Ser autónomo, por definición, es más complejo que ser un empleado común. Implica una serie de tareas con las que lidiar a diario cómo equilibrar los presupuestos, buscar nuevos clientes y hacer malabares con los distintos proyectos.
Además, a esto se le añade el no tener un sueldo fijo o unas prestaciones constantes, lo que hace que su situación económica esté bastante alejada de lo ideal. Si no se gestiona correctamente, puede afectar no solo a la economía sino al desarrollo normal del propio trabajo.
Por eso es esencial que los autónomos creen sus propios sistemas y estrategias adaptadas a sus circunstancias particulares para, así, prosperar y alcanzar los objetivos esperados.
Siguiendo estas estrategias y utilizando los recursos a nuestro alcance, podremos gestionar los gastos, aumentar el margen de beneficio y encontrar maneras para facilitar el cobro de las facturas. Todo esto ayudará a que tu carrera profesional y tu día a día sea más ameno.
En este artículo veremos cómo puedes hacer frente a las dificultades que tiene ser autónomo y que herramientas puedes utilizar para que te ayuden en esta travesía.
Cómo Optimizar Tus Finanzas Siendo Autónomo
A continuación veremos cómo con una planificación y una organización cuidadosa, puedes tomar control de tu dinero y construir una carrera exitosa como autónomo. Tanto si acabas de darte de alta como si estás intentando hacer crecer tu negocio, estos puntos pueden marcar la diferencia.
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Automatización de tareas
Si hay algo que podemos reconocer a la tecnología, es que si bien aplicada consigue ser más eficiente, rápida y, a la larga, económica que cualquier persona humana. Una tarea cualquier que a una persona puede llevarle una determinada cantidad de tiempo, un programa, IA o asistente seguramente puede realizarlo en menor tiempo.
En el caso de los autónomos, donde no sobra el tiempo ni el margen de error, la automatización de tareas repetitivas se puede convertir en una gran ayuda para la gestión general y financiera de nuestro trabajo.
Lo primero es el tiempo. Al automatizar tareas que son repetitivas, diarias y tediosas, dispondremos de más tiempo para dedicar a aquellas que requieran mayor atención o creatividad. Dejaremos de gastar recursos y tiempo en completar tareas que solo necesitan tiempo y podremos enfocarnos en la búsqueda de clientes o de nuevas formas de financiación.
Por otro lado está la reducción significativa de errores. Los seres humanos cometemos errores, es un hecho. Sobre todo si llevamos a cabo muchas tareas a la vez y, más aún, en tareas repetitivas donde fácilmente podemos distraernos. Si dejamos que estas tareas sean realizadas por un software, se reducirá al mínimo el márgen de error y no será apenas necesaria intervención humana.
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Uso de software de contabilidad
Los software de contabilidad son el as bajo la manga que te ayudará a mejorar las finanzas y organizar tu contabilidad sin necesidad de hacer un gran esfuerzo. Este tipo de software ofrece funciones que ayudan a los autónomos a administrar sus finanzas de manera más eficiente.
En este aspecto, una de las facilidades que ofrece este tipo de software es que permiten mantener un registro organizado de todas las transacciones financieras. Puedes ingresar y clasificar fácilmente los ingresos y gastos, teniendo, así, una visión más clara y completa de tu salud financiera.
Además, simplifica la conciliación bancaria. Estos softwares se conectan directamente con tu cuenta ―o cuentas― bancaria y se encarga de importar automáticamente todas las transacciones, asociando cada factura o cobro a su respectivo movimiento. De esta forma ahorramos tiempo y estamos tranquilos sabiendo que el programa se encargará de cambiar el estado de cada factura ya abonada.
Otra ventaja, a menudo ignorada, es que estos programas pueden generar informes financieros completos y basados en datos reales. De esta forma podemos ver de forma general o más específica ―como el informe de pérdidas o ganancias, impuestos, balances, etc ― actualizado y completo.
Los softwares de contabilidad nos ayudarán enormemente tanto en la automatización, como dándonos herramientas para gestionar de forma óptima todas nuestras finanzas.
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Facturación electrónica
Desde hace varios años, las facturas están lentamente abandonando el formato físico para volcarse de lleno en el formato digital. Adoptar esta medida es una ventaja tanto para nuestros clientes como para nosotros, ya que simplifica enormemente los procesos tanto de creación, como de gestión y pago.
El uso de facturas electrónicas es rápido y eficiente. Permite enviar y recibir facturas de forma instantánea eliminando retrasos y obstáculos asociados con el correo postal. Además de ahorrar costes y tiempo, sobre todo si quieres saber cómo facturar a clientes internacionales siendo autónomo. El coste y tiempo necesarios será exactamente el mismo que si envías una factura a tu vecino.
Otra ventaja que tiene la facturación electrónica es que nos permite hacer uso de la automatización de procesos y, ya sea si utilizamos un software específico o un generador online, reduciremos el tiempo de creación y también el margen de error. En pocos clics tendremos una factura correcta y personalizada para la ocasión.
La seguridad y el seguimiento son otros dos aspectos destacables de las facturas electrónicas. El uso de protocolos de encriptación avanzada hacen que sea mucho más fiable y segura una factura electrónica que una en papel.
Estos mismos metadatos son los que nos permitirán hacer un seguimiento eficiente y saber si han sido entregadas, vistas, pagadas o si, por el contrario, tendremos que contactar con el cliente para asegurarnos que todo está correctamente.
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Pago ágil
Más allá de la creación, generación o cualquier tipo de herramienta que nos ayude a enviar facturas y ahorrar tiempo en el proceso, una de las claves para nuestra supervivencia es conseguir que estas facturas se abonen en tiempo y forma.
Si eres autónomo, seguramente te habrás visto en la situación de tener clientes a los que, por un motivo o por otro, hay que estar detrás para que paguen las facturas. Esto implica un tiempo y un esfuerzo que, desde luego, nunca sobra.
Lamentablemente, si queremos evitar estas situaciones o, al menos, disminuir el porcentaje de casos, seremos nosotros los que debamos adaptarnos y proveer a los clientes con facilidades a la hora de realizar el pago.
No necesariamente hablamos de condiciones de pago. Estas generalmente se acuerdan de antemano y pueden variar en base a nuestra situación, quién es el cliente, la cuantía a abonar, etc. Nos referimos más en particular a métodos de pago alternativos a los de siempre, que puedan resultar cómodos para los clientes.
En la actualidad existen varias formas de pago online que puede agilizar el procesos y hacer que los clientes abonen adecuadamente las facturas. Utilizar pasarelas de pago virtuales u otros métodos populares como Bizum, PayPal, Stripe o Monei pueden resultar útiles y cómodas para los clientes y también para nosotros, ya que son más rápidas e inmediatas que una transferencia.
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Control de gastos
Siendo autónomos, como ya hemos mencionado anteriormente, en la mayoría de los casos no dispondremos de ingresos fijos. Existen porcentajes que fluctúan y con los que podremos contar algunos meses, pero otros no. Por eso, tener un control de nuestras finanzas puede ser complejo, ya que una de las dos bases necesarias no siempre será fija.
Frente a esto hay dos opciones, o realizamos un control y un balance casi de forma periódica, que cambiará constantemente y nos demandará tiempo y concentración, o podemos encontrarnos en llevar a cabo un control exhaustivo de los gastos.
Frente a la incertidumbre de los ingresos, controlar todos los gastos para intentar reducirlos a la mínima expresión puede ser un método eficaz para tener bajo control las finanzas incluso en los meses de incertidumbre.
Podemos utilizar herramientas y aplicaciones de control de gastos personales o profesionales, que nos permiten poner un límite, distribuir el presupuesto y generar informes para comparar con otros meses y así poder tomar mejores decisiones.
Control y automatización: las claves del éxito
Si queremos tener éxito como autónomos o, al menos, queremos no tener que lidiar con problemas económicos y sobrevivir de forma tranquila al mercado actual, es necesario llevar a cabo un control exhaustivo de todas nuestras finanzas.
Como hemos visto en este artículo, hay muchas herramientas que nos pueden ayudar tanto en la realización de forma automática de tareas, como en la generación de informes que nos ayuden a tener bajo control la situación.
Junto con estas herramientas, también hay prácticas clásicas que podemos llevar a cabo, como el control de gastos, que nos ayudarán en nuestra viabilidad general y en las gestiones económicas del día a día.
Si estás buscando mejorar tu situación financiera y hacer que la gestión de tu negocio sea más ágil y eficiente, sigue estos consejos y, junto con tu esfuerzo, seguramente alcanzarás los objetivos que te propongas.
