Aunque la creación de herramientas de Business Intelligence parezca algo reservado a las grandes compañías, también existen fabricantes de software de BI más modestos que tienen su espacio en el mercado. Estos proveedores suelen especializarse en un tipo de solución en particular, y ofrecen características muy llamativas para diferenciarse de los grandes proveedores, tales como facilidad de uso, innovación o agilidad.
Este es el caso de Crono Analytics, una herramienta de Business Intelligence desarrollada en España, e ideada para resolver las necesidades analíticas y de reporting más habituales, pero primando la agilidad en su utilización. Durante unos días he tenido la oportunidad de probar este software. En este artículo voy a resumir mis primeras impresiones tras utilizar este software de BI.
La plataforma se compone básicamente de tres herramientas 'de usuario':
- Crono Analisis, para análisis de datos, reporting y cuadros de mando
- Crono Excel, para utilizar Crono Analytics desde Excel
- Crono Planning, para soporte a planificación y presupuestación
Además, existe un Administrador de Crono Analytics, que se utiliza para facilitar la instalación, configuración y actualización de la plataforma.
La herramienta principal es Crono Analisis. Desde este componente se crean los informes dinámicos y los cuadros de mando. También se definen desde aquí los metadatos, que en adelante llamaré catálogos para utilizar la misma nomenclatura de Crono.
Crono Excel es un Add-In para Excel que permite alimentar informes de Excel con datos cuya estructura haya sido previamente definida desde Crono Analisis. Puede ser muy útil, ya que sólo es necesario conocer Excel. Al ser 100% excel, el resultado depende más de la experiencia del usuario en el manejo de Excel que de la funcionalidad que aporta Crono Analytics, por esta razón no comentaré demasiado sobre Crono Excel.
Crono Planning permite modificar o introducir información desde los mismos informes, por lo que resulta útil en los procesos de planificación y presupuestación. Se encuentra totalmente integrado en el entorno de Crono Analytics, por lo que todo lo que comente sobre Crono Análisis es también aplicable a Crono Planning.
Instalación
La instalación completa de la plataforma ha sido bastante sencilla, y sin problemas dignos de mención. Todo el proceso se completa en pocas horas.
Esta herramienta utiliza tecnología Microsoft .NET y es una aplicación de escritorio, por lo que el principal requerimiento es un servidor y/o clientes con SO Windows XP o superior debidamente actualizado. Para el despliegue se utiliza la tecnología ClickOnce de Microsoft, que es realmente fácil de utilizar. En mi caso he invertido más tiempo en la preparación de los prerrequisitos del servidor, con una base de datos SQLServer, que en la instalación en sí.
Las actualizaciones también son muy sencillas. El Administrador informa si existe una versión más actual de alguno de los componentes y permite realizar una actualización asistida que se completa en minutos.
Comenzando con Crono Analisis
Una vez configurado el servidor e instalado el cliente, ya se puede empezar a crear informes con la base de datos de ejemplo que incluye el producto. Va muy bien para comenzar a probar el entorno de análisis de la herramienta, y también para ver cómo está definido el catálogo. Se trata de un negocio de venta de libros, con las dimensiones tiempo, tienda y libro e indicadores de venta listos para ser utilizados.
La creación de informes analíticos es muy intuitiva, a la izquierda se presenta un navegador con los datos del catálogo que se pueden utilizar, y organizados ya bajo una visión de usuario, y a la derecha se encuentra el espacio donde se va construyendo el informe dinámicamente. Con el botón derecho del ratón se va dividiendo el espacio en paneles, y en cada panel se pueden arrastrar los atributos e indicadores que se quieran mostrar. Con cada nuevo campo que se agrega se van actualizando los datos automáticamente, con lo que a medida que se construye el informe ya se van viendo los números, cosa que facilita el análisis.
Otra funcionalidad a destacar de Crono Analytics es la facilidad que ofrece para crear dependencias entre diferentes partes del informe, es decir, entre los datos que se muestran en cada panel. Para crear una dependencia entre paneles simplemente hay que presionar el botón derecho del ratón y moverlo desde el panel origen hasta el dependiente, con lo que se dibuja una flecha que indica la dependencia. Después, cuando se selecciona una fila de los datos del panel origen, se recalculan automáticamente los datos del panel destino utilizando esta fila como filtro.
La creación de gráficas también es muy sencilla. Por defecto los datos se muestran en formato tabla, pero una vez más con el botón derecho del ratón se pueden seleccionar diferentes tipos de gráficas para su visualización.
A nivel de eficiencia, con estos datos de prueba, y toda la instalación hecha sobre un portátil con procesador Dual Core con 2Gb de RAM la respuesta ha sido bastante rápida, del orden de pocos segundos en cada refresco de los informes. Son datos de prueba, y habría que hacer pruebas de rendimiento en un entorno de producción, y con más volumen, pero aún así vemos que la aplicación permite trabajar con soltura sobre una tabla de hechos de casi 3 millones de registros.
Otras opciones de Crono Analisis
Crono Analisis tiene opciones típicas de formateado de datos y gráficas mediante propiedades, modificación de títulos, colores, formato condicional, etc. y las dimensiones de los paneles y otros objetos se modifican directamente con el ratón. También se pueden crear diferentes hojas dentro de la misma aplicación, al estilo de Excel. El formateado es muy dinámico, pero totalmente orientado a la presentación en pantalla, supongo que por la naturaleza analítica de la herramienta. No se puede exportar el informe completo a Excel o pasarlo a pdf, por ejemplo. Si se quieren crear informes detallados para impresión es mejor utilizar Crono Excel y aprovechar las capacidades de formateado para impresión de Excel.
Crono análisis también permite definir filtros, tanto a nivel de panel como a nivel de informe, como la mayoría de las herramientas de BI. Los filtros e indicadores calculados se pueden predefinir en el catálogo para que el usuario pueda utilizarlos directamente en los informes. La herramienta ofrece facilidades para trabajar con indicadores de acumulados tipo YTD (Year To Date), MTD (Month To Date), último año, último mes, o saldos. Aunque su utilización es sencilla, la creación de estos indicadores avanzados en el catálogo requiere más conocimiento técnico.
El catálogo
La configuración del catálogo, los datos que va a ver el usuario cuando cree sus informes, se realiza dentro del mismo CronoAnalisis. El entorno se modifica para que un usuario, normalmente de perfil más técnico, pueda enlazar los orígenes de datos relacionales, importe la definición de las tablas, defina las relaciones entre las mismas y, en definitiva, cree la visión que necesita el usuario de negocio de los datos que se maneja. La herramienta facilita mucho esta tarea, que se puede realizar en poco tiempo siempre que se tenga claro cómo transformar un modelo relacional en una estructura orientada al análisis.
Los campos 'de negocio' se organizan en carpetas de dimensiones e indicadores y se renombran fácilmente para que el usuario pueda utilizarlos sin dificultad. En el catálogo se definen también los filtros predefinidos, indicadores calculados e indicadores acumulados. Otra opción avanzada que tiene el catálogo es la configuración de tablas agregadas para la optimización del rendimiento en la parte analítica.
Analítica web de Dataprix con Crono Analytics
Para probar Crono Analytics con algo que no fueran los datos de ejemplo, configuré el catálogo para conectar con la base de datos MySQL de la aplicación Piwik que controla las visitas de Dataprix, y pude comprobar cómo en poco tiempo se puede crear un catálogo y comenzar a utilizar Crono Análisis para simular una sencilla herramienta de analítica web.
La configuración de la conexión a una nueva base de datos no fue complicada, la creación de un catálogo sencillo fue bastante rápida gracias a la facilidad para importar tablas y utilizarlas como base para la definición de los metadatos (el catálogo). En cuanto a la creación de informes, ya había adquirido una cierta soltura con los informes de prueba, y con poco conocimiento me costó muy poco ir seleccionando los datos que necesitaba y mostrándolos como más me interesaba verlos.
Utilizar Crono Excel también fue muy sencillo. La instalación del complemento es simple, y su utilización más aún, ya que básicamente consiste en utilizar la opción de conectar con un catálogo de Crono Analisis para definir una consulta que muestre los datos en Crono Excel. Una vez cargados los datos, se pueden utilizar todas las funcionalidades propias de Excel.
Conclusión
Crono Analytics me ha parecido una herramienta de Business Intelligence fácil de utilizar y muy orientada a satisfacer necesidades de análisis dinámico. Es una aplicación de escritorio, y no dispone de muchas de las opciones que incorporan las grandes suites de BI, como formateado avanzado, facilidades de exportación o tecnología MOLAP, pero eso también reduce la complejidad, facilita la instalación y minimiza la curva de aprendizaje.
Me ha faltado por probar Crono Planning, pero me parece muy acertado el enfoque de utilizar el mismo entorno de Crono Análisis pero ofreciendo la posibilidad de modificar los datos de origen, algo que parece muy simple, pero que no todas las suites de BI incorporan.
En definitiva, creo que es una herramienta muy adecuada para cualquier negocio, especialmente Pymes o proyectos departamentales, con necesidades de análisis de la información, y que tenga claro que lo que va a utilizar no es una herramienta de reporting tradicional.
Carlos Fernández
Fundador de Dataprix
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