En muchos proyectos relacionados con las tecnologías de la información es necesario introducir datos en los sistemas. Sean nuevos o se trate de una migración de los que había en un sistema a sustituir, la carga de los datos es una de las tareas que suele dar algún que otro dolor de cabeza si no se incluye como es debido en la planificación del proyecto.
Normalmente, los problemas vienen por la idea de que “los datos entran solos en las aplicaciones”. Nada más lejos de la realidad. Alguien los tiene que seleccionar, revisar, preparar y dar de alta en el sistema nuevo. Es una tarea que requiere una planificación específica ¿Quién lo debe hacer? ¿El proveedor o el cliente? ¿Un tercero?
Teniendo en cuenta que cualquier aplicación sin datos carece de valor, el tiempo que pase sin que estén cargados, es tiempo perdido. Un proyecto puede “morir” por problemas derivados de la alimentación de datos del sistema desarrollado, al no estar dispuesta ninguna de las partes a asumir la importante carga de trabajo que puede llegar a suponer. Dependiendo de la complejidad, se puede estar hablando de horas, días, semanas e incluso meses.
Dedicar recursos a la introducción de datos es algo que hay que pensarse dos veces antes de decir que sí. Es decir, dedicar a gente de tu empresa a mover bases de datos o a “picarlos” directamente, a pelo, tiene un coste que debe considerarse en el proyecto. No se trata sólo de las horas dedicadas a ello, sino del tiempo que se deja de prestar al día a día del negocio y a tareas estratégicas. Ojo porque es la típica tarea que acaba desesperando a cualquier gestor, por el hecho de tener a sus empleados “sin producir”, más en estos tiempos de ajuste extremo.
Soluciones al problema de introducción de datos
A la hora de dar de alta los datos en un sistema se pueden plantear soluciones de carga autómática o de carga manual, o combinaciones de ambas. Aunque no se pueda tener el 100% de los datos cargados, toda cantidad de trabajo que se pueda adelantar, bienvenida sea.
Aprovechar fuentes de datos externas (p.ej: datos geográficos de provincias, localidades y CP) es una opción interesante para aprovechar bases de datos ya creadas por terceros. Algunas están disponibles de manera gratuita, mientras que otras, pueden tener un coste por su utilización, que habría que comparar con el de la opción de la carga manual de los mismos. También es importante tener en cuenta también la calidad del dato y su disponibilidad, si hablamos de datos disponibles “en tiempo real”.
Planificar la migración de datos de sistemas antiguos no siempre es posible, pero al hacer un nuevo sistema para reemplazar a otro obsoleto, si se pueden relacionar los campos del antiguo con los del nuevo (los informáticos lo suelen llamar “mapear”), se puede conseguir un ahorro importante a la hora de cargar los datos. Lo que no se puede pretender es que diferentes datos recogidos en campos de texto largo del sistema antiguo, “aparezcan solos” repartidos en distintos campos del nuevo (salvo que haya un patrón muy claro que permita diferenciar).
En ocasiones se puede generar el dato mediante un algoritmo, es decir, es posible obtener un conjunto de datos aplicando un algoritmo repetidas veces. A través de un programa que aplique el algoritmo en base a unas entradas y que almacene los datos resultantes en una base de datos o fichero, se puede evitar tener que hacerlo a mano. Por ejemplo, a la hora de generar contraseñas para un conjunto numeroso de usuarios.
Cruzar datos de distintas fuentes puede permitir obtener datos que están repartidos en varias fuentes. Con un poco de habilidad y conocimientos de hoja de cálculo o bases de datos, se pueden relacionar diferentes tablas y obtener un conjunto para cargar en el sistema.
Cuando no queda más remedio que optar por la carga manual de datos, además de las partes (cliente-proveedor) del sistema, se puede plantear la contratación de un servicio debackoffice de un tercero, que esté especializado en la materia. También se pueden plantear soluciones mixtas, repartiendo esfuerzos entre varios (proveedor, backffice, cliente), que deben quedar claramente delimitados, para evitar malentendidos.
Conclusiones
A modo de conclusión, la idea que quiero dejar clara con esta entrada es que nunca se debe dejar sin aclarar la responsabilidad de la tarea de introducción de datos, ya que lleva a malentendidos y situaciones no deseadas por ninguna de las partes. El proveedor del sistema a desarrollar, debería siempre advertir de esta tarea al cliente, ya que éste no tiene por qué ser consciente de que hay que realizar esta tarea y es responsabilidad del primero orientarle en la materia. Ojo, no sólo se trata de advertirle de que hay que hacerlo, sino de su coste estimado en horas, que tampoco lo tiene por qué ver fácilmente.
Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blog Fuera de Límites y ha colaborado en Pymes y Autónomos.
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Imagen: altemark
Fuente: Blog Sage
