Cristina Gómez, IM Consultant Manager de SGAIM, explica en un post en el blog de T-Systems la evolución del concepto de Oficina sin papeles y cómo ya es una realidad totalmente operativa en la gestión documental.
El término de Oficina sin papeles hace ya más de 70 años que se utiliza, desde entonces, la tecnología ha evolucionado de tal forma que ciertos conceptos, antes inviables, ahora son factibles.
Pero enfrentada a esta evolución de la tecnología, que permite actualmente la posibilidad de la Oficina sin papeles, nos encontramos el factor humano, que dificulta este proceso tecnológico.
Acostumbrados a la presencia y uso del papel, el cambio digital absoluto que se plantea hace inviable el propio cambio, genera desconfianza y con ello un retroceso a los usos anteriores y la vuelta a las montañas de papel.
La solución ante esta realidad reacia a cambios tan bruscos pasa por realizar este proceso de forma escalonada, eliminando así el rechazo y generando más éxito en la implantación de la Oficina sin papeles.
Según comenta en la entrevista Cristina Gómez, el proceso se realiza de la siguiente forma: “Se selecciona un área de la empresa, un tipo de documento o un tipo de proceso, en cada sector o empresa el que más convenga, y se va introduciendo, poco a poco, la nueva política de eliminación del papel en la gestión documental. De esa manera desaparecerán algunos papeles de la montaña, pero no todos. Y las personas podrán ir comprobando la utilidad de trabajar con menos papel y más información electrónica. De esta manera eliminas un poco el rechazo inicial y si lo acompañamos de formaciones donde se explique la nueva forma de trabajar, las ventajas que les supone y les resuelves las dudas que les surjan. Se convertirán en fieles defensores de la Oficina sin papeles.”
Y concluye: “Por fin hemos conseguido que la utopía de la Oficina Sin Papeles sea una solución realista y que ya está funcionando en clientes que han conseguido superar todos los obstáculos.”
Ver el post publicado en el blog de T-Systems.
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