La compañia ha podido reducir gracias en un 60% el ciclo de revisión y aprobación de sus presupuestos
Grupo Egasa, multinacional española especializada en el segmento del juego y entretenimiento, ha confiado en la solución SAP Business Planning and Consolidation (BPC) para unificar la gestión de sus distintos negocios y filiales, como parte del proceso de expansión internacional que vive la compañía. El partner elegido por Egasa para efectuar el despliegue ha sido Tecnocom.
Grupo Egasa era usuario de soluciones de SAP en las áreas de gestión empresarial (Finanzas, Controlling y RRHH) y de SAP NetWeaver Portal en varios países. El objetivo perseguido con todas ellas era poder centrarse en mantener la excelencia en el servicio y la atención personalizada a sus clientes, las dos señas de identidad que habían llevado a la empresa a su posición de liderazgo. El hecho de que fueran soluciones globales y, por tanto, pudieran sustentar el proceso de crecimiento y expansión internacional, junto con el prestigio y el liderazgo de SAP, llevaron a Grupo Egasa a elegir a la compañía como el socio con el que alinear informática y negocio. En la mayor parte de todos estos proyectos Tecnocom fue el partner de implantación.
Desde su fundación en 1980, Grupo Egasa no ha dejado de crecer, tanto en actividad como en presencia internacional. Tiene presencia en Latinoamérica y Centro Europa y y en nuestro país ha ampliado además su actividad al ámbito de las apuestas deportivas bajo la marca Betplus.
Como consecuencia de su expansión geográfica, la compañía se encontró con que tenía que consolidar y gestionar la información de varios países sobre presupuestos, inversiones y reporting de gestión en distintas monedas, con diferentes criterios y con diversas herramientas desarrolladas a medida, lo que impedía tener una visión global del negocio y dificultaba la gestión de cambios. Por esa razón y asesorado por Tecnocom como socio tecnológico, se planteó buscar una aplicación que le permitiera desarrollar esas tareas de forma integrada. Tras analizar las distintas opciones que había disponibles en el mercado, volvió a confiar en una solución SAP para la realización del proyecto.
La implantación del proyecto
En la implantación se concedió especial importancia al análisis de la manera de trabajar de los distintos directivos para conocer al detalle cada actividad del negocio, definir los flujos de trabajo con formularios específicos y diseñar los indicadores de gestión.
Tras un proceso de implantación de cuatro meses, Grupo Egasa ha podido disponer de una única aplicación de elaboración de presupuestos para toda la organización con modelos estandarizados, lo que le permite establecer un mayor control del ciclo presupuestario y la elaboración de informes en distintas divisas. Asimismo, ha podido alinear la planificación y consolidación económico-financiera con los objetivos, iniciativas y métricas propias de la multinacional, además de establecer procedimientos uniformes en toda la organización y realizar análisis automatizados y predictivos.
“La solución nos ha permitido transformar un entorno complejo e inabarcable en una rutina sencilla y amigable. Su versatilidad y la autonomía que tenemos a la hora de realizar cambios, nos permite adaptarnos sin esfuerzo al crecimiento de nuestra organización”, comenta Alberto Mañas, director financiero de Grupo Egasa.
Por su parte, Jesús Carretero, director corporativo TIC de Egasa, ha manifestado: “SAP nos proporciona una herramienta que permite gestionar cada negocio por separado y, al mimo tiempo, tener una visión integral de la compañía en términos de capital humano y de gestión del negocio”.
La solución da soporte a 50 usuarios y opera sobre servidores HP en un entorno virtual VMWare con Microsoft System Center y base de datos SQL 2008 R2.
Beneficios
Son múltiples los beneficios que Grupo Egasa ha obtenido a raíz de la implantación de la solución SAP BPC siendo uno de los principales la reducción de hasta el 60% del ciclo de revisión y aprobación de los presupuestos, así como del tiempo dedicado a esta tarea, lo que redunda en una mejor gestión a corto plazo. De hecho, esa mejora ha permitido amortizar la inversión en el primer año.
Además, ha podido convertir un presupuesto de gestión en uno financiero, lo que facilita una visión global del negocio de la compañía. Junto a esto, Grupo Egasa también ha visto satisfechas sus necesidades de reporting de gestión mensual, desglosado en función de diversos criterios y manteniendo tanto la visión financiera como de gestión; puede disponer de un entorno común de trabajo para usuarios financieros y no financieros; ha visto incrementada la participación de los responsables de negocio en el proceso a través de un entorno intuitivo (Excel); y tiene la posibilidad de consolidar sus presupuestos y realizar un seguimiento de las desviaciones presupuestarias. Otras ventajas obtenidas por la compañía son el reparto de gastos corporativos entre actividades y unidades de negocio con criterios dinámicos y el diseño de nuevos informes de forma fácil y rápida; y todo ello contando con una gran aceptación por parte de los usuarios.
En la actualidad, la compañía está estudiando nuevos proyectos con SAP como la implantación de la retribución variable y llevar la gestión de nóminas a Croacia, Chile, Perú y Méjico, así como distintos módulos de contabilidad financiera a estos dos últimos.
