente que las soluciones ofertadas por los licitadores sean recogidas en los cuestionarios disponibles a tal efecto:

• De empresa
• Económicos
• Técnicos particulares

Se van a relacionar a continuación algunos de los factores que suelen tener mayor peso al seleccionar una herramienta de Data Warehouse. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la importancia de cada factor variará en función de cada caso particular, por lo que siempre será necesario identificar la importancia relativa de cada punto. Los puntos a contemplar son bastante similares a los contemplados en el apartado homónimo de los SGBD, que adaptaremos a la casuística particular de un Data Warehouse.

Pruebas en condiciones reales

Tal y como sucedía en los SGBD, el rendimiento real de un Data Warehouse es muy difícil de predecir mediante procedimientos teóricos. Por ello, de igual forma que en el SGBD, si se va a instalar un Data Warehouse que contendrá un gran volumen de datos o, si por cualquier otra razón, existen dudas sobre la capacidad del Data Warehouse de dar unas prestaciones adecuadas en las máquinas disponibles se debe exigir al suministrador una prueba anterior a la adquisición del Data Warehouse. Esta prueba debe realizarse en la propia instalación de destino.

La prueba se debería realizar en las condiciones más parecidas a las reales que se puedan conseguir. Para ello se deberá cargar el Data Warehouse con un volumen de datos adecuado y se deberán crear procesos de prueba similares a los más costosos de los que se vayan a desarrollar.

A diferencia de con los SGBD, no es preciso realizar la prueba en momentos de gran carga, por la diferente filosofía de un almacén de datos orientado al conocimiento, pero sí que será preciso la comprobación de la compatibilidad de la herramienta para los procesos de extracción y carga desde los diferentes sistemas operacionales (sistemas operativos, bases de datos, etc.) implicados .

Volumen y organización de los datos

Debe estar garantizado que el Data Warehouse es capaz de tratar el volumen de datos que se vaya a necesitar en la instalación. Para ello debe verificarse no sólo que el Data Warehouse puede manejar el volumen total de datos, sino que no existe ninguna limitación que impide organizarlo de la forma más conveniente.

No obstante, en este sentido y como factor común de un SGBD con un Data Warehouse, cabe reseñar que muchos problemas de rendimiento se deben más veces a un mal diseño del modelo de datos del Data Warehouse que a un problema de rendimiento de la herramienta en sí.

Dimensionamiento de la plataforma de instalación

De lo comentado en los dos puntos anteriores puede deducirse que existe la posibilidad de que sea necesario redimensionar la máquina en la que se instale el Data Warehouse, o mejor aun, disponer de una dedicada al Data Warehouse.

Es necesario que el suministrador detalle cual de las dos versiones está ofreciendo para cada una de las licencias que se compren y si alguna de ellas fuese una versión limitada, que especifique claramente cuales de las funcionalidades ofertadas no se encuentran presentes en la versión restringida.

Condiciones económicas y del soporte

Existen actualmente varios sistemas de cobro por el uso de Data Warehouse según el fabricante. Los más utilizados son facturar por:

• Cada máquina y/o tipo de máquina en la que se instale.
• Cada usuario que acceda al SGBD.
• Por tiempo de utilización (usualmente renovación anual).
• Por combinación de las anteriores.

Es imprescindible que el suministrador indique con toda claridad el método utilizado.

También debe explicitarse que, salvo indicación en contrario, todas las licencias son de versiones completas sin ninguna restricción respecto a las funcionalidades ofertadas.

También es conveniente pedir los precios de los productos adicionales que no se desee instalar en el momento pero que puedan ser interesantes en el futuro.

Otro factor importante es la duración de la garantía, período de tiempo durante el que el suministrador proporcionará soporte gratuito a sus productos y, también el precio del soporte en años sucesivos. Este último precio debe fijarse sobre variables presentes en el contrato no sobre futuros precios de lista del fabricante.

Otro factor que debe evaluarse es la calidad del soporte ofrecido. Este puede dividirse en un gran número de puntos cuya importancia variará en función de las necesidades del comprador. Entre ellos, se pueden citar:

• La inclusión o no de la instalación en el precio del producto.
• El tiempo máximo de entrega.
• La inclusión o no de prestaciones adicionales gratuitas como puede ser un cierto número de horas de formación.
• Capacitación y experiencia del personal que presta soporte técnico y consultoría.
• Calidad de la documentación, idioma en que está escrita, número de copias suministradas gratuitamente y precio de las copias adicionales.
• Capacidad técnica de la empresa y de la asistencia técnica que presta para lo que es recomendable pedir referencias a otros usuarios de la Administración de este tipo de productos.