En estudios recientes, los analistas han calculado que la cantidad de información electrónica no estructurada que se genera en las empresas en el lapso de un año equivale a 5 millones de veces la cantidad de información escrita en libros hasta la fecha. Correos electrónicos, contratos digitalizados, imágenes, facturas electrónicas y documentos ofimáticos, conforman parte de esta ingente cantidad de información que representa en la actualidad uno de los quebraderos de cabeza más importantes para las empresas.
Hasta hace un tiempo bastaba con almacenar de forma más o menos organizada en servidores de archivos esta información, desde donde sus creadores y colaboradores podían acceder y modificar su contenido. En la actualidad esto ya no es suficiente, debido en parte al volumen pero también al hecho de que el contenido de esta información no estructurada puede llegar a ser sensible, confidencial y sujeta a regulaciones de carácter legal, poniendo a las empresas en riesgos de incumplimiento de leyes como la LOPD. Además, el volumen y la dispersión dificultan la recuperación eficiente y el trabajo en equipo, provocando la generación de duplicidades e inconsistencias. Finalmente, la ausencia de mecanismos automatizados de control sobre los tiempos de retención de la información también puede llevar a incumplimientos legales con sus consecuentes sanciones.
En respuesta a esta problemática creciente surgen en el mercado soluciones denominadas Enterprise Content Management (ECM) que buscan cubrir todos los aspectos de la gestión de los contenidos, como la captura, almacenamiento, retención, distribución y utilización. El objetivo de estas soluciones es abarcar el ciclo de vida completo e integral de la información no estructurada por lo que incluyen a nivel de aplicación no sólo la gestión documental en sí, sino que proporcionan funcionalidad adicional para cubrir áreas como la colaboración, contenido web, gestión de registros y workflows.
En el ámbito puramente SAP, tradicionalmente estas funcionalidades han estado soportadas de forma nativa por el entorno tecnológico a través del SAP DMS y SAP KMS, sin embargo el alcance de un documento electrónico trasciende en la actualidad las fronteras de las aplicaciones SAP. Por estos motivos SAP ha establecido una relación estratégica con Open Text, líder del mercado en soluciones ECM, para de esta forma lograr una sinergia que permite cubrir la necesidad que tienen las empresas de disponer de una gestión documental integral y que complemente los procesos de negocio de principio a fin.
Con el objetivo de darle a conocer la estrategia de la alianza Open Text / SAP y mostrarle los beneficios de implantar una Gestión Integral de la Información no Estructurada en las empresas, tenemos el placer de invitarle a las Jornadas "Entendiendo el Nuevo Paradigma en la Gestión Documental Electrónica" que tendrán lugar en:
- Barcelona el 4 de mayo (Hotel Rey Juan Carlos I - Avda. Diagonal, 661) y
- Madrid el 5 de mayo (Hotel Meliá Castilla - Capitán Haya, 43).
Además, y conjuntamente con partners de SAP, se hará un barrido completo sobre toda la funcionalidad disponible mostrando escenarios reales y demos.
