“Necesitábamos una tecnología que pudiera integrarse con los sistemas existentes para detectar información duplicada en distintos conjuntos de datos sin conexión entre ellos y con distintas normas de calidad. Ya no tenemos que recurrir continuamente a otras empresas porque podemos encontrar la información que necesitamos en nuestras bases de datos”
Ahorrar tiempo y dinero a las empresas británicas
El acceso a una información imparcial es algo indispensable en el marco de una sociedad abierta y democrática. Gracias a ello, los gobiernos pueden tomar decisiones y los ciudadanos pueden entender qué pasa en su país.
Si bien los avances tecnológicos han permitido el intercambio de información con independencia del lugar y del momento, paradójicamente, la gran disponibilidad de la información también puede obstaculizar la eficiencia organizativa. A medida que se van almacenando datos en distintos sistemas, cada vez es más probable que la información se duplique de forma innecesaria, se introduzca incorrectamente o se conserve en un formato de difícil acceso.
Ésta es la situación a la que tuvo que enfrentarse la Oficina Nacional de Estadística del Reino Unido (ONS, por sus siglas en inglés). La ONS es el organismo gubernamental encargado de elaborar y publicar estadísticas oficiales acerca de la sociedad y la economía británicas.
La ONS administra el Registro Mercantil Interdepartamental (IDBR, por sus siglas en inglés), una extensa lista de empresas del Reino Unido. Este registro cubre empresas de todos los sectores económicos, que representan un 99% de la actividad económica del Reino Unido. Así, el IDBR proporciona un marco de referencia para llevar a cabo estudios en el ámbito empresarial y constituye una fuente de información clave para realizar análisis sobre las actividades empresariales.
Antes de la creación del IDBR en 1995, los distintos ministerios y organismos públicos mantenían bases de datos independientes que actualizaban tras realizar los oportunos sondeos empresariales.Este proceso resultó caro e ineficiente debido a la duplicación del trabajo en los distintos organismos. Además, la propagación de los datos en distintos sistemas y en varios formatos dificultaba el desarrollo de una visión global de las empresas.
El sistema era causa de agobio para las pequeñas empresas. “Tenían que dedicar un tiempo del que no disponían a responder las mismas preguntas en múltiples encuestas”, explica John Perry, director de la Unidad de Registro Mercantil de la ONS.
La ONS necesitaba una solución que paliase esta carga para las empresas, mejorase la calidad del servicio y redujera los costes. Así, escogió la tecnología Informatica Identity Resolution™ (conocida anteriormente como Identity Search Server) para realizar búsquedas y comparaciones muy precisas en grandes volúmenes de datos de identidad.
Fusión de bases de datos para crear un completo registro mercantil
“Buscábamos algo más que claves de matching para nombres”, dice Perry. “Necesitábamos una tecnología que pudiera integrarse con los sistemas existentes para detectar información duplicada en distintos conjuntos de datos sin conexión entre ellos y con distintas normas de calidad”.
La ONS encontró lo que buscaba en Informatica Identity Resolution, una solución concebida específicamente para buscar, encontrar, relacionar y agrupar datos de identidad. Este software emula la habilidad de un usuario de negocios inteligente para determinar una coincidencia en función de una serie de factores, superando las faltas de ortografía y variaciones fonéticas, así como otros errores y omisiones de los datos. Se trata de una tecnología diseñada para trabajar con múltiples idiomas y conjuntos de caracteres, que ofrece la velocidad y la escalabilidad necesarias para llevar a cabo rápidas búsquedas de grandes volúmenes en bases de datos muy amplias.
En un principio, el software de Informatica funcionaba a la vez que la base de datos Ingres de la ONS, sin que hubiera necesidad de introducir grandes cambios en el sistema existente.
Sin embargo, hace poco la ONS actualizó el software para ejecutarlo en un servidor Windows. De este modo, obtuvo mayor flexibilidad con respecto al uso presente y futuro de la solución. El sistema procesa 12 millones de direcciones, que corresponden a más de 2 millones de empresas actuales y a otros 2 millones que ya no están en activo.
Con esta solución, la ONS puede utilizar los datos actuales de un modo mucho más eficiente comparando y relacionando información de bases de datos. Esta sinergia ha permitido el desarrollo de un registro mercantil realmente exhaustivo, con una visión centralizada de las empresas que no era posible obtener con el antiguo sistema.
Mejora de la capacidad de respuesta ante los clientes
Ahora la ONS cuenta con una mayor capacidad de respuesta ante sus clientes y ante otros organismos gubernamentales que necesitan información sobre empresas. Es un factor muy importante, sobre todo teniendo en cuenta que el presupuesto de la ONS está financiado por otros organismos gubernamentales y que un servicio de baja calidad podría conllevar una pérdida de financiación.
En definitiva, el mayor logro ha sido quizá que el sistema nuevo reduce la carga impuesta a las empresas británicas de menor tamaño. En efecto, el acceso a una información más precisa y completa se traduce en una disminución de las encuestas y en una mayor focalización de las mismas.
“Ya no tenemos que solicitar información continuamente a las empresas porque podemos encontrar la información que necesitamos en nuestras bases de datos”, añade Perry. “Esto significa que las empresas pueden emplear los recursos que habrían necesitado para responder a nuestras encuestas en sus actividades empresariales”.
