Cualquier persona con cierto grado de responsabilidad en su empresa es conocedora de la ingente cantidad de datos con los que cuenta su compañía. Estos datos, relevantes para el buen funcionamiento de la misma, son manejados, manipulados, traspasados de un compañero a otro, de unos departamentos a otros, a través de cientos de Excels, PDF, Words que cada uno de nosotros apilamos en nuestros PCs de forma local y que compartimos mediante email que se pierden en el olvido.
Cada mañana, encendemos el ordenador y nos encontramos mails como estos: “por favor Cristina mándame el informe de ventas”, “Juan, ¿estás seguro de que los datos de los proveedores son correctos?, revísalo y mándamelo de vuelta”,” Ana el presupuesto no encaja, ¿podrías revisarlo? “. Por lo tanto, gran parte de nuestro tiempo lo perdemos enfrentándonos a un maremágnum de datos que hemos de localizar, unir y verificar, lo que no siempre es tarea fácil y nos obliga a invertir gran parte de nuestro tiempo y esfuerzo. Tiempo y esfuerzo que nos ralentiza nuestra principal función y por la que realmente aportamos valor a nuestras compañías, analizar, gestionar y tomar decisiones.
Bien, para poder recoger los datos necesarios, que nos permitan analizar la situación presente de la empresa, hemos de solicitar gran cantidad de información a los diferentes departamentos. Por lo tanto, la dependencia para realizar nuestra labor es constante, viéndonos obligados nuevamente a parar nuestro ritmo de trabajo y nuestra productividad. Sin olvidar el famoso factor “error en los datos”, claramente existente en los informes que nos pasamos mediante herramientas tan poco fiables como Excel.
Una vez capturados y validados todos los datos, tarea que no resultó nada fácil, el siguiente paso decisivo es organizarlos, validarlos y transformarlos con el fin de convertirlos en información útil, que nos permita tener una visión real de la situación de la compañía y poder tomar decisiones. ¿Cuánto tiempo hemos perdido en esa tarea de búsqueda?, ¿de cuentas personas hemos dependido para poder entender que estaba pasando en nuestro departamento y compañía? Esperemos que esa información no fuese crítica o crucial, todos sabemos las consecuencias económicas y profesionales que tiene una decisión tardía.
Bien, estamos el siglo XXI, esa problemática y pérdida de tiempo, dinero y por tanto valor de la empresa no tiene ningún fundamento, debido a que hoy en día tanto las multinacionales como las PYMES, cuentan en el mercado con soluciones de Business Intelligence, que ayudan y facilitan el acceso a la información y por tanto a la toma de decisiones.
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