Qué es o qué debería ser un ERP

Todos hemos leído innumerables definiciones de lo que es un ERP, desde la que deriva de sus siglas “Enterprise Resource Planning”, lo que correspondería a algo así como “Planificación de los Recursos Empresariales”, o definiciones más acordes a su realidad como “Solución informática para la gestión integrada de todas las áreas de la empresa” o “Sistema informático integrado que se adapta a las necesidades de gestión de las diferentes áreas de la empresa”.

También son sabidos los beneficios básicos de una solución ERP frente a las soluciones no ERP, la Gestión integrada y el Dato único, de los que luego hablaremos más ampliamente. Pero en la larga andadura de los ERP desde los años 70 hasta la actualidad, éstos han sufrido grandes transformaciones, desde las complejas soluciones para el control de la fabricación y los suministros de grandes organismos y corporaciones, pasando por la gestión financiera de las grandes empresas y llegando hasta la ágil solución integrada de todas las áreas y para todo tipo de empresas. En la actualidad, y especialmente pensando en las Pequeñas y Medianas Empresas, ¿cómo debería ser una solución ERP válida?

1. Solución integrada

Por supuesto, en primer lugar, debe ser una solución integrada que se adapte a las necesidades de gestión de TODAS las áreas o departamentos de la empresa. Esto significa que debe ayudar a resolver los principales procesos de los departamentos o áreas “core” de la empresa, como son la Contabilidad y Finanzas, con Tesorería incluida, las Compras, el Almacén y las Ventas y facturación, área de Fabricación, etc.

Debe permitir sustituir la mayoría de estas aplicaciones departamentales “especiales” utilizadas en áreas más aisladas de la empresa como puede ser el departamento de Proyectos, el archivo documental, el análisis de costes,…

Siempre puede quedar alguna necesidad muy específica que no se pueda cubrir o sustituir. Si se mantiene la utilización de otras soluciones específicas sería interesante poder integrar su información con la del ERP.

2. Dato único

En segundo lugar, y como consecuencia del punto anterior, debe permitir obtener el dato único. Las ventas de un cliente deben ser el mismo importe tanto si se le pregunta a la persona de Contabilidad, como a la de Ventas o a Facturación. El precio de coste de un producto debe ser el mismo para todos los departamentos, tanto si se ha comprado este producto como si lo fabrica la empresa.

3. Obtención de información

En tercer lugar el ERP debe poder darnos información confeccionada directamente a partir de los muchos datos que almacena. Esto debe permitirnos sustituir la mayoría, todas puede resultar tarea imposible, de hojas Excel que utilizan los diversos departamentos para ver la información “a su manera”. Por tanto el ERP, además de la clásica confección de informes, debe disponer de herramientas propias más avanzadas para “componer” esta información necesaria para la toma de decisiones.

Debe permitirnos saber si:

• ¿La facturación está creciendo o disminuyendo?

• ¿los saldos de clientes disminuyen o aumentan?

• ¿El plazo medio de cobro se está reduciendo o está aumentando?

• ¿Los límites establecidos de los descuentos sobre las ventas se están cumpliendo o se sobrepasan?

• ¿Los tiempos medios de fabricación se mantienen o se reducen?

• ¿Los costes de la producción están bajando o subiendo?

• ¿La Rentabilidad de la empresa mejora o empeora?, …

4. Personalización

El ERP debe permitir la máxima personalización, tanto para incorporar nuevos campos, nuevas tablas y nuevas pantallas, por ejemplo para poder informar conjuntos de datos relacionados con los clientes, los productos, etc. También debe permitir crear nuevos procesos, nuevas opciones del menú, para completar los procesos estándares del ERP, que por supuesto también deben poderse adaptar.

Si las capacidades de personalización del ERP no son las suficientes va a ser imposible sustituir ni esas hojas Excel ni esas aplicaciones “especiales” que mencionaba en los puntos anteriores y lo que es aún peor que obligará a ampliarlas creando nuevos procesos desde aplicaciones externas al ERP, con funcionamientos distintos y sin integración con el resto de funcionalidades.

5. Avisos y alertas

El ERP debe avisarnos cuando sucedan cosas relevantes que merecen de nuestra atención. Además de los clásicos puntos de aviso de los workflow de validaciones, como son el hecho de tener que aprobar un pedido, o validar una entrega, o aceptar una factura de compra, … el ERP debe ser capaz de avisarnos también cuando se dan hechos relevantes, como que se retrasa la entrega de un pedido a un cliente especial, o que no ha llegado un determinado pedido de material que se esperaba para hoy, o que se ha registrado un impagado, o que se ha dado de alta un nuevo cliente, o que no estamos facturando albaranes que la ley nos exige que se facturen en el mes natural en curso, …

Para cada uno de estos avisos deberíamos poder indicar quién, o quienes, tienen que recibirlo y que información tienen que recibir para que puedan actuar convenientemente. Relacionado con este punto, el ERP debería facilitar la comunicación con nuestros clientes y/o proveedores, para por ejemplo informar a los clientes que ya hemos registrado su pedido y que está prevista su entrega para dentro de 15 días, o de que ya hemos procedido al envío del material, o que hemos llevado al banco el cobro de la factura, etc.

6. Procesos automáticos

El ERP debe poder trabajar por nosotros, ejecutando directamente procesos que deben realizarse periódicamente, como por ejemplo el recálculo del Riesgo de clientes por efectos remesados vencidos y no cobrados, el punteo diario del extracto bancario, un proceso personalizado de importación diaria de tarifas de proveedores, la impresión de unos determinados informes, …

7. Facilidad de integración

El ERP debe facilitar el enlace de información con soluciones necesariamente externas como pueden ser un eCommerce, una solución de TPV, herramientas de movilidad comercial tipo Preventa, etc. Para ello será bueno que disponga de utilidades que permitan definir formatos libres de exportación e importación de datos, desde y hacia archivos ASCII, que aún son los más utilizados para ello, o archivos Excel o XML, …, así como formas de interactuar directamente desde las aplicaciones externas con procesos del ERP.

A esto también ayudará el que el ERP utilice bases de datos estándares del mercado y no bases de datos o sistemas de archivos propietarios.

8. Seguridad

Por supuesto que el ERP debe ser seguro, tanto para evitar que los usuarios accedan a operaciones o actividades que no deberían poder realizar, como para que vean información que no deberían ver. No hablamos ya de que, por supuesto, debe ser seguro en cuanto a no perder o estropearse la información que se guarda en las bases de datos que el ERP utiliza.

9. Facilidad de uso

Y por último, en esta lista de características, que no en importancia frente a los demás puntos, el ERP para la PYME debe ser una herramienta fácil de utilizar, fácil de acceder a la información, fácil de navegar a través de esta información, lo que se conoce como trazabilidad, fácil de realizar los procesos más habituales, fácil de retroceder y deshacer o anular una acción realizada, fácil de configurar y fácil de adaptarse a cada usuario.

El ERP debe irse ajustando progresivamente a la forma de trabajar de cada uno de los usuarios, recordando los selectores marcados por cada uno en los procesos anteriores, los campos que cada usuario quiere ver en las listas de registros, los campos utilizados en las peticiones de límites de procesos, etc. De esta forma se va haciendo más amigable para el usuario a medida que éste lo va utilizando, llegando a ajustarse “como un guante” a los gustos y necesidades de cada uno.

Estoy seguro que en esta lista no están todas las características necesarias, pero para mí sí son las más importantes. Espero que esta lista os sirva de ayuda a la hora de seleccionar un ERP para vuestra empresa.

Otro día ya hablaremos sobre otros aspectos relacionados con el ERP como su utilización en modo local o en la Nube, o su integración con las redes sociales, o …

Por Ramón Gutiérrez Morera, Responsable de Producto de Sage Murano de Small to Medium Business de Sage España. 

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Fuente: Blog Sage