“Queríamos dotarnos de un ERP lo menos particular posible, aprovechando todas las capacidades estándar de la herramienta”
Bonnysa fue fundada en el año 1956 en Santa Cruz de Tenerife por D. Antonio Bonny, como una organización dedicada al cultivo y exportación de tomates. Gracias a la mentalidad emprendedora de su artífice, sus cultivos se extendieron pronto a la Península. Hoy, la organización cuenta con producción en Tenerife, Alicante, Murcia y Almería, y con varios centros de selección y envasado, para garantizar un abastecimiento del mercado continuo durante todo el año.
Tras medio siglo de historia, Bonnysa Agroalimentaria es actualmente un grupo de más de 50 sociedades diferentes, cuyo núcleo está representado por SAT Bonnysa –Sociedad Agraria de Transformación centrada en la producción y comercialización de tomates a cadenas de supermercados y grandes superficies. La actividad específica de SAT, que en el año 2007 comercializó 92 millones de kilos de tomate, se centra en la recepción de producto de las sociedades productoras, su calibrado, transformación, comercialización y liquidación a cada productora, según las cantidades y calidades entregadas, trasladando a sus socios el precio real de producto a través de un avanzado sistema de trazabilidad.
La organización cuenta con un selecto grupo de clientes españoles -como Mercadona y europeos, sobre todo en el mercado inglés y alemán, por lo que la compañía dedica un 60% de su producción a la exportación. Con la calidad como su principal ventaja competitiva, Bonnysa ha sufrido a lo largo de los años una sólida evolución que la ha llevado desde la producción y comercialización de sus propios productos, pasando por la ampliación y mejora de su red comercial, hasta su reciente apuesta por la comercialización de nuevos artículos como el plátano, la piña, la papaya, el mango, el coco o los kiwis, que se importan de terceros países.
El último paso en este proceso, que siempre ha ido acompañado de un impulso a la mecanización de cultivos y a las técnicas de envasado, ha sido la apuesta de Bonnysa por el procesado y comercialización de productos de cuarta gama, listos para consumir, en respuesta a los nuevos hábitos de consumo.
Las ventajas de una solución estándar
En el año 2005, Bonnysa se planteó la necesidad de abordar un proyecto tecnológico con el objetivo de sustituir los antiguos sistemas de gestión por una solución ERP integrada, escalable, estable y avanzada, que soporte eficientemente las necesidades de información actuales de la organización y sus procesos de gestión en el futuro, así como la reorganización de sus actividades, procesos y áreas, de acuerdo con las líneas marcadas en materia TI.
“Desde nuestra creación, hemos tenido siempre un departamento informático propio, desarrollando aplicativos a medida”, explica José Ripoll, Director de Administración de Bonnysa. Y, si bien la organización seguía necesitando aplicativos a medida en áreas específicas como la gestión de la transformación o de la calidad, “en otras, como la administrativa o la financiera, ya había soluciones estándar muy avanzadas, e invertir el tiempo de nuestros informáticos en la evolución y mantenimiento de este tipo de soluciones nos parecía un auténtico despilfarro”.
Específicamente en el área financiera, la solución a medida de Bonnysa mostraba varias carencias en cuanto a su potencia, capacidad de proporcionar información de negocio en tiempo real y capacidades de gestión financiera analítica.
La normalización y aprovechamiento de la inteligencia de negocio acumulada en los sistemas ERP estándar fue de este modo, el motivo para que a instancias del departamento financiero, en 2005 se hiciera una propuesta concreta para la renovación del sistema de gestión de Bonnysa. La organización llevó a cabo un detallado estudio del mercado, evaluando varias de las principales soluciones ERP.
“Nos quedamos con dos aplicativos, donde ambos nos parecían igualmente potentes en cuanto a su plataforma y válidos en cuanto a su funcionalidad”, explica José Ripoll. La decisión final recayó en Sage ERP X3, “porque se trataba de una herramienta más innovadora y original en la manera de enfocar la gestión de los procesos, lo que nos permitiría no sólo proseguir nuestra gestión con el apoyo de una herramienta más potente, sino abordar una auténtica reingeniería de procesos en beneficio del negocio”. La implantación de Sage ERP X3 se inició a principios del año 2006, con la adquisición de los módulos de gestión financiera y administrativa, gestión de proveedores, gestión de compras, logística y control de almacenes.
Para que el cambio resultase lo menos traumático posible, Bonnysa desarrolló un plan de implantación escalonada. “Aprovechamos las diferencias entre las fechas de cierre de las distintas sociedades del grupo y primero parametrizamos e implantamos el ERP en una de las sociedades más pequeñas, dejando un período de prueba de unos 3-4 meses, que nos permitió conocer mejor la solución y prepararnos para resolver cualquier imprevisto durante su puesta en marcha en las sociedades más importantes”, manifiesta José Ripoll. Esta implantación de Sage ERP X3, sociedad por sociedad, según sus fechas de cierre, ayudó también a que el equipo de Bonnysa y los consultores de Sage encajaran a la perfección.
Actualmente, todas las sociedades del Grupo se gestionan a través de Sage ERP X3. La compañía cuenta con 25 usuarios concurrentes de la solución, que se ampliarán en breve. En la actualidad, el proyecto se encuentra en su fase de “ajuste fino” y ampliación de funcionalidades en algunas áreas, como la tesorería o la gestión de almacén. Junto con Sage ERP X3, Bonnysa adquirió también Sage Abel Entreprise, una solución específica para la gestión del inmovilizado.
Ágil gestión de proveedores y clientes
“Queríamos dotarnos de un ERP lo menos particular posible, aprovechando todas las capacidades estándar de la herramienta y desarrollando lo mínimo”, expone José Ripoll.
En el área de compras, la organización gestiona diariamente su relación con más de 500 proveedores, con los que se mantiene un importante volumen de negocio. Parte importante de la actividad de compras de Bonnysa es el papel de SAT como central de compras para todo el resto del Grupo de todo tipo de fertilizantes, productos fitosanitarios y un largo etcétera, cuya adquisición y posterior suministro se gestionan con la solución de Sage.
“Sage ERP X3 ha resultado ser una herramienta muy útil para toda la gestión de compras, agilizando los pedidos a proveedor, el control de plazos de entrega, etc.”, explica el director de administración de Bonnysa.
En cuanto al área de ventas, con la solución ERP se gestionan unos 300 grandes clientes. Bonnysa utiliza un aplicativo propio desarrollado a medida “que acabábamos de implantar, cuando seleccionamos Sage ERP X3 y que, a pesar de su buen funcionamiento, nos estamos planteando sustituir en un futuro por Sage, para una mayor normalización y ahorro en costes”, afirma el director de administración de la firma.
Gracias a las facilidades del ERP para la importación y exportación de datos, la empresa efectúa un volcado diario de las facturas emitidas a través del sistema de gestión comercial al módulo contable de Sage ERP X3, para tener la contabilidad siempre al día. Al aplicativo de gestión financiera de Bonnysa también se vuelcan los datos de nómina, para el consiguiente control de gastos.
Por otro lado, la implantación de Sage ERP X3 para la gestión financiera de Bonnysa ha mejorado tareas como la automatización de asientos, la simulación de asientos que permite la obtención de resultados incluso antes de la contabilización de facturas, las inversiones de asientos y la posibilidad de crear asientos analíticos sin la necesidad de crear previamente un asiento general. “Una funcionalidad muy ventajosa fue el reparto de asientos a priori y a posteriori analítico, y el esquema de cuentas de la solución que agiliza muchísimo la gestión de asientos periódicos, como los correspondientes a facturas mensuales con iguales datos y distribución analítica a cuentas de gastos”, explica José Ripoll.
Otras áreas cuya gestión ha mejorado gracias a la solución ERP han sido tesorería y terceros, donde destacan las conciliaciones bancarias más rápidas y semi-automáticas (los movimientos bancarios se importan desde la entidad financiera en formato de cuaderno bancario), el marcaje a terceros, los traspasos automáticos de cuentas de crédito a cuentas corrientes o el mantenimiento de todas las sociedades en el sistema con un código único, evitando la necesidad de introducciones repetidas.
Más beneficios en el área financiera
Un área pendiente de automatizar con Sage ERP X3 es la gestión presupuestaria que, en el futuro, se traspasará igualmente a la herramienta de Sage, “dado que esta solución aporta un modelo de gestión más innovador y que permite una mayor optimización”.
Las avanzadas funcionalidades analíticas de Sage ERP X3 han beneficiado sobre todo a la gestión de cultivos de Bonnysa. “Un cultivo para nosotros es un espacio físico y también lo que se ha plantado en ese mismo espacio durante unas fechas determinadas, con sus correspondientes abonos, etcétera. Toda una serie de magnitudes cuya rentabilidad real es muy importante controlar”, afirma José Ripoll.
El paso de una plantación -arranque de matas-, desinfección y nueva plantación en épocas concretas a un proceso en el que los cultivos se solapan por la reducción de los trabajos post-cultivo, ha dificultado el control de costes y su imputación exacta a uno u otro de estos cultivos. Con su gestión por fecha de inicio y fin de vigencia de secciones, Sage ERP X3 ayuda a la identificación de cada cultivo, de lo que se ha plantado en él y al control de su rentabilidad, como una herramienta de gestión imprescindible.
Así, y de manera resumida, los principales beneficios que aporta Sage ERP X3 para la gestión financiera de Bonnysa, están relacionados con el control analítico, la automatización de procesos, la gestión de tesorería, de terceros, y de cuentas a cobrar y a pagar, “mejorando también la disponibilidad de información para la toma de decisiones”, explica el director de administración de la firma.
Otro beneficio para la organización ha resultado ser la seguridad de los datos, ”Con los perfiles de usuario de Sage ERP X3 ahora limitamos los accesos, a lo que hay que sumar la mayor seguridad de los datos y un número inferior de errores en su introducción”, añade Ripoll.
Un logro fundamental del proyecto ha sido la disponibilidad de datos históricos para el análisis, “que antes estaban accesibles en línea sólo hasta el cierre del ejercicio”. Con Sage ERP X3, Bonnysa mantiene ahora todos sus datos históricos en tiempo real, para cualquier análisis o comparativa entre los resultados de varios años, a lo que se suma la realización autónoma de consultas, que cada usuario adapta a sus necesidades.
En el área financiera, y a través de un desarrollo a medida, Sage solventó también la problemática de gestión de direcciones de la firma, donde cada sociedad, proveedor o cliente puede trabajar con varias direcciones, de lo que depende el impuesto aplicado en cada operación, ya que las sociedades desarrollan actividades en distintos territorios de aplicación de impuestos.
Todas las sociedades (entre productoras, comercializadoras, envasadoras, etc.) que forman Bonnysa Agroalimentaria, se gestionan a través de Sage ERP X3. La aplicación ha simplificado enormemente las gestiones inter-societarias, ha reducido los procesos a ejecutar y evita duplicidades.
Fin de las roturas de stock
La solución automatiza las consolidaciones y contabiliza automáticamente las compra-ventas de cada sociedad a través de facturas entre sociedades.
Otro proceso, optimizado con la solución, ha sido la gestión de contratos de servicio, en su mayoría internos, como el arrendamiento de fincas, la contratación de servicios informáticos por diferentes sociedades del grupo, etc. Las facturas mensuales para cada contrato y por el mismo importe que se generaban manualmente, se generan ahora de manera totalmente automática por el sistema de Sage, y repercuten tanto en la sociedad que presta el servicio, como en la que lo recibe.
Con Sage ERP X3, Bonnysa lleva a cabo un control exhaustivo de sus almacenes de envasado y de fitosanitarios. Uno de los principales objetivos de la organización en esta área, donde cuenta con 8 almacenes con una superficie total de unos 70.000 m2, era evitar la rotura de stock en materiales para el envasado. La principal ventaja de la solución ha sido disponer de un stock actualizado en tiempo real y valorado. “La disponibilidad de una valoración del stock a orden de pedido evita tener stock sin valorar cuando se retrasan las facturas”, explica el director de administración de Bonnysa. “Con Sage ERP X3, ahora, valoramos la mercancía a su fecha de entrada y con su tarifa de entrada en almacén, lo que nos ofrece el stock real en cada momento”.
La ágil gestión de productos (tanto fitosanitarios, como de envasado) por mínimos y máximos también ha mejorado todo el proceso de reaprovisionamiento, con avisos y propuestas de reaprovisionamiento automáticos. La aplicación de un código único por artículo, que evita la necesidad de introducir un mismo producto para cada almacén, facilita la unificación de almacenes y la comprobación de disponibilidades de artículos.
La gestión de almacén fue una de las áreas donde, asimismo, se hizo el desarrollo a medida más importante sobre Sage ERP X3, adaptando el sistema a la gestión de consumos. Dicha adaptación ha consistido en la contabilización de las salidas de abonos desde almacén y su suministro a cada cultivo no como entrada en planta, sino como un consumo directo imputado a un centro de coste.
Debido al manejo de productos perecederos, el almacenado de tomates se gestiona directamente desde el sistema comercial, volcando la información al ERP para análisis a posteriori. “Con toda esta información sobre productos, fitosanitarios y artículos de envasado en el sistema, resulta muy fácil generar cualquier consulta, sin la necesidad de apoyo por parte del departamento informático”, explica José Ripoll.
Con Sage ERP X3 también se ha automatizado la gestión por lotes y el control de caducidades por lote, que proporciona información vital a los sistemas de control de calidad y trazabilidad. A través de la solución, Bonnysa gestiona los transportes internos entre almacenes de distintas sociedades del grupo, y emite facturas por estos servicios directamente desde almacén.
La gestión financiera del inmovilizado
Una parte del proyecto tecnológico global abordado por Bonnysa fue la puesta en marcha de la solución para la gestión del inmovilizado, Sage Abel Entreprise. “Se trata de un aplicativo muy intuitivo para el usuario y muy fácil de implantar, con cuya adquisición básicamente queríamos mejorar la gestión de amortizaciones y suimputación a varios centros de coste”, afirma el director de administración de la firma.
Bonnysa cuenta con unas 5.000 referencias de inmovilizados de diferentes tipos, como invernaderos, sistemas de riego, maquinaria industrial y agrícola, maquinaria de envasado, etc. “Sage Abel Entreprise permite la gestión y control de un importante número de parámetros acerca de cada activo, en un volumen importante de activos, para su óptimo control y clasificación”, explica José Ripoll, aunque el principal problema de la organización en esta área no era el control o la pérdida de bienes, sino su gestión contable y amortización, “La solución de Sage nos permitió pasar, de una amortización anual a una mensual y/o trimestral, además de permitirnos hacer simulaciones”, añade el directivo.
Otra de las ventajas, de Sage Abel Entreprise, ha sido la posibilidad de imputar la amortización de un bien a diferentes centros de costes, cuando un mismo inmovilizado se utiliza en varios cultivos, facilitando el análisis de rentabilidad de los cultivos. La compañía, que acaba de ampliar las capacidades del sistema para la gestión de hasta 10.000 activos fijos, cuenta con dos usuarios de la solución.
Sus planes de futuro en relación con esta área cubren la implantación del control de inmovilizados vía infrarrojos y por números de serie, y la incorporación de fotografías de los activos para facilitar su gestión dentro de Sage Abel Entreprise.
“El proyecto de TI, basado en las herramientas Sage, ha sido fundamental para Bonnysa, ya que sin él sería imposible la toma de decisiones en tiempo real y elcontrol del negocio en base a datos reales”, afirma José Ripoll.
Sage ERP X3 ha aportado una serie de beneficios internos, entre los que destacan la facilidad de acceso a la información de negocio a todos los niveles, la reducción de los trabajos repetitivos y el aprovechamiento del dato único en todo el sistema de gestión, con controles y avisos que eliminan la posibilidad de error y garantizan la fiabilidad de la información.
“La potencia del ERP ha resultado fundamental para que hoy podamos ofrecer a nuestros expertos toda la información necesaria para evaluar la rentabilidad de un cultivo, con la posibilidad de realizar comparativas vía históricos”, subraya el director de administración de la firma. En cuanto a la plataforma tecnológica, el ERP ha permitido minimizar el coste de infraestructura de TI, así como el coste total de propiedad de la aplicación, y crear un entorno flexible para atender las nuevas necesidades de gestión que surjan en un futuro.
La campaña de comunicación interna, orientada a difundir los beneficios de la nueva solución ERP para el trabajo diario de cada empleado, ha resultado clave para asegurarse el apoyo de todos los usuarios y vencer sus reticencias. Asimismo, para el éxito delproyecto, ha resultado decisiva la excelente colaboración entre Bonnysa y los equipos de consultores de Sage, “que han sabido entender nuestras necesidades a la perfección y reflejarlas de manera adecuada en el sistema de TI”, concluye José Ripoll.
