La cantidad de información que se maneja hoy en día en la pyme, tanto en formato papel, como electrónico, es tan grande que obliga a usar herramintas de gestión documental. El objetivo fundamental de los sistemas de gestión documental es gestionar la documentación de manera eficiente, permitiendo almacenar documentos de manera segura a través de procedimientos sencillos, para su posterior acceso para la consulta desde diferentes dispositivos.
Con la llegada de la informática, los sistemas de gestión documental han permitido “jubilar” las estanterías y armarios llenos de documentación, para pasar a disponer de sistemas de gestión documental integrados y con una capacidad de almacenamiento infinita, que los hace ideales como centro de información de la empresa. A continuación, vamos a ver cinco razones por las que las pymes necesitan un gestor documental:
1. Porque hacen los procesos más eficientes, al integrarse con herramientas de gestión
El gestor documental debe ser una herramienta al servicio de la organización, lo que significa que debe estar presente allí donde se le necesita. Un gestor documental no es una unidad de red compartida en la que se crean carpetas para ir guardando ficheros, sino que es una herramienta que va bastante más allá: es un sistema de soporte documental para todos los procesos clave de la organización, a través del cual se consigue eficiencia en la ejecución de tareas que requieren la generación o tratamiento de documentos.
Un gestor documental debe estar presente cuando en una tarea se requiere trabajar con documentación y en procesos automáticos de generación de informes. La información clave para la empresa no debe estar en sistemas locales, sino en un repositorio centralizado y accesible desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil, tableta). Trabajar con un buen gestor documental en la pyme evita malas prácticas como el trasvase ineficiente de documentación a través de email y carpetas de red, herramientas que no son seguras y pueden provocar, por ejemplo, incidentes por hacer pública información confidencial.
2. Porque asegura la información ante catástrofes
Un gestor documental debe ser un sistema completo, lo que significa que no es sólo una instancia en la que se almacena información de forma ordenada, sino que va más allá y permite asegurar la información ante siniestros y eventos catastróficos. Un gestor documental debe contar con un sistema de respaldo que esté localizado en una ubicación diferente a la del sistema principal, de tal manera que permita restaurar la información en caso de que suceda un problema serio (incendio, inundación, robo, ataque informático, etc.) que provoque la inutilización total o parcial del mismo.
Esta completitud del sistema es una de las diferencias entre los gestores documentales y las herramientas que se quedan a medio camino. Puede que en el día a día no parezca relevante la capacidad para respaldar la documentación, pero si llega a producirse un siniestro, a buen seguro que se le dará el gran valor que tiene. El coste de la pérdida de información puede ser tan alto que puede llevar al cierre de una empresa. ¿Cuánto cuesta perder documentación sobre clientes, proveedores, impuestos, patentes, investigación, etc.?
3. Porque cada documento es accesible sólo para quien tenga permisos
Todos los documentos deben tener un nivel de protección determinado para que sólo aquellas personas que cuentan con los permisos necesarios puedan acceder a ellos, descargarlos o editarlos. Esta gestión es imposible a través de sistemas de carpetas en red o gestores documentales poco potentes.
Esta función para clasificar los permisos idealmente debe estar ligada a documentos y secciones de información, ya que es la única manera fiable de conseguir que la gestión sea eficiente y razonablemente segura. De esta manera, se podrán proteger con garantías documentos como los recibos de salarios, las facturas, los contratos y acuerdos con proveedores, documentación sobre patentes e innovación y todos aquellos archivos que requieran un control de acceso.
4. Porque ahorra espacio físico y tiempo
Un gestor documental permite almacenar documentos que provengan de diferentes formatos. Los que vienen en formato electrónico son fáciles de guardar en un gestor documental y para los que llegan en soporte papel, existen procesos de digitalización integrada, que a través de escánares o máquinas multifunción (fotocopiadora, escáner, impresora) permiten transformar rápidamente un documento en papel de varias páginas en un archivo digital (PDF, ePub, etc.). A través de estos procesos, las pymes pueden ahorrarse almacenar papel y pasar a guardar las copias de justificantes y otra documentación en soporte digital, con el consiguiente ahorro de espacio físico.
También se ahorra tiempo, ya que a cada documentos se le pueden asignarmetadatos, que son una serie de etiquetas para clasificar el contenido, la propiedad, el origen, la versión, la fecha de creación y modificación, así como otra serie de datos intrínsecos del documento. También se puede usar software OCR, de reconocimiento óptico de caracteres, para convertir imágenes escaneadas en texto y facilitar de esta manera el indexado del contenido de los documentos, que permite buscar tanto por los nombres de los documentos, por los metadatos y por el contenido de los mismos.
5. Porque permite acceder a documentos desde cualquier dispositivo
El acceso a la información, hoy en día, debe considerarse desde cualquier dispositivo. Estamos en la era móvil y, por tanto, el acceso a la documentación debe ser posible desde los clásicos ordenadores de sobremesa y portátiles, como desde dispositivos móviles como smartphones o tabletas.
De esta manera, los comerciales podrán consultar en movilidad catálogos y otros documentos de ventas, el personal de Compras podrá acceder a un contrato a través de su móvil si necesita contrastar un dato en la mesa de negociación con un proveedor. Entre muchos otros ejemplos que se puedan pensar. La clave es pensar en un escenario en el que el gestor documental debe servir documentos a distintas personas que acceden a ellos desde dispositivos diferentes.
Conclusiones
Una pyme necesita un gestor documental profesional, un sistema que sea capaz de guardar la información de manera eficiente y que permita acceder a ella de manera sencilla y a través de diferentes dispositivos, cumpliendo los requisitos de seguridad oportunos.
Los gestores documentales ya no son estanterías y armarios con documentación, tampoco unidades de red con carpetas accesibles desde el entorno corporativo. Son sistemas completos que van mucho más allá, integrando el almacenamiento y tratamiento de documentación, integrándose en los procesos, permitiendo el acceso multidispositivo y disponiendo de sistemas de respaldo que garantizan que la documentación seguirá estando disponible tras una catástrofe.
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Fuente: Blog Sage
Imagen: PublicDomainPictures
Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial. Relacionado con la Organización de Empresas y la Dirección y Gestión de Proyectos, es colaborador en varias publicaciones del sector empresa y banca y participa como socio en Golf76.
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