Multiópticas es la empresa española líder en servicios ópticos, con más de 550 establecimientos y cerca de 2.000 empleados en todo el territorio nacional. La red de centros ópticos de Multiópticas cuenta a día de hoy con más de 200 socios.
En los últimos años, Multiópticas ha llevado a cabo un ambicioso plan de expansión, con el objetivo de cubrir todos los puntos posibles de la geografía española, atrayendo a ópticos independientes con su modelo de cooperativa profesional, basado en la independencia en la gestión de los centros por parte de empresarios profesionales y la gestión integrada de compras, marketing, publicidad y formación, entre otros.
Para ello eran necesarias herramientas capaces de integrar toda la información de la compañía en un sistema de gestión único, que diese soporte al crecimiento continuado de Multiópticas y facilitase prestar el mejor servicio a los retailers asociados a la marca.
El sistema de información ERP de la compañía, una versión de Microsoft Navision con cerca de 8 años de antigüedad, aconsejaba una actualización para aprovechar todas las ventajas de las versiones más recientes del sistema ERP de Microsoft. Así, en 2012 se inició un proceso de renovación de los sistemas de información de la central de Multiópticas, centrado en la puesta en marcha de un nuevo software de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM) y la actualización de la solución ERP existente.
Tras un exhaustivo proceso de selección, se optó en primer lugar por la puesta en marcha de la solución Microsoft Dynamics CRM, que ofrecía entre otras ventajas la integración con la solución ERP existente. Para ello se optó por Prodware como implantador, dadas su experiencia en más de 160 proyectos de puesta en marcha de la solución, su capacidad como proveedor global de Tecnologías de la Información y –lo más importante- la experiencia y conocimiento de Prodware en el sector de Retail – Comercio minorista.
El proyecto de Dynamics CRM se enfocó a una puesta en marcha muy acotada y enfocada a poner la solución en manos del Departamento de Sistemas de Multiópticas, con el fin de que pudiera ser evolucionado por ellos internamente. Por tanto, Prodware llevó a cabo la puesta en marcha del “core” o núcleo de la solución y la posterior formación, tras la cual Multiópticas ha continuado adaptando Dynamics CRM, beneficiándose de la flexibilidad del producto y su facilidad de personalización.
A día de hoy, Dynamics CRM está permitiendo a la central de Multiópticas gestionar una base de datos única de asociados que le permite una visión de 360 grados de los mismos, con procesos de servicio mejorados y automatizados y una solución que permite la accesibilidad a toda esa información en cualquier momento.
En palabras de José María Sánchez-Cid, Responsable de Sistemas de Multiópticas “Dynamics CRM nos ha permitido unificar y centralizar toda la información de nuestros socios y colaboradores en un único sistema, evitando la existencia de bases de datos aisladas y mejorando el acceso a la información y la fiabilidad de la misma".
La conexión del CRM con la solución ERP, también Microsoft Dynamics, evita la necesidad de gestionar datos de forma duplicada y evita errores.
Migración a Microsoft Dynamics NAV 2013
Una vez en marcha Dynamics CRM, se planteó la migración de la solución ERP a la más reciente lanzada por el fabricante, Microsoft Dynamics NAV 2013. La migración debía permitir, como así ha sido, aprovechar las mejoras funcionales y técnicas del producto (nuevas funcionalidades, integración completa con Microsoft Office, acceso web, movilidad…) y por otra parte, iba a reducir el esfuerzo necesario para el mantenimiento de la solución, ya que permitía eliminar parte de los desarrollos y personalizaciones que se habían realizado en el tiempo, y que precisaban una atención especial de los técnicos.
Este salto a NAV 2013 surgió por la necesidad de implantar una tecnología que pudiera adaptarse a la estrategia de expansión y crecimiento de Multiópticas. Prodware fue de nuevo el elegido para llevar a cabo el proyecto en la central, que permitía prever importantes mejoras en el sistema de información y disponer de un producto de última generación muy mejorado. De acuerdo con el Departamento de Sistemas de Multiópticas, el proyecto se enfocó claramente a aprovechar al máximo la solución estándar, eliminando desarrollos y personalizaciones innecesarias al quedar cubiertas por la funcionalidad estándar de Dynamics NAV.
También era prioritario para Multiópticas capacitar con la formación y apoyo en el arranque de Prodware al equipo de TI interno, con el fin de garantizar su capacidad para mantener y evolucionar el sistema sin necesidad del apoyo del implantador, reduciendo de esta forma los costes de implantación y el coste total de propiedad de los sistemas de información.
Una de las características de Dynamics NAV 2013 es que es un producto muy evolucionado tecnológicamente hacia una arquitectura .NET pura de tres capas, que integra Microsoft SharePoint y servicios web entre otras ventajas.
Como comenta José María Sánchez-Cid, Responsable de Sistemas de Multiópticas “Este proyecto nos ha permitido disponer de un sistema completamente actualizado, facilitando la integración y mejorando nuestra capacidad de evolucionar y adaptar la plataforma a las necesidades de nuestro negocio”.
Otra de las características de Dynamics NAV que facilitan una puesta en marcha adecuada son sus perfiles de usuario predefinidos, como pueden ser los de Director General, Financiero, compras o ventas, que desde un inicio ofrecen un entorno adaptado a las responsabilidades y tareas de cada perfil de usuario, agrupando de forma coherente y sencilla las funciones precisas para su trabajo diario.
Por otra parte, el “Look & Feel” de Dynamics NAV ha hecho muy fácil el cambio de entorno de trabajo, ya que es intuitivo y fácil de utilizar, muy alineado con el funcionamiento de aplicaciones tan populares como las de Microsoft Office, con las que tiene una integración completa.
Por último, la central de Multiópticas disfruta ahora de capacidades mejoradas de Inteligencia de Negocio, ya que Dynamics NAV facilita a los usuarios mejorar su productividad y la capacidad de realizar análisis de negocio que posibiliten la toma de decisiones bien fundamentadas.
Para Multiópticas, la tecnología es una herramienta clave que está ayudando a su éxito como compañía. Esta apuesta por una renovación tecnológica, en la que Prodware está participando como proveedor global y especialista en Retail, continuará con próximos proyectos como la renovación de las aplicaciones de ofimática implantando Office 365, otra de las herramientas en las que Prodware tiene foco y especialización, que permitirá una integración completa con Dynamics y aprovechará todas las ventajas de la Nube.
Un paso más de Multiópticas en la dirección de mantenerse como líder no sólo de negocio sino en tecnología aplicada a una mejora continuada de los procesos de la compañía.
Más información sobre Prodware en www.prodware.es y en 902 14 14 14
