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La Cámara Oficial de Comercio Industria y Navegación de Valencia ha decidido apostar por Microsoft Office 365 en su búsqueda de un sistema de colaboración y correo electrónico más flexible, con mayores funcionalidades y, sobre todo, que ahorre costes y aumente la productividad.
De cara a fomentar la innovación y la adaptación de las empresas a las nuevas tecnologías, la Cámara de Comercio optó por ir más allá con su sistema de colaboración y correo electrónico para poder contar con funcionalidades que no tenían con el sistema anterior -Lotus Notes-, como es el caso de la videoconferencia y las reuniones online. “Queríamos implementar un modelo más flexible y con mayores funcionalidades que nos permitiera ahorrar costes, aumentar la productividad del personal y eliminar gastos de mantenimiento de las infraestructuras en nuestra casa, y que al mismo tiempo, nos ofreciera una mayor integración con las herramientas de trabajo habituales (Word, Excel y Power Point), así como la posibilidad de acceder desde cualquier lugar a través de Internet (OWA)”, explica Carlos de Cózar, director de Sistemas de la Cámara de Valencia.
Y es que Office 365, opción elegida por delante de otras competidoras como Google, hace posible que este organismo se beneficie de su modelo de pago por uso, que les supone un ahorro de hasta el 30%, así como de todas sus funcionalidades, tales como Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online y Office Web Apps en la Nube). “Apostamos por Office 365 por los precios tan competitivos que tiene y por su modelo de suscripción. De esta forma, el coste de la tecnología ya no es un problema, sabemos que pagamos por lo que necesitamos y usamos y podemos prever los gastos mensualmente”, añade Carlos de Cózar.
La labor de Amauta
- La puesta en marcha del proyecto recayó en Amauta, partner local de Microsoft que de forma escalonada durante un periodo de tres meses llevó a cabo la migración:
- Configuración del entorno Office 365 para operatividad total de usuarios, buzones, genéricos, etc.
- Migración de los buzones del sistema Lotus Exchange Online mediante el denominado Weekend Express o migración de fin de semana.
- Creación de los buzones genéricos.
- Migración de los contactos departamentales y de las distintas bases de datos de Lotus a SharePoint Online (recursos, documentación técnica, etc.).
- Configuración y operatividad de la solución para el envío y recepción de faxes de manera electrónica.
- Creación de una colección de sitios intranet en SharePoint Online con funcionalidades extrapolables a cualquier departamento.
- Configuración y operatividad de los puestos móviles (iPhone, Android y Windows Mobile).
Esta integración de Office 365 hace posible que los usuarios entren en el sistema a diario tanto desde PCs, como desde portátiles, escritorios virtuales y terminales móviles con distintos sistemas operativos, y que todos funcionan correctamente, sincronizando agendas, contactos y emails. Y todo ello con una mínima adaptación. Carlos Truyenque, director general de Amauta, señala la sencillez de la misma y la ausencia de costes añadidos: “Como cualquier cambio, el usuario necesita adaptarse, pero dado que el entorno es Windows, ya está muy habituado a utilizar este tipo de sistemas”.
Beneficios instantáneos
Con apenas unos meses funcionando, los beneficios no sólo se circunscriben al hecho de pagar únicamente 7,25 euros al mes por usuario, sino que la Cámara de Comercio también ha experimentado notables ahorros que llegan hasta el 30%, al eliminar el servicio Webex, tres servidores virtuales, software antispam, licencias para dichos servidores, licencias Extrafax y el mantenimiento de estas infraestructuras, es decir, tiempo del personal TIC.
A esto se suman las ventajas conseguidas en productividad y colaboración. “La colección de sitios intranet que antes no teníamos están funcionando muy bien tanto para la gestión de recursos (salas, proyectores, etc.) como para el día a día del departamento de Sistemas (contactos compartidos, documentación técnica, etc.), lo cual redunda en una mayor colaboración y, por ende, una mejora en la productividad”, explica Carlos de Cózar.
“Microsoft Office 365 une todas las herramientas que una empresa o institución pública necesitan para ser más productivas”, añade David Negrete, director de la unidad de negocio de Productividad y Colaboración de Microsoft Ibérica, que añade: “Se trata de soluciones que no sólo permiten a cada persona ser más eficaz en sus tareas individuales, como es el caso del tradicional Office, ahora también en Internet; sino que además le permiten comunicarse de manera más ágil y eficiente con compañeros, clientes, proveedores o colaboradores y colaborar con todos ellos”.
