Excel es una herramienta muy útil. Es muy práctica para un amplio abanico de usos, desde elaborar presupuestos hasta crear listas e incluso facturas. Sin embargo, independientemente de la habilidad que tengas o lo creativo que seas con esta herramienta, Excel tiene límites.
A continuación os presento ochos razones por las que no puedes confiar solamente en las hojas de cálculo:
1. Necesitas conocer las previsiones de ventas reales
Las previsiones creadas a partir de hojas de cálculo son débiles puesto que no proporcionan cierta información, como:
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El número de contactos, presentaciones o presupuestos que se necesitan para generar un objetivo de venta.
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El volumen de preventas y el progreso respecto de los pedidos esperados.
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El número de clientes que hizo pedidos durante el último período o durante el mismo período del año anterior.
2. No puedes trabajar con información no actualizada
Una hoja de cálculo solo proporciona una imagen de un momento puntual y enseguida queda obsoleta, a menos que se actualice regularmente. Por ejemplo, las previsiones para el próximo trimestre no siempre se actualizan cuando se reprograma una venta potencial que está a punto de cerrarse. Esto se agrava cuando los equipos de venta y de gestión utilizan diferentes versiones de la hoja de cálculo.
3. Tienes que basarte en la realidad
Los comerciales son personas optimistas por naturaleza. Sin embargo, una herramienta de gestión de ventas equilibra el optimismo con la realidad. Prepara para ventas corrientes y valoraciones de oportunidades así como fechas límite, lo que asegura un trabajo realizado más objetivo y el progreso en relación con cada cliente u oportunidad.
4. Quieres saber qué hacer a continuación
Las hojas de cálculo no desencadenan las acciones de una agenda cuando se asigna una acción a un cliente o a una oportunidad. Y no proporcionan un registro de acciones, e-mails ni reuniones asociadas, etc.
5. Información centralizada y disponible
Las hojas de cálculo tienen poca utilidad si el jefe de ventas o un representante de ventas dejan la empresa. Debido al alto nivel de renovación del personal comercial, es crucial que toda la información sobre clientes, contactos y oportunidades se almacene en un repositorio central de manera que no desaparezca cuando un representante de ventas se marche.
6. Necesitas parámetros para monitorizar el progreso de tu negocio
Una hoja de cálculo apenas podrá proporcionar a un jefe de ventas los parámetros que necesita para crear y supervisar previsiones sólidas de ventas. Estos parámetros incluyen la proporción de contactos respecto de las ventas, la tasa de éxito de las propuestas y los presupuestos.
7. No estarás preparado para cualquier contratiempo
Los jefes de venta que dependen de hojas de cálculo corren el riesgo de verse sorprendidos o abrumados por cosas como un contratiempo en un objetivo.
8. Necesitas ganar tiempo y productividad
Los jefes que monitorizan las ventas con hojas de cálculo pierden un valioso tiempo de trabajo. Continúan dedicando tiempo a preparar informes y presentaciones así como a recoger la información necesaria para sus informes.
Conclusión: con una herramienta efectiva tipo ERP o CRM puedes sacar conclusiones desde tu aplicación, puedes tomarle el pulso a tu negocio sin depender de lo que te digan tus comerciales.
Excel es una herramienta muy útil pero tiene ciertos límites: las previsiones creadas a partir de hojas de cálculo son débiles, no siempre se actualizan, no desencadenan las acciones de una agenda, etc. Sin embargo, con una herramienta ERP o CRM puedes sacar conclusiones sin depender de tus comerciales. Sage Murano ERP online es la solución en la nube de Sage que resuelve las necesidades más exigentes de las Pymes, de la forma más eficiente y con el mínimo coste posible.
Xavier Benavent, Responsable de Marketing Desarrollo de Negocio.
Puedes seguirlo en @xavibenavent
Fuente: Blog Sage
