Logistic Food Consulting es una compañía joven, ubicada en Algeciras. La organización inició su actividad en 2004, prestando servicios auxiliares de transporte nacional e internacional. La empresa, que requería de trámites aduaneros para el transporte internacional, tenía establecidas colaboraciones con diferentes transitarios que le prestaban este servicio, hasta que, en el año 2009, decidió hacer un cambio en su estrategia y convertirse ella misma en Transitario de Aduanas.
Este cambio y las oportunidades que le brinda el puerto de Algeciras, han hecho que, en los años siguientes, Logistic Food Consulting experimentara un crecimiento muy importante, tanto en operaciones y facturación, como en personal. Hoy, su plantilla se compone de 13 profesionales y su portfolio integra un amplio conjunto de servicios alrededor del Comercio Exterior y la logística: aduaneros (asesoramiento en materia aduanera, para los despachos de importación, exportación, tránsito y todos los relacionados con aduana), logísticos (transporte nacional e internacional, almacenaje de carga seca y refrigerada, trasvase de mercancías, repaletización, etc.), y de asesoramiento, sobre todo en relación con el tratamiento fiscal y contable de las operaciones de aduana.
La mayoría de los clientes de Logistic Food Consulting, de sectores como el hortofrutícola, el textil, el de la automoción, etc. son entidades de la CEE y países terceros. "Nuestra principal ventaja competitiva reside en la capacidad de prestarles un servicio integral, que va desde la recogida de la mercancía, almacenamiento, transporte y despacho en aduanas, hasta su entrega final, con un completo seguimiento e información al cliente en cada uno de los pasos del proceso", destaca Javier Navarro, Director de la empresa.
La colaboración de Logistic Food Consulting con partners en Francia y Marruecos, le han permitido extender el alcance de sus servicios a estos dos países y en la CEE, en general. Entre las prioridades estratégicas de esta organización, en continua evolución, están la ampliación de su actividad a organizaciones de nuevos sectores y el desarrollo de nuevos servicios relacionados con el transporte y la logística para sus clientes.
El proyecto tecnológico, paso a paso
"Nuestras prioridades, en TIC, son contar con una gestión documental muy exhaustiva y precisa para los servicios aduaneros, y con un control en facturación y contabilidad que nos asegure la correcta aplicación de la normativa del IVA y de sus diferentes tipos, en función de las distintas operaciones aduaneras y de transporte que realizamos para nuestros clientes y de sus diversos establecimientos (territorio nacional, resto países CEE, países terceros, etc.)", explica el portavoz de Logistic Food Consulting.
La compañía también precisa un enlace perfecto entre sus soluciones de Despachos de Aduana y de gestión, ya que, según afirma su representante, hoy no existen en el mercado programas de aduana genéricos que estén capacitados para aportar una gestión contable y administrativa adecuada, sin representar un importante coste económico para la empresa.
"Nuestro sistema informático de gestión, asimismo, resulta clave para minimizar los errores humanos en las operaciones, para reducir los períodos de adaptación de los nuevos profesionales que se incorporan a la organización y para la mejora de su rendimiento. También, para optimizar los puestos de trabajo y los tiempos empleados en cada expediente", añade Javier Navarro.
Desde su creación, la compañía había llevado a cabo su gestión con las soluciones Sage ContaPlus, FacturaPlus y NóminaPlus, acompañados de un sistema específico para despachos de aduanas. Con su introducción en el sector aduanero, en 2009, la facturación de Logistic Food Consulting sin embargo pasó, de los 400.000 Euros a los 4 millones de Euros anuales, además del ya mencionado incremento de plantilla, lo que hizo necesario que se cambiaran las instalaciones, el hardware y software. Fue entonces, cuando la empresa decidió migrar a una solución de gestión más potente y global, adquiriendo la nueva plataforma Sage Murano.
Uno de los principales requerimientos de Logistic Food Consulting de cara al nuevo sistema era "la capacidad de integrar traspasos de otros programas, sobre todo hacia facturación y con la posibilidad de generar documentos (pedidos, albaranes, etc.). Esto nos permitiría avanzar en la automatización de ciertos procesos y, además, limitaría el riesgo de errores tipográficos que podían traer consecuencias como facturar tipos de IVA incorrectos, según el tipo de operación de aduana o el establecimiento del cliente, entre otros", explica el portavoz de la organización.
La implantación de Sage Murano se inició en noviembre de 2011 y se llevó a cabo en varias fases, a través de una colaboración fluida entre el equipo técnico de Sage y los profesionales de la organización. En un primer paso, se abordó el despliegue de la gestión y de la facturación, para pasar, a continuación, a la contabilidad. Luego, se pusieron en marcha las funcionalidades para el manejo de las Obligaciones Legales y, por último, la gestión de activos fijos, efectuando en cada fase las correspondientes adaptaciones y traspasos de históricos. Unos meses más tarde, y dada la satisfacción de Logistic Food Consulting con Sage Murano, también se adquirió el módulo de nómina, que se ha puesto en producción en enero de 2013.
Hoy, todas las capacidades de Sage Murano están en pleno funcionamiento en la empresa, que cuenta con 5 usuarios informáticos en las áreas de ventas, nómina y administración.
Los beneficios alcanzados con Sage Murano
"Con Sage Murano se han conseguido crear unas guías de traspaso que automatizan la creación de albaranes con la información fiscal, contable y aduanera, y que aportan una total fiabilidad en el proceso de facturación y contabilización", resalta Javier Navarro. "Con las mismas, en la factura también se aporta información complementaria de los expedientes de aduana, permitiendo que el cliente identifique fácilmente cada factura con cada operación (No. de DUA, bultos, Kg, identificación del medio de transporte, Exportador, Importador,..)".
Un aspecto especialmente importante en este desarrollo, acometido por el equipo técnico de Sage, ha sido el que la guía de traspaso para la generación del albarán incorporara el tipo de transacción para su facturación, aplicando así el tipo de IVA correcto para cada operación. "En nuestro sector, la correcta asimilación de las operaciones de venta resulta especialmente compleja, ya que la misma se debe llevar a cabo acorde al tipo de operación (Régimen General Servicios, Prestación de servicios intracomunitarios, Operaciones IVA de Importación, Exento y de Exportación) y también al establecimiento del cliente. Al mezclar estos conceptos, a un cliente español, en función del tipo de operación, podrían aplicársele hasta 3 tipos de IVA, dependiendo del servicio que se le preste (por ejemplo, Importación, Exportación o Tránsito). Encontrar la manera de automatizar y de hacer fiable este proceso nos asegura ahorros en personal, en tiempo de tramitación y en incidencias con la Administración", asegura el Gerente de Logistic Food Consulting.
En cuanto a la toma de decisiones, entre las principales mejoras destacan la rapidez en la obtención de la información y la generación de informes en Excel y en otras aplicaciones que facilitan su tratamiento.
Sage Murano también ha resultado clave en la automatización de los procesos, como por ejemplo, en la creación de albaranes para facturación, en la contabilización del asiento de amortización de activos, personalizado por departamento, etc.
En el área de facturación, por otro lado, se han alcanzado ahorros importantes en tiempos y costes.
"El despliegue de Sage Murano ha impactado positivamente en nuestro servicio a clientes", destaca Javier Navarro, "ahora, podemos ofrecerles más información, invirtiendo menos tiempo y recursos, y enviarles sus facturas vía email desde la propia aplicación, evitando gastos como son el papel, los sobres o el correo, y los posibles extravíos que, a posteriori y en ocasiones, podrían traducirse en un retraso en el pago”. Logistic Food Consulting también valora positivamente la mayor fiabilidad de la información en la generación de las declaraciones fiscales, con lo que se han reducido los esfuerzos de control y verificación.
“Sage Murano nos ha permitido mejorar nuestra competitividad. Podemos ofrecer a nuestros clientes información de forma más rápida y ágil, y hemos conseguido adaptar nuestro sistema de facturación a sus necesidades, sin invertir más recursos", afirma el Gerente de Logistic Food Consulting. Ahora, entre los planes de futuro de esta organización dinámica e innovadora, destaca el consolidar y ampliar su cartera de clientes, “en base a las nuevas capacidades y valor añadido que nos han aportado las soluciones informáticas implantadas en este último año", comenta Javier Navarro.
La compañía ya está evaluando nuevas capacidades en la plataforma Sage, para avanzar aún más en la automatización de sus procesos y para seguir adaptando sus sistemas de información a las necesidades de sus clientes. "Estamos estudiando la posibilidad de crear una Intranet, para que ellos mismos puedan recoger la información de sus expedientes, si lo precisan", explica el Gerente de Logistic Food Consulting, quién también destaca su satisfacción con el apoyo recibido por parte del departamento técnico de Sage en Sevilla.
