ApeSoft es una compañía de software Business Intelligence basado en resultados Excel para análisis de información, presupuestación y planificación estratégica, fundada en 1994, con sede central en España y oficinas en Estados Unidos. ApeSoft tiene clientes en USA, América Latina, Europa y África.
ApeSoft provee soluciones de Business Intelligence a organizaciones y departamentos de todos los tamaños ayudando a: desplegar capacidades analíticas a todos los niveles, optimizar los procesos de toma de decisiones, mejorar la capacidad de adaptarse a los cambios dentro de un entorno competitivo y aumentar el rendimiento empresarial.
Una de las claves para el éxito de la implantación ha sido la metodología TimeBox, desarrollada por ApeSoft
MRW, compañía líder en transporte urgente, ha puesto en marcha con la ayuda de ApeSoft un Cuadro de Mando Integral (CMI) con el que ha podido hacer realidad su plan estratégico.
MRW es una compañía fundada en 1977 en Barcelona, que cuenta en la actualidad con más de 13.000 personas vinculadas a la marca, más de 1.300 franquicias y 60 plataformas operativas. Este proyecto enmarcado en su Plan Estratégico ha permitido a MRW detectar y corregir desviaciones, alinear la estrategia con el negocio y desarrollar una cultura organizativa orientada a la proactividad.
En su afán por afrontar grandes retos en el medio y largo plazo y por reafirmar su liderazgo en el sector, MRW decidió poner en marcha una nueva fórmula de gestión basada en la estrategia, la acción y la ejecución.
De esta forma, apostaron por un proyecto de cuadro de mando integral, que les permitía detallar, desarrollar y hacer ejecutable su estrategia. La solución no sólo debía ayudarles a definir las líneas estratégicas y el rumbo que quería seguir la compañía sino que además debía aportarles la capacidad de medir mes a mes las distintas áreas de la compañía.
Además, de entre las soluciones propuestas, la de ApeSoft era la que más se ajustaba a las necesidades y realidad de la compañía, puesto que combinaba la consultoría estratégica de definición, con la herramienta que posteriormente permitiría medir el cumplimiento de las líneas estratégicas definidas. “ApeSoft ha contribuido de manera muy significativa a impulsar la implantación de un Plan Estratégico bajo un enfoque metodológico muy sólido y práctico. En este sentido, la valoración global de ApeSoft y su solución CMI ha sido muy positiva”, explica Miriam Molinero, Directora de Desarrollo Estratégico MRW.
En concreto, el CMI se desarrolló en dos fases, por un lado la fase de consultoría estratégica abordada mediante la metodología propia de proyecto de ApeSoft, TimeBox y en una segunda fase mediante la implantación de la solución DataCycle Scorecard, también desarrollada por esta compañía.
DataCycle Scorecard es un sistema que genera cuadros de mando integrales y operativos en formato final Excel, importando, almacenando y calculando indicadores y gestionando objetivos estratégicos, mapas estratégicos, iniciativas (proyectos) y planes de mejora bajo la filosofía de Kaplan y Norton. Su principal misión es ayudar a seguir planes estratégicos cada mes, mediante un ciclo de generación de información, análisis y seguimiento de acciones de mejora.
TimeBox: metodología de proyecto
Para llevar a cabo la implantación del CMI, ApeSoft puso en marcha su metodología de implantación, denominada TimeBox. El TimeBox puesto marcha en MRW contempló distintas fases:
- La primera fase tenía como fin establecer el contexto en el que se iba a desarrollar el cuadro de mando y el alcance que este tendría para posteriormente poner en marcha la implantación.
- En la segunda fase se definieron las líneas estratégicas y se centraron en las metas que había que conseguir con el CMI en lo que respecta a la gestión operativa, gestión de clientes y los procesos de innovación.
- La tercera parte era el propio desarrollo del cuadro de mando. Aquí había que derivar las metas detalladas anteriormente, construir las relaciones causa-efecto entre los distintos conceptos, seleccionar los indicadores, fijar valores a los objetivos y determinar las iniciativas relacionadas con las metas para acabar concluyendo con la definición del Mapa Estratégico.
- La penúltima fase es el proceso de implantación, que abarcó el análisis de las fuentes de datos, el diseño de las capturas de información y la extracción, la parametrización del cuadro de mando, su generación, distribución y automatización.
- Finalmente, en la última parte, se estableció el proceso de uso del CMI y su aplicación de forma continuada.
Y entre las ventajas destacan, fundamentalmente, el alineamiento estratégico entre diferentes áreas del negocio, así como la transversalidad entre departamentos de la compañía. A esto se suma que ha permitido comunicar de una forma clara la estrategia a toda la organización, detectar desviaciones en el Plan Estratégico y corregirlas a través de Planes de mejora que se comparten en las sesiones mensuales de seguimiento de CMI.
