Cuáles son las razones que llevan a las pymes a digitalizar su gestión

Más allá de los beneficios potenciales de la digitalización, las pymes apuestan por digitalizar su gestión empresarial para resolver problemas causados por un mosaico de sistemas que utilizan para gestionar diferentes procesos empresariales. También para automatizar funciones financieras, comerciales, contables, etc. Y, para atajar puntos críticos como la disminución de la rentabilidad, la imposibilidad de proporcionar información clave, la imprecisión sobre el control de los costes o las dificultades para cumplir con las expectativas del cliente.

Madrid 22 septiembre de 2022. Las pymes españolas son conscientes de la necesidad que tienen de capitalizar y aprovechar las oportunidades de mercado. Pero, operar con información inconsistente, o poco efectiva no les permite siquiera identificar las posibilidades potenciales de negocio. Esta es una señal clara de que necesitan implementar un nuevo ERP o, cuánto menos, actualizar los sistemas con los que operan.

Como explica Pablo Couso, director comercial de Datisa “lo primero que buscan las pymes, en términos generales, es incrementar su rentabilidad, minimizar los costes, mejorar la toma de decisiones y respaldar una mejor experiencia de los clientes. Y, apoyan estos objetivos en las herramientas con las que operan. Si estas herramientas no son las adecuadas o se han quedado obsoletas, pronto empezarán a saltar las alertas, por ejemplo, en forma de ineficiencias o incumplimiento de plazos”.

Desde la firma española de ERP para pymes se ha diseñado un listado que permite identificar y definir cuáles son las principales razones que impulsan a las pymes a digitalizar sus procesos empresariales con un ERP:

1. Procesos ineficientes y costosos. Muchas pymes todavía trabajan con procesos que incluyen pasos o tareas manuales. Estas funciones consumen mucho tiempo y son propensas a los errores. Puede que haya que registrar los datos del cliente en diferentes sistemas. O extraer manualmente la información sobre un pedido del sistema comercial para transferirla a otro. Por lo general se puede cuantificar el coste de estos procesos. Y compararlos con los de otras organizaciones similares.
2. Dificultad para crecer. El crecimiento de un negocio puede estar forzando a los sistemas actuales más allá de sus propios límites. Por ejemplo, sumando usuarios, transacciones o datos que las herramientas, simplemente, no pueden manejar. Por otro lado, una dependencia excesiva de los procesos manuales limita la capacidad de crecimiento del negocio. Por ejemplo, el volumen y la complejidad de los datos sobre las ventas puede expandirse hasta el punto de hacer imposible su análisis mediante hojas de cálculo.
3. Incapacidad para cumplir con las expectativas del cliente. Si la empresa incumple los plazos o fechas de envío de manera recurrente o si los pedidos son inexactos o hay interrupciones en el servicio, está claro que ha llegado la hora de introducir un nuevo ERP. Resolver los problemas de servicio y atención al cliente, las deficiencias en los pedidos o, simplemente, procesar más rápido cualquier consulta, impactará en positivo sobre el nivel de satisfacción del cliente. Incluso, ayudará a reducir la rotación de personal.
4. Falta de datos en tiempo real. A medida que el negocio avanza y se vuelve más complejo, se va haciendo más difícil saber lo que realmente pasa en la organización en tiempo real.  Los managers, directores financieros, responsables comerciales, o la Dirección General, necesitan datos actualizados al minuto para tomar decisiones. Sin embargo, puede que esos datos estén “enterrados” en herramientas muy diversas e inconexas. O, lo que es peor, registrados sobre complejas Hojas de Cálculo. Perder el tiempo buscando datos para analizar y tomar decisiones es otro indicador claro para agilizar la implantación de un ERP que permita centralizar los datos, facilitar el acceso a la información y proporcionar análisis detallados en tiempo real para la toma de decisiones
5. Coste elevado de los sistemas existentes. Si la operativa del día a día resulta extremadamente costosa, en comparación con los beneficios que se obtienen con el uso de un ERP, la decisión parece sencilla. La cuestión es definir bien los costes, incluyendo mantenimiento, personal de TI, licencia o suscripción, infraestructura, servidores, equipos, redes, soporte, etc. Es decir que, si operar con sistemas desactualizados o poco funcionales tiene un coste elevado, lo mejor es digitalizar el negocio.