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DATISA, compañía española especializada en el desarrollo y comercialización de software ERP, destaca el reducido uso de capacidades avanzadas para la gestión del cobro en las pequeñas y medianas empresas españolas, a pesar de las importantes ventajas que estas funcionalidades tecnológicas podrían aportar a su gestión.
“No hace falta consultar los últimos estudios oficiales, para intuir que la morosidad es una de las lacras de nuestro mercado. Han sido pocas las empresas que, en los últimos años, no han tenido que doblar sus esfuerzos y costes, para conseguir cobrar”, explica Ignacio Pomar, Director General de DATISA.
Un estricto control de la deuda y un procedimiento adecuado para reclamarla en muchas ocasiones podrían marcan la diferencia entre cobrar y no cobrar. La automatización de estos procesos, a través de los modernos sistemas de gestión tesorera, aporta ventajas claras a las organizaciones, como la mayor facilidad en la gestión de cobros, la reducción del número de impagados, una mejor gestión del riesgo para no incurrir en más deuda con clientes “poco formales” y una clara reducción de la carga administrativa. A pesar de ello, según estimaciones de DATISA, las capacidades tecnológicas avanzadas para la gestión de los cobros se utilizan hoy por menos de un 30% de las PYMEs españolas.
“Dichas compañías siguen considerando que estos programas son exclusivos para las grandes empresas, que su volumen de negocio no justifica la automatización y se empeñan en gestionar sus cobros ‘de memoria’ o a través de complejas hojas de cálculo, cuyo uso exige un importante esfuerzo, sin garantizar la fiabilidad, con el consiguiente perjuicio para el negocio”, comenta Ignacio Pomar.
La deuda de clientes de un solo vistazo
En la gestión de la deuda se plantean dos áreas claramente diferenciadas: la deuda vencida, pero no cobrada y la deuda cobrada a través de documentos como cheques, letras, pagarés, etc. que nos han devuelto y que, además, genera unos gastos de gestión.
Las capacidades avanzadas para la gestión de cobros en los programas de tesorería de DATISA, TESDA Serie 32 y 64, resuelven estas necesidades permitiendo conocer los diferentes conceptos de deuda a través de un informe que cada compañía puede ordenar de la manera que le resulte más cómoda (por antigüedad de la deuda, por volumen, por cliente, etc.) y aplicar los más diversos filtros. Dicho informe también se puede generar automáticamente, por ejemplo, una vez al día, para que el responsable financiero de la firma tenga la información de un solo vistazo al inicio de su jornada laboral.
Otra de las funcionalidades útiles de estas soluciones es la transformación de los documentos de cobro devueltos en impagados y su consideración como deuda en los procesos de gestión. Con ello se facilita la obtención de estadísticos sobre la deuda global, por cliente, período, etc., se identifican los impagos reiterados por parte de algunos clientes y se evita que estas devoluciones queden fuera de la estimación.
Los aplicativos DATISA TESDA Serie 32 y 64, además, permiten incorporar los ficheros de devolución de documentos facilitados por el banco, automáticamente al programa de gestión de la compañía. Más importante aún, dichas soluciones calculan los intereses de demora y los gastos administrativos que debe soportar la organización, debido a la devolución de estos documentos, para su asignación a los costes de operación con cada cliente.
Automatismos para reclamar la deuda
Todas aquellas compañías que además utilizan los aplicativos contables de DATISA, también podrán comparar fácilmente los datos de tesorería y de contabilidad, para comprobar que en la estimación de la deuda no existe ningún desfase. Otro beneficio clave, y más en un momento como el actual, es el apoyo prestado por el aplicativo TESDA para el control del riesgo con la capacidad de bloquear los nuevos pedidos de un cliente, cuando el mismo está incurriendo en un impago, lo que evita incrementar la deuda al margen de otras actuaciones legales.
El programa de tesorería de DATISA también apoya la reclamación de la deuda, proporcionando varios modelos de carta de reclamación con grados de intensidad que oscilan, desde un amable recordatorio, hasta un aviso como último recurso antes de emprender acciones legales. La solución informática revisa automáticamente el histórico de cartas enviadas y genera “la que toca” para su envío vía email, por correo o por fax.
DATISA TESDA Serie 64 y Serie 32 también permite la incorporación de ficheros con documentación y comentarios del seguimiento de la deuda de cada cliente, lo que facilita el control de las acciones emprendidas y pone este conocimiento a disponibilidad de toda la organización.
Se trata, en definitiva, de un aplicativo pensado para apoyar la liquidez de las PYMEs y de reducir sus costes de operación. TESDA, asimismo, es un programa de tesorería adaptado a las PYMEs y que aplica el Método Contable, en el que las realizaciones se obtienen directamente desde la contabilidad.
Información corporativa
DATISA es una compañía especializada en la fabricación y comercialización de software ERP. Desde su constitución en 1979, mantiene su filosofía de atención al cliente y cuidado y profesionalización del canal.
Entre todos sus productos destacan: Gesda 64 para la Gestión Comercial; Speedy Coda 64 para la Contabilidad General; Tesda 64 para la Gestión de Tesorería; Inmda 64 para la Gestión de Inmovilizado; Gesda TPV 64 para la gestión en los puntos de Venta y Giranda 64 para la Gestión de Establecimientos Especialistas en Neumáticos. DATISA, además, ofrece otras dos soluciones de gestión verticales en su plataforma DATISA SERIE 32: Gesda 32 H, para la Gestión Comercial en el sector de la hostelería y ResdaWin 32 para la gestión de restaurantes.
