15 criterios para la elección del proveedor de software

La elección de un proveedor de software, sea ERP, BI, CRM, etc. no siempre es una tarea fácil. Esta decisión se verá muy influenciada en base a multitud de circunstancias en función del tipo de empresa, su tamaño, de si posee departamento de informática propio, la formación y capacitación de los usuarios, su resistencia al cambio, criterios puramente económicos, de afinidad con uno u otro proveedor, la especialización de éste, etc.

Veamos una relación de ellos, que aunque por número pueda parecer exhaustiva, estoy seguro que existen muchos más y que vuestra experiencia nos permitirá completar si lo deseáis mediante el apartado de comentarios.

1.- Criterios económicos. Por desgracia, éste suele ser uno de los criterios principales para la elección. Cuando no existe mucha "cultura informática", éste es prácticamente el único criterio que se tiene en cuenta. Si a eso sumamos la difícil situación económica de crisis actualmente, este se convierte en un factor clave.

2.- Criterios de afinidad y/o cercanía. Se conoce al proveedor actual muchos años y en algunos casos se dan relaciones de amistad, lo que condiciona a una continuidad y evolución con su software. Pensemos que los humanos somos "per se" reacios a los cambios, de ahí la expresión "Más vale malo conocido que bueno por conocer", por lo que nos sentimos mejor dentro de nuestra zona de confort, salirnos de ella implica desasosiego y temor.

3.- Reputación del software. En ocasiones nos guiamos por la marca o notoriedad del software, ya sea porque conocemos a alguien que ha sufrido una implantación o simplemente porque nos suena por su publicidad. Este es uno de los criterios más delicados porque a pesar que un software se haya implementado con éxito en una empresa, esto no garantiza nada con respecto a la implantación en la nuestra. Cada empresa es única y cada implementación también. Un consejo:

Duda del que va delante, podría ir por el camino equivocado.

4.- Especialización/sectorización del software. Mi opinión particular es que éste es el criterio más importante. Si mi negocio está orientado a la fabricación de artículos de descanso por ejemplo, deberemos buscar el software que mejor se adapte a nuestra fabricación, y en el peor de los casos en los que no exista nada similar en el mercado, buscaríamos un software lo más similar posible: fabricación de tapizados, fabricación de muebles, etc. La elección de un software no especializado conducirá inevitablemente a la tensión entre cliente y proveedor debido a la detección de innumerables carencias relacionadas con la sectorización.

5.- Especialización de la consultoría. Imprescindible la experiencia de los consultores en el sector y ámbito de actuación de la empresa. Deberá elegirse éstos con sobrada experiencia en estas empresas y con tamaño similares con la finalidad de garantizar el éxito de la implantación.

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6.- Demostrada eficacia en empresas del sector. Un sondeo sobre las empresas de la competencia con la intención de realizar una pre-evaluación del software es necesaria si queremos asegurarnos de que el software cumple las especificaciones y posee las adaptaciones propias de nuestro sector.

7.- Software cerrado. El proveedor nos vende un paquete totalmente cerrado, sin posibilidad de cambios, o en su defecto, adaptaciones particularizadas que nos llevarán fuera de su versión estándar. Esto no es un problema inicialmente, pero sí a medio plazo, pues nos condenará a un sistema dependiente del proveedor y no evolutivo. Cualquier evolución pasará por una actualización de esos desarrollos, la mayoría de veces, penalizado con nuevos pagos.

8.- Software a medida. Es el caso contrario al anterior, el proveedor nos ofrece no solo un producto, sino todas las mejoras que se nos ocurran. Esto podría estar justificado si nuestra empresa perteneciese a un nicho muy especializado para el que no se encuentra un software que cumpla las especificaciones, y por tanto, hay que hacer grandes desarrollos sobre uno ya preexistente para su adaptación. En cualquier otro caso, estamos condenados a la obsolescencia del producto debido a la dificultad por parte del proveedor de mantener software personalizado para cada empresa.

9.- Conectividad. El software debe poder ofrecer conectividad con otras herramientas, sobretodo de ofimática. Ello nos liberará de cierta dependencia del proveedor para algunos informes, mailings, etc.

10.- Soporte, atención post-venta y servicios de mantenimiento. Éste ha de ser el resultado y continuación de una consultoría especializada. La implantación de un software tiene un principio, pero no es fácil establecer un fin, por lo que una vez puesto en marcha el software, habrá un tiempo de indudable necesidad de soporte y ayuda. La realización de un mantenimiento no solo correctivo, sino también preventivo, tanto en base de datos como en el propio software nos asegurará una mejora en la eficiencia de la herramienta.

11.- Adaptación a la normativa vigente. Puede parecer una obviedad, pero la realidad es que algunos software no están localizados de forma suficiente, bien porque vienen de otros países con otras leyes y otras problemáticas, o porque no son lo bastante ágiles para incorporar las nuevas normativas legales o bancarias en un mercado como el actual muy cambiante.

12.- Plataforma y evolución del software. Es conveniente dedicar un poco de tiempo a analizar las plataformas sobre las que está desarrollado el software: base de datos, lenguaje, etc. Conocerlos puede darnos una señal de su modernidad u obsolescencia. En cuanto a la evolución del propio software, analizar la periodicidad de las versiones, si éstas suelen ser correcciones o nuevas prestaciones, el número de éstas, etc. Esto nos dará una muestra bastante fiable de lo "vivo" que se encuentra el software.

13.- Migración de datos. En ocasiones es necesario trasladar parte de la información del sistema anterior al actual. Esto podrá hacerse de forma manual o mediante la asistencia del propio proveedor. Éste deberá además asesorarnos sobre la conveniencia o no de esas migraciones en función de la compatibilidad de los datos.

14.- Seguridad de la información. Siempre hay información sensible que ha de ser protegida, tanto para agentes externos, como hacia determinados usuarios. Un buen sistema de configuración de menús, niveles de acceso, roles de usuario, así como de auditoría de datos, aportarán un plus de confianza adicional hacia el nuevo sistema.

15.- Modularización de la herramienta. Es decir, las necesidades de cada empresa no son las mismas, por lo tanto, debe permitir hacer la inversión en función de las necesidades de cada momento y de forma incremental. De esta forma, nos aseguramos la puesta en marcha de los módulos comprados y en un futuro la implementación según necesidades y nuevos requerimientos. Asimismo, evitaremos la aparición de costes ocultos e imprevistos.

Estos son los criterios que considero imprescindible analizar antes de tomar cualquier decisión sobre la elección de un proveedor de software. Partir de una elección errónea hará muy difícil lograr un éxito en la implantación de una herramienta TIC.

Os invito a participar en los comentarios para aportar vuestra opinión y contar vuestras experiencias.

Por  Sergio Martínez , autor web  Mundo.erp y director desarrollo e implantación ERP en Daemon4, S.L.L.