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Las organizaciones de este siglo están acostumbradas a adaptarse rápidamente a los cambios continuos como el progreso tecnológico, las regulaciones cambiantes, las nuevas tendencias de consumo, etc. Pero lo que sucedió el año pasado no fue previsto por nadie. Covid-19 ha roto todos los esquemas que se creía que estaban sólidamente establecidos. Sin embargo, en medio de toda la negatividad, la crisis también ha llevado a cosas buenas: la adopción generalizada de herramientas digitales, como las firmas electrónicas.
La aparición de la pandemia de COVID-19 ha afectado a casi todos los departamentos de casi cualquier industria. Ha cambiado drásticamente nuestra forma de trabajar, pasando de trabajos de oficina regulares con interacción cara a cara y reuniones comerciales en persona, a una forma de trabajar a distancia. Literalmente, nos ha obligado a cambiar nuestros procesos de la noche a la mañana en todas las áreas como ventas, operaciones, recursos humanos, etc. y optar por un enfoque totalmente digital.
Uno de los mayores desafíos operativos para muchas organizaciones fue, en primer lugar, la transformación digital de los procesos que antes requerían firmas físicas y, en segundo lugar, facilitar el trabajo de sus empleados para que pudieran seguir haciendo negocios de forma remota, segura y lo más eficiente posible.
Es por eso que vimos que muchas empresas recurrieron a Connective para digitalizar sus ciclos comerciales de la manera más rápida y eficiente posible para garantizar la continuidad de sus proyectos y operaciones en curso.
Además, vimos que nuestros clientes existentes, que ya estaban utilizando nuestro software de firma electrónica, aumentaban sustancialmente su uso. Esto demuestra que, a pesar de que estas empresas ya estaban en proceso de digitalización, todavía existían bastantes procesos basados en papel que habían pasado desapercibidos.
Destacar los beneficios de firmar electrónicamente
La pandemia ha hecho aflorar la importancia y los infinitos beneficios de las firmas electrónicas.
- Eficiencia incrementada
Las firmas electrónicas han jugado un papel crucial en maximizar la eficiencia del trabajo mientras se trabaja desde casa. Ayuda a las organizaciones a acelerar enormemente los procesos de firma de todo tipo de contratos y documentos desde cualquier lugar. El uso de firmas electrónicas aumenta drásticamente las demoras y los movimientos innecesarios, lo que genera ahorros significativos en costos y tiempo para los empleados. Con unos pocos clics, los documentos se envían y firman de forma legalmente vinculante.
- Experiencia de usuario mejorada
Con el continuo crecimiento en el uso de teléfonos inteligentes, las expectativas de los clientes hacia los servicios en línea aumentan constantemente. Al incluir firmas electrónicas en sus procesos comerciales, puede ofrecer un viaje digital completo a sus clientes. Esto implica que, incluso en un mundo remoto, podemos seguir haciendo negocios con nuestros clientes, lo que conduce a una mayor satisfacción del cliente y, por lo tanto, a una mejor experiencia general del usuario en todos los niveles de su empresa. Ofrecer una experiencia digital solía ser una forma de crear una ventaja competitiva. Hoy en día, se ha convertido en una parte crucial de la estrategia de la empresa para mantener los números positivos y la sonrisa de los clientes.
- Cumplimiento legal y su evolución positiva
Aunque las firmas electrónicas están legalmente reconocidas en la mayoría de los países para la mayoría de los procesos y documentos, todavía hay algunas transacciones que requieren que un individuo concluya personalmente la transacción de forma físicamente presencial. Un ejemplo conocido es la firma de escritura pública.
Sin embargo, la situación del covid-19 también ha dado lugar a una evolución positiva aquí. Las empresas no solo cambiaron su forma de trabajar, sino que también hubo que revisar la normativa en materia de firma electrónica. Muchos países y regiones (por ejemplo, Bélgica, EE. UU., Suiza, Francia…) han permitido temporalmente la notarización remota de documentos.
Las preguntas son: ¿Son estas prácticas de hecho temporales o permanecerán activas una vez que la vida vuelva a la normalidad y las oficinas vuelvan a abrir? ¿Se difundirán estas prácticas a otros países y regiones?
- seguridad
Cada tipo de firma electrónica ya es más segura que una firma manual en papel. Gracias al cifrado del documento, se garantiza que el documento no ha sido alterado después de la firma evitando el riesgo de que alguien agregue más páginas o altere algún contenido; el momento exacto de la firma se mantiene de forma segura utilizando Sellos de Tiempo electrónicos para que no haya disputas sobre cuándo las condiciones fueron aceptadas por el firmante; y una vez firmado un documento puedes hacer tantas copias como quieras, siendo todas igualmente válidas, de modo que puedas evitar el tradicional archivo de los documentos originales firmados en interminables estanterías llenas de polvo.
Era POST-COVID
A pesar de un período de intensa preocupación social y económica, la correcta implementación de las medidas tecnológicas, incluida la firma electrónica, ha facilitado la vida laboral de todos, y creemos que esas medidas llegaron para quedarse.
La productividad y la eficiencia en el trabajo se han incrementado considerablemente, lo que nos hará más competitivos mucho después de la actual situación de pandemia.
Josep Nebot
Director de ventas en Connective
