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Abordar la temporada con una herramienta de gestión muy bien planteada como ésta, nos ha facilitado enormemente el día a día de la gestión
Levante Unión Deportiva es un Club querido y respetado en el panorama futbolístico español. Ejemplo de esfuerzo y superación, la organización cuenta en la actualidad con más de 12.000 abonados y cuatro ascensos a 1ª División. Su última transformación en un Club de Fútbol de “Primera”, en la temporada 2009/2010, no podía haber llegado más a tiempo, porque el 9 de septiembre de 2009, Levante UD celebró en el Estadi Ciutat de València, el 1er Centenario desde su fundación.
Últimamente, sin embargo, la organización no ha sido ejemplo sólo por sus logros deportivos, sino también por su responsabilidad en la gestión.
Los contratiempos financieros sufridos por el Club en la temporada 2008/2009 y la necesidad de ejecutar su campaña con el aspecto económico como principal handicap, hizo que sus responsables abordaran la redefinición de su gestión. Fruto de ello, se creó un nuevo modelo basado en la solvencia económica y en el rigor presupuestario, cuya ejecución se apoyaría en un avanzado sistema de información.
“No éramos una empresa al uso en nuestra gestión, pero aún así necesitábamos una buena planificación y control de la tesorería, al igual que la capacidad de manejar información fiable”, explica Javier Vich Peña, Director de Gestión y Organización de Levante UD.
Con este objetivo y con el de integrar sus diferentes áreas para eliminar la duplicidad de tareas, el Club inició la búsqueda de un avanzado sistema ERP “con el que profesionalizar nuestra gestión”.
El proyecto, paso a paso
Esta búsqueda de una solución potente y, a la vez, capaz de adaptarse a las particularidades del Club en la gestión de abonados, jugadores o de patrocinios, concluyó en abril del año 2010, con la elección de Sage Murano.
Las funcionalidades de esta solución informática respondían a los requerimientos de Levante Unión Deportiva y el Club ya había trabajado con algunos programas de Sage, aunque de manera aislada. Pero sin duda el factor decisivo en esta elección fue la confianza generada por el Business Partner de Sage a nivel nacional, la compañía informática Intersoft. “El servicio que nos ofreció este proveedor y la manera en la que se integró en nuestra estructura para estudiar nuestras necesidades, nos dieron garantías para el adecuado despliegue de Sage Murano y también para su adaptación a nuestros requerimientos”, afirma Javier Vich Peña.
Levante Unión Deportiva adquirió la solución Sage Murano con sus módulos financiero, de Nómina y RRHH, de ventas, compras y gestión de almacenes, al igual que con su módulo TPV para gestionar la tienda del Club, con sus aplicativos CRM y de gestión documental, además de su módulo de Business Intelligence para apoyar su toma de decisiones. El despliegue de la herramienta se abordó de forma casi inmediata, dado que el Club quería iniciar la nueva temporada 2010/2011, que empezaba el 1 de julio de 2010, con el nuevo sistema de gestión plenamente operativo.
En la actualidad, Sage Murano se utiliza por 8 empleados del Club en diferentes departamentos. “Se trata de una solución que nos permite manejar unos ratios de información fiables para poder tomar decisiones y que también ha resuelto nuestras necesidades de integración de la información. Ahora, por ejemplo, nuestro responsable de RRHH gestiona las nóminas y el apunte contable se produce automáticamente, y esto mismo sucede con los cierres diarios de tienda”, asegura el Director de Gestión y Organización de Levante UD.
En el proyecto han destacado el apoyo prestado desde toda la organización y la predisposición de todo el personal del Club para abordar este proceso de modernización. Dichos factores han supuesto una ayuda importante para que en el proyecto se cumplieran las fechas previstas de implantación y para que la nueva solución Sage Murano aportara beneficios palpables en todas las áreas de la organización.
Hoy, uno de los principales objetivos de Levante Unión Deportiva es llegar a aprovechar todo el potencial de su nueva plataforma de gestión, de cuyas funcionalidades en la actualidad, según sus estimaciones, se aprovechan cerca de un 90%.
Sage Murano y los servicios de Intersoft le han permitido al Club ahorrar tiempos, basar su gestión en el dato único y poder manejar toda su información en tiempo real.
“Completado este hito, nos volcaremos en evolucionar la solución, que en la actualidad es nuestro principal y único sistema de gestión”, afirma el Director de Gestión y Organización de Levante Unión Deportiva.
El Club, por otro lado, ya está llevando a cabo un proyecto para la venta on-line de sus productos, sobre la plataforma Sage Murano.
Principales beneficios
“Sage Murano es una solución de gestión potente y que ha cubierto muy bien nuestras necesidades. Estamos satisfechos con la herramienta porque nos ha ayudado a organizarnos mejor, a aprovechar mejor nuestros recursos y a ser más eficientes en el día a día de nuestra gestión”, afirma Javier Vich Peña.
Este mismo nivel de satisfacción muestra el Director de Gestión y Organización de Levante Unión Deportiva con el servicio de la compañía Intersoft, “del que destacaría la proximidad y la forma en la que nos han ayudado con su labor de asesoría, para generar valor a lo largo de todo el proyecto”.
En el área financiera, y además de la ya comentada eliminación de duplicidades y automatización, el principal beneficio aportado por Sage Murano ha sido en la gestión y previsión de la tesorería, con funcionalidades claves para el control de los futuros ingresos y de los compromisos de pago. La atención a los 12.000 abonados del Club, por otro lado, se ha visto agilizada de manera importante con las capacidades CRM de la suite, con las que Levante UD ahora puedellevar a cabo promociones muy dirigidas según el perfil, el sexo y otros parámetros de sus aficionados, estrechando el contacto con cada uno de ellos y mejorando su fidelización.
No menos importantes han resultado las funcionalidades de Sage Murano para el control de los contratos de patrocinio, “con términos y condiciones muy dispares y que, ahora, sin embargo, se controlan sin ningún problema dentro de la solución”, comenta el portavoz del Club. Estos mismos beneficios se han trasladado a la gestión de los contratos de los jugadores, en el apartado de nóminas. Y en cuanto al módulo de TPV, después de su adaptación, “la solución de Sage nos ha permitido optimizar la gestión de latienda con un control diario y exhaustivo del stock, facilitar la identificación de los productos por códigos de barras y también nos ha dotado de una gran agilidad en el punto de venta”, afirma Javier Vich Peña.
Con su nueva plataforma de información, y en especial con sus capacidades de gestión documental, el Club también ha podido avanzar en la gestión digital de los contratos de los jugadores y de patrocinio, con importantes beneficios en términos de tiempos y agilidad. A estos, en breve, Levante UD también sumará el escaneo y la gestión digitalizada de facturas.
“A nivel de Dirección, para el Club ha supuesto una mejora clave el módulo de Business Intelligence de Sage Murano. El mismo nos ha permitido definir los ratios para tomarle el pulso al Club día a día y para la toma de decisiones económicas estratégicas”, añade el Director de Gestión y Organización de Levante Unión Deportiva.
“Hoy, gracias a Sage y a Intersoft, contamos con una herramienta informática potente y adaptada a nuestras necesidades. Una solución de este tipo no condiciona nuestro desempeño en el terreno deportivo, pero el hecho de anticiparnos y de organizar mejor nuestra gestión, sin duda nos ha ayudado en nuestro paso a 1ª División”, afirma a modo de conclusión Javier Vich Peña. “Las magnitudes económicas a gestionar en términos de ingresos, contratos, etc. se multiplican por diez en el salto de Segunda a Primera y abordar la temporada con una herramienta de gestión muy bien planteada como ésta, nos ha facilitado enormemente el día a día de la gestión”.
