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En general, un ERP es un conjunto de aplicaciones integradas que realizan diferentes funciones empresariales: gestión de inventarios, seguimiento e integración de tareas y proyectos, gestión con proveedores, función comercial -compras y ventas-, contabilidad, producción, etc. estas soluciones son claves para abordar los principales retos operativos de las pymes.
Los expertos de la firma española de ERP para pymes, Datisa, han elaborado una lista en la que resumen los principales retos operativos de las pymes. Y apuntan, además, algunas soluciones para abordarlos con la ayuda de un ERP:
Falta de visibilidad de los procesos
Muchas pymes tienen varios departamentos que realizan diferentes funciones, como compras, finanzas, ventas, producción, etc. Cada departamento tiene su propio flujo de trabajo. Y operan de forma independiente unos de otros con poca o ninguna comunicación entre ellos. Esto conduce a una peligrosa falta de visibilidad. Algo que, a su vez, provoca una mala toma de decisiones. Y el aumento de los costes debido a los errores que se generan. Incluso cuando la comunicación es buena, se necesita tiempo para indagar y entender el mensaje.
Un ERP es un sistema central de información empresarial. Con datos abiertos y transparentes todos tienen acceso y pueden ver la misma información. En este sentido, desde Datisa hablan de la información esencial para aumentar la productividad, señalando la siguiente:
- Información de contacto y resúmenes de clientes y proveedores
- Detalles y precios de las cotizaciones
- Estado de los trabajos
- Actividad de programación y plazos de entrega precisos
- Capacidad de las máquinas o del personal
- Niveles de inventario y previsiones futuras
- Historial de pagos de los clientes
- Gestión del inventario
La gestión del inventario es un reto importante cuando no hay una forma clara de hacer seguimiento y asegurar un nivel de existencias suficiente. Con un ERP el seguimiento es sencillo. Esto evita la pérdida o deterioro de existencias. Permite establecer niveles máximos y mínimos. Y generar alertas y pedidos automáticos de compra. Es fácil la creación de informes. Y así, obtener información crítica sobre el rendimiento de los artículos en stock, simplificando la decisión sobre compras o almacenamiento.
Control de calidad deficiente
Las pymes necesitan mantener los estándares de calidad. De lo contrario, corren el riesgo de perder a sus clientes. Una de las principales razones de un mal control de calidad es la ausencia de un proceso estandarizado para cada tarea. Con un ERP, todas las áreas trabajan de acuerdo con procesos estándar. Esto facilita la detección de desviaciones de la norma. Y la adopción de medidas correctivas antes de que los problemas se agraven.
Incapacidad de reaccionar con suficiente rapidez a los cambios del mercado
Los clientes actuales tienen grandes expectativas y quieren recibir sus productos/servicios a tiempo. Y, por supuesto, en condiciones óptimas. Si la empresa no puede cumplir las expectativas del cliente, este se irá con la competencia. Por ejemplo, si hay una interrupción de la cadena de suministro y el negocio se ve afectado, el cliente podría buscar nuevas opciones.
En este ejemplo, un ERP tendría una base de datos de proveedores con detalles de los productos/servicios o categorías que suministran. En lugar de permitir un retraso o ponerse en contacto manualmente con todos ellos, el ERP facilitaría el envío masivo de correos electrónicos. Es una operación que se hace directamente desde el sistema, utilizando plantillas de email diseñadas para solicitar presupuestos y plazos de entrega.
Tiempos de respuesta lentos debido a la introducción manual de datos y a la falta de funciones de automatización
Las respuestas lentas no ayudan a las relaciones con los clientes. Sin embargo, las respuestas rápidas y precisas son una ventaja competitiva y mejoran las ratios de fidelización de los clientes.
Los índices de respuesta lentos suelen deberse a la falta de información fiable.
Sin la información correcta, en un lugar fácil de encontrar, no se pueden dar respuestas precisas rápidamente. Un ERP almacena todos los datos en una única base de datos centralizada. Acceder a esta información y compartirla puede llevar segundos. El intercambio de la información también es extremadamente sencillo. E, incluso, el sistema de permisos y control de visibilidad permite decidir quién puede/debe acceder a qué información.
Con un ERP los datos están “vivos”, en movimiento. Se modifican automáticamente, en función de las operaciones que tienen lugar en la organización. El ERP mantiene esos datos con absoluta precisión lo que hace que la información que se deriva de ellos sea 100% fiable, veraz y actualizada en tiempo real.
En definitiva, un ERP ayuda a superar los retos operativos de las pymes. Ahorran tiempo, dinero y energía, al automatizar funciones recurrentes y de escaso valor. Facilita el control de los costes. Ayuda con la planificación y el análisis operativo. Gestiona las finanzas. Identifica patrones y tendencias lo que genera mayor capacidad de anticipación para las pymes.
