En muchos sentidos, el sistema ERP que elija será el principal medio donde se unirán las distintas áreas funcionales de su empresa en un todo unificado. Al seleccionar e implementar una solución de software ERP, por lo general, se pretende mejorar la eficiencia y la transparencia de todos los procesos empresariales, que incluyen desde compras y abastecimiento, manufactura y control de inventarios hasta ventas y marketing, distribución y gestión de relaciones con los clientes.
La selección de un sistema ERP no es algo que deba tomarse a la ligera. Se deben destinar recursos organizativos considerables a la implementación de un nuevo sistema, pues el coste de una implementación deficiente puede resultar abrumador. Así, el proceso de planificación y selección es fundamental para realizar una compra exitosa de una solución ERP. A continuación, se detallan cinco criterios clave que debe considerar antes de decidirse por un sistema ERP:
1. Capacidad de ampliación y flexibilidad de la plataforma
Su lista actual de requisitos y necesidades no debería ser la única información que guíe una decisión de compra. También debe considerar qué funcionalidades necesitará a medida que su empresa se desarrolle o sufra modificaciones.
Esto significa que debe mirar más allá de las funcionalidades estándares que ofrece un sistema y pensar con qué facilidad podrá adaptarse a las cambiantes necesidades de la empresa. Si hay limitaciones excesivas en cuanto al grado de personalización de un sistema ERP en particular, es conveniente buscar otras alternativas.
2. Capacidad para admitir usuarios móviles
Dar a los empleados la posibilidad de trabajar como, donde y cuando les parezca ha impulsado la productividad considerablemente. Si la funcionalidad móvil es limitada, será imposible lograr ese aumento de eficiencia.
Un ERP debe ser compatible con el uso móvil y accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Cuando sus empleados se desplazan, pueden acceder a flujos de trabajo y datos clave para evitar estar demasiado tiempo fuera de actividad. Quizás aún más importante es la capacidad de introducir y almacenar datos, todo en un solo proceso. Cuando los empleados pueden introducir datos directamente desde el lugar donde se encuentran, se reduce el riesgo de cometer errores, pues no es necesario recopilar datos en un lugar y volver a introducirlos en el sistema en otro momento.
3. Testimonios o recomendaciones de clientes
Un proveedor de software ERP debe proporcionarle referencias de clientes para que se ponga en contacto con ellos y pueda conversar sobre todo el proceso de implementación visto desde adentro. Es importante señalar que no puede simplemente centrarse en el software en sí, sino en la experiencia del equipo de implementación del proveedor y en su visión general desde el punto de vista técnico/empresarial. En muchos casos en los que un sistema ERP no cumplió con las expectativas, no necesariamente fue porque el software era deficiente, sino más bien, porque algo salió mal durante la implementación.
4. Facilidad de uso y contextualización
Cada área funcional de la empresa trabajará diariamente con ciertos tipos de datos, mientras que otros tipos de datos no serán de utilidad. La experiencia del usuario debe poder personalizarse, es decir, cada usuario solo debería ver la información que le resulte más relevante por razones de simplicidad. Esto incluye la contextualización para las empresas internacionales que necesitarán datos específicos de la región y unidades de medida para todas las configuraciones regionales. En esencia, un buen sistema ERP será capaz de presentar la información correcta a las personas adecuadas en el momento oportuno.
5. Costes a largo plazo
Es fácil quedar atrapado en los costes iniciales, pero realmente debería considerar el coste total de propiedad a largo plazo. Tenga en cuenta los costes de implementación a largo plazo relacionados con la gestión de cambios. Su sistema ERP debe estar configurado para reflejar un estado futuro de sus procesos empresariales, pues a medida que sus procesos evolucionen, tendrá que tener en cuenta los costes de formación y otros gastos relacionados.
