Ya se sabe que la comunicación en la empresa es de vital importancia para que las cosas marchen bien. Comunicar es necesario en todos los ámbitos y a todos los niveles, entre personas de distintas características, por lo que no resulta una tarea trivial, sino que debe ser ejecutada con criterio.
A nivel interno, la importancia sigue siendo alta. La comunicación interna en la empresa es una herramienta necesaria para coordinar todos los niveles de la organización, desde los socios, hasta la última persona que se haya incorporado al equipo. En la entrada de hoy, vamos a ver algunos puntos que ayudan a garantizar que se comunica bien a nivel interno en la empresa
Entender la comunicación como un proceso
La comunicación debe ser entendida como un proceso, el cual requiere una estrategia y el despliegue de unos medios para soportarla. La comunicación es un proceso y como tal, debe ser “parametrizado” en función de factores como el destinatario y del tipo de mensaje.
La comunicación no debe ser entendida como una obligación o como una distribución de secretos empresariales. Debe ser interpretada como algo natural, que es necesario para que los engranajes de la empresa estén a punto y todo funcione como debe. Comunicar es importante, para que las personas puedan estar alineadas, buscando un único objetivo común.
Modular el mensaje
El mensaje a transmitir debe ser siempre modulado en función del destinatario al que se envía. No es lo mismo dirigirse a los socios en una junta de accionistas, que hablar con un empleado recién llegado, que hacerlo con otro que lleva años trabajando con nosotros. No es lo mismo hacerlo a un colectivo, que hacerlo a una única persona. Tampoco es lo mismo comunicar buenas que malas noticias, o derechos que obligaciones.
El mensaje a transmitir y el destinatario son los dos factores principales que condicionan la manera de comunicar. Además, hay factores adicionales, como el entorno, que pueden requerir que una comunicación se haga con una especial sensibilidad. Por ejemplo, cuando desde la empresa se dirige a un empleado que acaba de recibir una mala noticia a nivel personal por motivos médicos.
Siempre hay que construir una comunicación adecuada al receptor del mensaje, con el objetivo de que cada uno pueda comprenderlo de la manera más eficiente posible
La comunicación interna debe apoyarse en herramientas adecuadas
Una buena comunicación requiere herramientas acordes con el mensaje que se quiere transmitir. La comunicación de palabra, un blog interno, el correo electrónico, una carta, entre otros, son canales que deben combinarse para que el mensaje llegue en todo momento sobre el soporte adecuado.
La comunicación de palabra es un canal que no siempre se usa de manera adecuada. A veces, se comunican cosas por este canal que no deberían y, en otras ocasiones, se peca de todo lo contrario, de no hacerlo. Comunicar las buenas noticias de viva voz y a los cuatro vientos, es algo sencillo. Cuando las cosas pintan mal, las palabras no fluyen con tanta facilidad y cuesta más dirigirse a otras personas de manera directa con la palabra.
Un ejemplo lo tenemos a la hora de hacer despidos: hay quien decide despedir a personas que han trabajado bien por carta, por email o incluso por medios tan poco personales como el sms; y hay quien decide hacerlo bien, usando la comunicación verbal para explicarle a la persona cesada que no hay un sitio para ella en el equipo.
Un último apunte sobre las herramientas es que para soportar bien la comunicación no hace falta que sean complejas, ni siquiera hace falta que sean las más potentes del mercado, sino todo lo contrario. Basta con aplicar el sentido común y usar medios y plataformas sencillos que permitan incorporar mensajes desde el emisor para que lleguen de manera adecuada a los destinatarios. Herramientas tan sencillas como una lista de correo, un blog o un boletín, permiten que la comunicación fluya de maravilla.
La comunicación interna necesita ritmo
La comunicación requiere ritmo para que la información circule con fluidez. Hay información puntual, que surge cuando surge, pero otra que es cíclica (resultados mensuales, nuevos clientes, altas y bajas en la empresa, entre otras) y que es bueno que se comunique de manera periódica para que todos los colaboradores puedan disponer de su dosis de información cada cierto tiempo.
Recibir una dosis de información programada hace que la gente incorpore como tarea informarse sobre la empresa en su agenda, lo que favorece que las personas dispongan de una mejor visión del negocio y puedan aportar en aquellos puntos donde se vean capaces.
Hay que favorecer la comunicación informal
Las plataformas de comunicación resultan muy útiles y la comunicación formal que contienen queda muy “bonita”, pero se necesita algo más. Ese algo más es lacomunicación informal, es decir, la que se produce entre las personas pero que no está sujeta del todo a los parámetros del entorno de trabajo. La empresa necesita favorecer la comunicación informal, con el objetivo de que haya una mejor conexión, más íntima, entre las personas que colaboran en los distintos equipos.
En el trabajo se pasan muchas horas cada día, por lo que conviene que la empresa ponga algo de su parte para favorecer la comunicación informal que permite conectar a sus colaboradores con asuntos que nada tengan que ver con el negocio. En este sentido, disponer de espacios para el descanso (salas para comer o para tomar un tentempié durante la jornada) y organizar eventos (cenas, excursiones, charlas, deporte, entre otros), favorecen la comunicación informal, necesaria como cualquier otra.
Fuente: Blog Sage
Imagen: SparkCBC
Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blog Golf76 y ha colaborado en Pymes y Autónomos.
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