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Las cajas fuertes digitales posibilitan el archivado de documentos electrónicos con todas las medidas necesarias de seguridad, confidencialidad y protección
STS Group ha publicado un estudio en el que muestra que el uso de cajas fuertes digitales podría llegar a producir ahorros en la gestión de la documentación de aproximadamente un 71,9%.
Para Ignacio Carrasco, Director general de Secure File Spain, Joint venture de STS Group en España “utilizar un Sistema de Archivado y Gestión de Documentos Electrónicos (SAGDE) en vez del método tradicional aumenta la productividad y permite ahorros de casi un 72%. Ello es posible porque se minimizan los tiempos de búsqueda de documentos e incluso se evitan los problemas derivados de no encontrar documentos por estar mal archivados o que simplemente no aparezcan.
Lo ideal, añaden fuentes de STS Group, es emplear un sistema de almacenamiento y conservación de cualquier documento creado en medios electrónicos que esté preparado para asegurar un servicio completamente integrado con las necesidades y características empresariales y que garantice su valor legal y probatorio.
Un ejemplo de este servicio es Secure File, que proporciona facturación electrónica, transacciones online, correspondencia electrónica, nóminas y contratación electrónica, además de custodia de documentos contables y financieros, fotografía probatoria, y otros muchos, con altos estándares de competitividad, tal y como exigen las relaciones que se establecen hoy día a través de las tecnologías de la información.
En este sentido, STS Group también aconseja que las compañías se aseguren de que su sistema de archivado de documentos electrónicos cuente con todas las medidas de seguridad, confidencialidad, trazabilidad, protección, clasificación y conservación necesarias de los documentos almacenados.
Asimismo, deben asegurar la identificación de los usuarios y el control de accesos, y cumplir al mismo tiempo con la legislación nacional e internacional sobre protección de datos y conservación de documentación a largo plazo, todo ello para lograr un verdadero ambiente de confianza digital.
Por otra parte, es igualmente indispensable que las empresas logren certificar el envío seguro de archivos. Para tal fin se recomienda la tecnología Keyvelop, un sistema que permite intercambios electrónicos completamente seguros y confidenciales, dado que los usuarios autorizados crean un sobre electrónico en el cual definen sus destinatarios que sólo se abre si cumplen con los requisitos vigentes sobre restricción de apertura. En tal caso se entregan notificaciones de envío y recibo a través de mensajes SMS.
Sobre Secure File Spain
Secure File Spain es una empresa integrada en el Grupo STS que cuenta con los derechos de comercialización de todos los productos del grupo en los territorios de España y Portugal. En un contexto en el que la principal preocupación de muchas compañías es la migración de los procesos físicos y presenciales a procesos electrónicos, Secure File y STS pueden aportar más de 10 años de experiencia y un conjunto de tecnologías innovadoras que garantizan la integridad, la confidencialidad, la continuidad, el custodio en el tiempo y el valor jurídico de la totalidad de los documentos electrónicos.
Sobre STS Group
STS Group es el referente Europeo en software de creación de prueba digital de intercambio y de archivado de documentación electrónica. Después de la creación de la empresa en 2000 su crecimiento ha sido exponencial (+60% desde 2009), y sus referencias son numerosas y prestigiosas: 250 clientes grandes cuentas, 2 0000 millones de objetos archivados hasta el momento por clientes como el Banque de France, la Société Générale, u Orange.
