En un mercado tan competente como el que existe actualmente es fundamental que las empresas se focalicen principalmente en las competencias críticas de su negocio.
Un reto importante en la reducción de costes y mejora de la competitividad entre empresas es el establecimiento de interfaces que permitan facilitar un intercambio automático de los documentos comerciales, limitando la intervención del personal de administración a la supervisión de este proceso de intercambio.
Normalmente, en muchos sectores, esta optimización no es posible porque no hay establecido un lenguaje común entre las empresas. Afortunadamente durante estos últimos años la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC), ha estado trabajando en este ámbito para definir una lengua franca (estándar) para el intercambio de mensajes: EDI AENCOM. Este protocolo de mensajes es ampliamente adoptado por los distribuidores farmacéuticos así como por muchos de los servicios de salud gestionados por las comunidades autónomas.
El protocolo EDI permite agilizar la comunicación de negocio entre empresas automatizando su flujo de comunicación comercial y optimizando de forma clara los costes administrativos.
Este protocolo es capaz de cubrir todo el ciclo de comunicación entre dos interlocutores. El diagrama de abajo describe un típico escenario EDI de comunicación entre Laboratorio, Servicio de Salud y Farmacias.
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Pero adoptar una implementación EDI no es suficiente. Una plena integración entre empresas es eficaz solo cuando los mensajes intercambiados se integran plenamente con el ERP de las empresas realizando de esta forma un verdadero proceso automático integrado con los procesos internos.
Ventajas de uso de EDI
Si se dispone de un sistema de comunicación EDI integrado con el sistema ERP las ventajas son indudables:
- Reducción del coste de creación, almacenaje y mantenimiento de archivos de papel.
- Mejora en la eficacia eliminando la necesidad de introducir los datos, se ahorra tiempo y se evitan errores.
- Reducción de los inventarios.
- Reducción de los costes administrativos.
- Ayuda a focalizarse más en competencias críticas del negocio.
- Permite obtener un incremento sustancial en la capacidad de respuesta de su negocio.
- Es una fuente muy valiosa de información para la toma de decisiones empresariales.
- Permite poder disponer de facilitaciones ofrecidas por algunos servicios de salud.
Según los estudios realizados en el sector la implantación de EDI en el sector servicios salud, en España los hospitales y distribuidores farmacéuticos siguen teniendo una tasa de adopción muy baja respecto a otros sectores como Alimentación y Retail. En particular si miramos en detalles en la cadena de suministro, la tasa de implantación resulta muy baja entre los laboratorios farmacéuticos y proveedores.
La Management School de Londres ha realizado una encuesta de satisfacción en empresas que hayan adoptado EDI (https://ifiptc8.org/asp/aspecis/19940031.pdf). De la encuesta resulta que es el sector farmacéutico el que tiene un grado de satisfacción más alto.
¿Por dónde empezar una implantación EDI?
A continuación, el diagrama define los pasos fundamentales en una puesta en marcha un proyecto EDI.
Paso 1: Un GLN (Global Location Number) identifica de forma univoca el emisor o receptor dentro de la red de intercambio EDI.
Paso 2: En este paso se deciden cuales de los mensajes previsto se implementaran y que componentes utilizar para el intercambio de mensajes:
- La solución EDI permite el intercambio y gestión de mensajes de entrada así como de salida.
- Red EDI: es el medio de transmisión de los mensajes, el envío puede ser realizado por Redes de Valor Añadido o por estas los componentes
Paso 3: En este paso se decide la solución que integra la solución EDI con el ERP y el proveedor que la ayudará a poner en marcha el proyecto.
Normalmente, por el alto grado de especialización necesario, la solución EDI y la solución de integración con el ERP son ofrecidas por empresas distintas. Este escenario no es el ideal ya que una perfecta integración entre los dos componentes es fundamental para el éxito del proyecto, especialmente si el sistema de backend tiene un alto grado de complejidad como un sistema SAP.
Para reducir la complejidad en este tipo de proyectos, hemos desplegado conjuntamente con EDICOM, una solución llave en mano que permite integrar a través de una única solución y ampliamente testeada su sistema SAP con sus interlocutores a través de EDI. Su uso permite tener una solución desplegable, con tiempos muy rápidos de implantación, que le permitirá optimizar el rendimiento su empresa y ganar en eficiencia respecto a sus competidores.
Por Fabio Cerioni
Director de Tecnología de REALTECH España
