El fax, ese instrumento que antaño daba servicio a muchas empresas, gracias a su capacidad para transmitir documentos en formato electrónico e imprimirlos en papel, es un aparato sobre el que las empresas no deberían soportar ya ninguno de sus procesos. Está bien para casos de emergencia, o como alternativa en casos (muy particulares), pero hoy en día ya no tiene sentido operar a través de este canal como norma general.
Esta reflexión viene a cuento porque, a día de hoy, finales del año 2012, ciertas empresas siguen solicitando a sus clientes o proveedores que les envíen documentos vía fax. Cuando me topo con una de estas pienso ¿Acaso no se han enterado de la llegada del correo electrónico e Internet?
La implantación del fax en el año 2012
En el año 2012, se puede afirmar con rotundidad que el fax es una tecnología obsoleta. Su uso en cualquier proceso empresarial carece de sentido, habiendo otros medios y canales que permiten hacer lo mismo (y mucho más) que el fax, con un coste más bajo y con una integración mucho mayor con el resto de procesos.
Proponer el uso del fax para cualquier proceso que requiera comunicación entre la empresa y su entorno es un despilfarro, el cual, además, puede ser visto como una falta de consideración hacia los clientes. En el caso de que los clientes sean personas físicas, la anterior afirmación se demuestra a través de una sencilla cuestión. ¿Cuantas personas conoces que tengan instalado un sistema de fax en casa? (yo ninguna). Pues eso.
Por ejemplo, pedirle a un cliente que envíe una solicitud de baja de un servicio o cualquier otra comunicación mediante fax, es lo mismo que pedirle que lo haga por tam-tam. “Hoyga”, ahora que lo pienso, yo conozco a uno que se trajo un tam-tam como recuerdo de un viaje por África; pero sigo sin caer en alguien que tenga fax en casa… Estos casos de “mande un fax para cursar la baja”, existen, que empresas que actúan así aún, haberlas, haylas.
Más grave me parece el asunto cuando se pide la baja por fax a modo de barrera de salida para el cliente. Es decir, durante el proceso de contratación o alta en un servicio son todo facilidades, por la vía telefónica, Internet, u otra moderna, sin necesidad de acreditar nada (envío de fotocopia de DNI y similares), pero para darse de baja, se pide al cliente que ¡envíe un fax! Las disculpas llegan a ser de lo más variado: “hace falta que es usted quien realmente cursa la baja”, “tiene que demostrar que es el cliente”… y un sin fin de cosas que no se preguntaron durante el alta del servicio.
El fax, antónimo del término “eficiencia”
El término “fax” es incompatible con la palabra “eficiencia”. La creencia popular de que un fax es más seguro que un correo electrónico porque este último se puede modificar, es tan cierta como que mañana a las 14:38 salimos de la crisis para siempre. ¿Acaso no puede cualquiera modificar un documento a su antojo y enviarlo por fax para engañar al destinatario? Claro, con las medidas de seguridad para el control de usuarios de las máquinas de fax y con la alta calidad con la que se reciben las imágenes por esa vía, “se notaría al instante cualquier uso fraudulento”. Nótese el tono irónico.
Esa “falsa seguridad” que aporta el fax no es más que síntoma claro de una empresa con una preocupante falta de capacidad para evolucionar en el plano tecnológico. Hoy en día no hay justificación para soportar un proceso empresarial a través de un fax, habiendo Internet, correo electrónico, servicios en la nube en los que alojar documentos,… y otra serie de herramientas mucho más eficaces. Bueno, salvo que toque lidiar con un cliente que lo imponga y lo pague, que los hay.
Entre los despilfarros que provoca el fax, está el de la operación con la máquina en sí misma: imprimir un documento o lanzarlo a la máquina desde el ordenador (en el “mejor” de los casos) para su envío. Otros despilfarros son el de gestionar la agenda de teléfonos para enviar los faxes, gestionar el mantenimiento de la máquina, el consumo de eneraía y consumibles o archivar cada documento recibido por fax.
Por último, antes de disculparme por escribir este correo con un tono que pueda parecer un poco pasado de vueltas, sólo quiero dejar constancia de una curiosa “evolución” del fax: me refiero a la costumbre de usar el “correo electrónico como si fuera un fax”, es decir, la costumbre que tienen algunas personas que imprimen todos los correos que les llegan. Algo que no tiene sentido.
Aprovechando que hoy es día de difuntos, enterremos el fax para siempre en la empresa. Ganamos todos.
Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial, relacionado con la Ingeniería de Organización de empresas. Escribe habitualmente en el blogFuera de Límites y ha colaborado en Pymes y Autónomos.
Puedes seguirlo en Twitter en @pabloherrero
Fuente: Blog Sage
Imagen: USCPSC
