El primer proyecto de migración de datos que debía realizarse era el de administración financiera y, en la actualidad, se están migrando unos 40 sistemas heredados
Como parte de su programa de reingeniería ERP de procesos estratégicos (SPEER, Strategic Process Enabled ERP Re-engineering), el Ministerio de Defensa holandés está migrando los sistemas de sus fuerzas armadas a una única aplicación ERP. Setenta sistemas heredados y anticuados, utilizados actualmente en cuatro divisiones (ejército de tierra, fuerzas aéreas, marina y gendarmería), acabarán desapareciendo, por lo que es necesario migrar todos los datos de estos sistemas a SAP.
Para dar soporte a esta enorme migración de datos, el Ministerio elaboró una metodología de hoja de ruta de migración de datos basada en la plataforma de Informatica. Ahora, los departamentos de IT y Negocio comparten la responsabilidad en cuanto a los resultados de los proyectos, por lo que siempre deben hablar el mismo idioma. Así, la solución de Informatica se empleará como proceso estándar para todas las migraciones que se lleven a cabo en las distintas fuerzas armadas.
La organización y el programa SPEER
Con casi 70.000 empleados civiles y militares, el Ministerio de Defensa es uno de los principales generadores de empleo de los Países Bajos. Está compuesto por el personal administrativo, la marina, el ejército de tierra, las fuerzas aéreas, la gendarmería, los centros de mando y servicio, y la organización de equipos de defensa. Estas divisiones comparten la responsabilidad de mantener la paz y la seguridad en los Países Bajos y de llevar a cabo las misiones de paz en el extranjero.
El Ministerio depende de información de alta calidad y, hace 8 años, inició su programa de reingeniería ERP de procesos estratégicos (SPEER, por sus siglas en inglés) para seguir proporcionando el mejor apoyo posible a las operaciones de paz. Este programa tiene por objeto mejorar el intercambio de datos en el seno de las fuerzas armadas y entre las distintas divisiones, para que puedan colaborar de manera estandarizada y efectiva. En el marco del programa SPEER, se sustituirán setenta sistemas heredados y anticuados por un único sistema nuevo: SAP. Una vez implementado este proyecto a gran escala, 12.000 empleados deberán empezar a utilizar el nuevo sistema.
La plataforma de Informatica es la base de la integración de datos
La implementación de SAP se inició hace cinco años. Tras un largo proceso de licitación a nivel europeo, la plataforma de Informatica fue la elegida para descifrar e integrar datos de sistemas de las distintas divisiones de las fuerzas armadas y almacenarlos en un único entorno.
La plataforma de Informatica sirvió de base para crear un motor de integración de datos, que actualmente funciona como un servicio común para todos los proyectos de este tipo.
Posteriormente, debido a un conjunto de problemas relacionados con la escalabilidad, los datos imprecisos y los distintos formatos de los datos, resultó evidente que no bastaba con limitarse a transferir datos de una aplicación a otra. El hecho de que el Ministerio poseyera sus propios sistemas individuales (centrados en datos introducidos de diversas maneras por distintas divisiones) comportaba una serie de retos.
“Antes de que pudiéramos cambiar a SAP, necesitábamos tener una idea clara de dónde estaban las diferencias, qué datos faltaban y qué datos estaban duplicados en el sistema”, apunta Jaap Timmers, el responsable del proyecto de migración de datos de servicios compartidos del Ministerio. “Los datos migrados deben ser utilizables en el sistema nuevo, por lo que no queremos que estén incompletos o que sean de mala calidad. Además, no se trata de realizar una migración de un sistema a otro, sino de 70 sistemas a uno, y era necesario que los directivos comprendieran mejor el alcance de la corrupción de los datos”.
Timmers tuvo que decidir entre reintroducirlo todo de forma manual en SAP o automatizar el proceso de migración empleando software. Tomó como referencia otras organizaciones que habían llevado a cabo proyectos de migración de un alcance similar (en especial, entidades financieras, que siempre deben realizarlos tras las fusiones y adquisiciones). Aunque estos proyectos implicaban procesos logísticos completamente distintos a los empleados en el Ministerio, para Timmers cada vez resultaba más viable la posibilidad de automatizar los proyectos de migración.
En colaboración con IVENT, el grupo empresarial de servicios de información y tecnología del Ministerio (incluida la antigua organización de tecnología de comunicaciones e información de defensa), Timmers abrió un proceso de licitación en el ámbito europeo para obtener una solución de calidad de datos. Por aquel entonces, IVENT trabajaba en un proyecto denominado MisDef o Gestión de Sistemas de Información de Defensa, una iniciativa concebida para mejorar la calidad de los datos en el seno del Ministerio. IVENT se había dado cuenta de que no podía obtener información fiable del sistema heredado y de que faltaban muchos datos. Informatica ganó esta licitación.
Implementación de la solución
Junto con el equipo del centro de soporte común del Ministerio y el socio de Informatica e integrador de sistemas KVL, los consultores de Informatica Professional ServicesSM empezaron a implementar la plataforma de Informatica en el Ministerio. Se estableció una hoja de ruta de migración de datos (DMS) empleando las herramientas nuevas y existentes de Informatica.
“Elaboramos la DMS a partir de una serie de elementos”, recuerda Timmers. “La extracción de datos de los sistemas existentes se realiza mediante el motor de integración de datos, que funciona con Informatica PowerCenter™. A continuación, esos datos se trasladan en un entorno de almacenamiento temporal y se preparan para su migración al sistema nuevo”. En la práctica, esto quiere decir que los datos del Ministerio se someten a un proceso de limpieza, enriquecimiento, armonización e integración por medio de Informatica Data Quality™. Después de estas mejoras en la calidad y aplicando reglas de transformación y conversión, los datos se trasladan a un segundo entorno de almacenamiento temporal donde se garantiza que cumplen los requisitos de SAP en lo que respecta a la longitud de los campos de datos y al uso de las unidades requeridas. Por último, se ejecuta la migración de los datos a SAP.
La DMS no sólo contempla el hardware y el software, sino también las condiciones y los procedimientos de trabajo. “Creamos el procedimiento para la migración de datos inscribiéndolo en una metodología que describe cómo se debe llevar a cabo una migración con control de calidad en seis fases”, explica Timmers. “Al introducir un método estándar para informar acerca de las decisiones y los resultados, podemos evaluar la calidad del proceso de migración, así como descentralizar el proceso de preparación. No obstante, el aspecto más importante de la DMS es la disponibilidad del conocimiento integrado, que los usuarios internos (ejército de tierra, fuerzas aéreas, marina y gendarmería) pueden utilizar para sus proyectos de migración. Esto nos proporciona ventajas significativas en cuanto a la eficiencia y la transparencia”.
Una colaboración crucial para el éxito del proyecto
Según Timmers, “la colaboración resultó fundamental a la hora de elaborar la DMS y, juntos, SAP, Informatica y KVL desempeñaron un papel importante durante esta fase. El objetivo no son los éxitos individuales; no tendría sentido que Informatica PowerCenter funcionase bien pero que SAP no estuviera en línea”. Timmers afirma que la organización del proyecto también supuso todo un desafío. “Los empleados implicados eran todos especialistas y perfeccionistas, pero debían colaborar estrechamente entre ellos y también con terceros”.
Por otro lado, se establecieron acuerdos claros con usuarios internos, en su mayoría, gerentes. “Durante la etapa inicial, el departamento de IT se sentó a dialogar con los usuarios a fin de conocer cuáles eran sus necesidades. Este proceso consumió bastante tiempo al principio, pero la inversión reportó beneficios porque los proyectos pudieron entregarse a tiempo tras uno o dos intentos en lugar de cinco o seis. También se fomentó en gran medida la confianza mutua durante la preparación del lanzamiento”.
En una organización jerárquica como el Ministerio, el proceso de migración de datos implicó una especie de “revolución cultural”. “Ahora, IT y Negocio comparten la responsabilidad en cuanto a los resultados de los proyectos, por lo que siempre deben hablar el mismo idioma”, asegura Timmers. “Es necesaria una voluntad de traspasar los límites habituales y compartir la responsabilidad del resultado final”.
Primeros éxitos y planes para el futuro
El primer proyecto de migración de datos que debía realizarse era el de administración financiera y, en la actualidad, se están migrando unos 40 sistemas heredados. En principio, todos los proyectos en curso deben utilizar la DMS. El Servicio de Auditoría de Defensa se encarga de revisar este proceso, analizar cómo encaja y determinar si ofrece una garantía firme de calidad.
“Ahora queremos seguir mejorando los servicios incluidos en la DMS”, añade Timmers. “Nuestro objetivo es continuar estandarizando los procedimientos y su interfaz con los usuarios, de manera que la cadena de mando pueda ofrecerlos como un servicio compartido a finales del año que viene. Durante el próximo año, queremos hacer de la migración de datos una tarea rutinaria.Estamos convencidos de que lo conseguiremos con la ayuda de nuestros socios SAP, KVL y los servicios profesionales de Informatica”.
Imagen: Ministerio de defensa holandés
